Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen rasant voran. Sie bietet längst mehr Möglichkeiten, als es der rechtliche Rahmen vielfach erlaubt. Aber die Gesetzgebung holt laufend auf – so auch jüngst im Arbeitsrecht.
Unterschreiben Sie Arbeitszeugnisse ab jetzt digital
In der neuen hybriden Arbeitswelt gewinnen E-Signaturen immer größere Bedeutung. Mit ihrer Einfachheit und Flexibilität – bei gleichzeitig hoher Sicherheit – vereinfachen sie viele Arbeitsprozesse; bei Verträgen, im Gesundheitsbereich oder auch im Personalwesen. Dort sind Arbeitsverträge oder -zeugnisse häufig vorkommende, unterschriftsbedürftige Dokumente. Sie können schon länger Arbeitsverträge digital unterschreiben oder signieren lassen, müssen jedoch im Rahmen des Nachweisgesetzes (NachwG) parallel manches beachten. Dennoch überwiegen hier die Vorteile eines Umstiegs auf E-Signaturen. Sie können Sie jetzt außerdem bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen nutzen, wenn ein Arbeitszeugnis erstellt werden soll. Dieses musste bis Ende 2024 immer von berechtigten Personen händisch unterzeichnet werden. Ab dem 01. Januar 2025 ist die elektronische Unterschrift der Signatur von Hand nun rechtlich gleichgestellt.
Deutsche Gesetzgebung folgt hiermit EU-Vorgaben, die durch eIDAS beziehungsweise eIDAS 2.0 mehr und mehr elektronische Identifizierungen und Transaktionen etablieren sollen. Bei der Umsetzung in nationales Recht gilt jedoch eine Einschränkung:
Gemäß Gewerbeordnung müssen Ihre Arbeitnehmenden einem elektronisch erteilten und unterschriebenen Arbeitszeugnis zustimmen!
Vorteile digitaler Unterschriften im Arbeitszeugnis für Arbeitgeber
Es spricht wenig dagegen, dass Sie diese Zustimmung nicht erhalten. Schließlich lässt sich ein digitalisiertes Arbeitszeugnis in Dateiform von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern viel leichter in zukünftigen Bewerbungsprozessen nutzen, die heute überwiegend genauso digital ablaufen. Von dieser Digitalisierung profitieren Sie oder Ihr Personalwesen auf der anderen Seite ebenso:
- Erstellen und unterzeichnen Sie Arbeitszeugnisse einfacher und schneller.
- Sparen Sie sich Zeit und Aufwand für Ausdrucke, manuelle Unterschriften und Postversand. Zugleich gibt das Ihrem Unternehmen mehr Nachhaltigkeit.
- Ihre verantwortlichen Personaler können jetzt ortsunabhängig Zeugnisse signieren, was den Prozess weiter vereinfacht.
- Elektronische Signaturen sind hochgradig sicher – sicherer gegen Manipulation als eine manuelle Unterschrift.
Auf der anderen Seite gibt es aber ebenso Herausforderungen und Risiken. Darauf sollten Sie achten:
- Nutzen Sie hier und in anderen sensiblen Prozessen nur qualifizierte elektronische Unterschriften (QES).
- Trotz steigender Akzeptanz für elektronische Unterschriften sollten Sie nicht damit rechnen, dass alle Ihre scheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein digitales Arbeitszeugnis akzeptieren. Ihre Arbeitsorganisation sollte daher nach wie vor in der Lage bleiben, diese Zeugnis nach klassischem Muster zeitnah auszufertigen.
- Digitale Dokumente aller Art müssen (rechts)sicher archiviert oder gespeichert und vor Manipulation wie vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden. Der notwendige Aufwand für einzelne Digitalisierungen ist dahingehend hoch. Ein digitales Dokumentenmanagement hilft Ihnen jetzt nicht nur bei Arbeitszeugnissen, diese Herausforderungen zu meistern, sondern lässt Sie unternehmensweit effizienter mit allen Dokumenten arbeiten.
Für den Umstieg auf digitale Arbeitszeugnisse mit elektronischer Unterschrift haben wir deswegen zusammenfassend diese Praxis-Tipps:
- Setzen Sie zukunftssicher für alle Bereiche auf zertifizierte Unterschriftslösungen wie die unseres Partners Validated ID.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in der Anwendung elektronischer Unterschriften.
- Kommunizieren Sie die neue Gesetzesregelung hier und die Gleichwertigkeit beider Zeugnisformen mit den Vorteilen der digitalen Variante auch gegenüber allen anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
- Üben Sie jedoch keinen Druck aus und fertigen Sie gegebenenfalls von Fall zu Fall weiterhin Arbeitszeugnisse in Papierform aus.
- Erwägen Sie digitales Dokumentenmanagement, falls Sie es noch nicht nutzen, um im Personalbereich und an anderen Stellen schlanke, kostensparende Prozesse zu etablieren, die gleichzeitig die Einhaltung aller Vorgaben wie DSGVO, Arbeits- oder Steuerrecht und mehr gewährleisten.
Elektronische Unterschriften oder Dokumentenmanagement interessieren Sie? Sie haben Fragen oder suchen nach individuellen Lösungen für Ihr Unternehmen?
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