Wenn Sie von einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) lesen, denken Sie wahrscheinlich zuerst daran, wie Aktenstapel von Ihrem Schreibtisch verschwinden … Doch ein DMS kann noch viel mehr. Mit automatisierter Rechnungsverarbeitung bringt es richtig Schwung in Ihre Buchhaltung und macht diese deutlich effizienter und produktiver.
Papier kostet Zeit
Bei der Buchhaltung denken viele an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die den ganzen Tag nur Rechnungen bezahlen. Tatsächlich steckt in dieser Arbeit jedoch viel mehr Aufwand: Abgleiche mit Bestellungen und Lieferungen, Aushandeln von Kreditbedingungen und vieles mehr. Es gibt oft kaum Transparenz bei Eingangsrechnungen und viele Arbeitsschritte basieren auf einer manuellen Erfassung aller relevanten Daten. Bei manchen Rechnungen entstehen so lange Bearbeitungs- oder Freigabeprozesse, während denen Rabatte oder Skonti verfallen können. Am Ende wartet dann noch ein aufwendiger Ablage- oder Archivierungsprozess. Kurzum: Buchhaltung auf die alte Art und Weise – manuell und mit Rechnungen in Papierform – bedeutet einen enormen Kosten- wie Zeitaufwand. Eine digitale Buchhaltung kann das alles viel effizienter und schneller leisten.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Geld
Lassen Sie jede Ihrer Rechnungen automatisch erfassen. Intelligent Indexing legt sie alle für Sie in einem von Ihnen definierten digitalen Archiv ab. In wenigen Sekunden finden Sie sie mühelos wieder. Legen Sie weitere Regeln für die Rechnungsprüfung fest, und das DMS verkürzt die Zeit bis zur Buchungsfreigabe auf einen Bruchteil. Anschließend erfolgt eine automatische Übergabe an Ihr ERP-System, um die Zahlungen auszuführen und korrekt zu verbuchen. Zum Schluss landen die Rechnungen in einem digitalen Archiv, das alle Aufbewahrungsanforderungen erfüllt. Mit einem DMS wie der Buchhaltungslösung unseres Partners DocuWare reduziert sich Ihr manueller Bearbeitungsaufwand bei der Rechnungsverarbeitung auf ein Minimum.
Digitale Buchhaltung im Detail
- Erfassen Sie Rechnungen via Scan oder direkt aus E-Mails und Dateiordnern.
- Tracken Sie Eingangsrechnungen, Zahlungsbedingungen oder -fristen und automatisieren Sie ebenso Zahlungserinnerungen.
- Arbeiten Sie mit dem DMS direkt aus Ihrer Standardsoftware heraus ohne lästigen Programmwechsel.
- Weitere Integration in E-Mail- oder ERP-Systeme, HR und dazu individuelle Schnittstellenoptionen
- Mobiler Zugriff auf alle Rechnungen oder Prozesse und noch einige andere Vorteile mehr
Neue, effiziente Workflows für Ihre Buchhaltung
Eine Buchhaltungsabteilung, die von den meisten manuellen Tätigkeiten entlastet ist, stellen Sie ganz neu auf. Überlassen Sie ihr andere Aufgaben, die sich zum Beispiel mehr auf Innovationen oder andere Prozessoptimierungen fokussieren. Dadurch entwickelt die Digitalisierung der Buchhaltung noch eine zweite Potenzialstufe. Das sorgt auch unter Ihren Mitarbeitenden schnell für zusätzliche Motivation und steigert Ihre Attraktivität als Arbeitgeber, wenn Sie die arbeitsplatzbezogenen Freiheiten und Workflows der Zukunft bereits heute in Ihrem Unternehmen anbieten. Lange Transformationsprozesse müssen Sie dabei nicht fürchten. DocuWare für Rechnungsverarbeitung kommt in vielen vorkonfigurierten Varianten zu Ihnen, mit denen Sie teilweise schon in wenigen Minuten die Digitalisierung der Buchhaltung vollziehen können. Ändern sich später einmal Ihre Anforderungen, passen Sie die cloudbasierte Software schnell nach Bedarf an.
Gern informieren wir Sie näher und zeigen Ihnen maßgeschneiderte automatisierte Rechnungsverarbeitung und digitale Buchhaltung für Ihr Unternehmen persönlich – gleich unverbindlich beraten lassen.