Die Digitalisierung von Unternehmens- oder Verwaltungsprozessen beinhaltet vielfach den Umstieg auf die Arbeit mit digitalen Dokumenten aller Art. Zwar nutzen immer noch acht von zehn Unternehmen ein Faxgerät, aber zugleich steigt der Anteil digitaler Kommunikation laufend. Aktuelle Vorgänge lassen sich deswegen zunehmend leichter in ein digitales Dokumentenmanagement integrieren. Andererseits befinden sich in Büros oder Archiven immer noch riesige Mengen an Ordnern voller Dokumente in Papierform. Für eine konsequente Digitalisierung, die sämtliche Workflows effizienter gestalten kann, sollten diese Papierdokumente digitalisiert werden. Dabei helfen Scanner, aber was ist sinnvoller? Selbst scannen oder scannen lassen?
Dokumente digitalisieren: der Ablauf
Einfache Scanner oder Multifunktionsgeräte mit Scan-Funktion besitzen wahrscheinlich schon die meisten kleineren Büros, Kanzleien oder Praxen. Da liegt es nahe, diese Geräte zu nutzen und Unterlagen oder Archive Stück für Stück selbst zu digitalisieren und zu scannen. Doch den damit verbundenen Aufwand sollten Sie nicht unterschätzen:
- Typische Büro-Scanner verarbeiten je nach Modus zwischen 20 und 40 Seiten pro Minute.
- Energieeffiziente Bürotechnik mit leistungsstarken Scannern der Enterprise-Klasse schaffen in einer Minute auch etwas über 100 Seiten, kosten jedoch wesentlich mehr in der Anschaffung oder beim Leasing.
Selbst das hohe Verarbeitungsvolumen relativiert sich jedoch schnell:
- Ein gängiger Aktenordner mit acht Millimeter Rückenbreite kann bis zu 600 Seiten Papier enthalten.
- Oft sind davon nicht nur ein paar Dutzend, sondern Hunderte oder Tausende Aktenordner zu digitalisieren.
- Dazu kommen die verschiedenen Vor- und Nacharbeiten beim Scannen.
Letztlich entsteht ein enormer Personal- und Zeitaufwand mit entsprechenden Kosten. Zudem muss die Qualität der Scan-Ergebnisse geprüft und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für den Umgang mit den Dokumenten gesichert werden. Und wie sollen Sie großformatige Dokumente – etwa Pläne – scannen? Oder wie können Sie etwa in einer Arztpraxis Röntgenbilder digitalisieren?
Professionelle Scandienstleistungen: besser scannen lassen
Auf der einen Seite – zum Beispiel mit einer Scan-App auf dem Smartphone für ein paar private Dokumente – funktioniert Scannen kinderleicht. Auf Unternehmensebene erreicht diese Digitalisierung andererseits jedoch schnell eine Komplexität, die in den Händen professioneller Scandienstleister besser und sicher aufgehoben ist. Sie können ein ganz Archiv von unseren Scan-Profis abholen lassen oder docu-fix kommt in Ihr Unternehmen und digitalisiert vor Ort. Dabei scannen und digitalisieren wir praktisch alles für Sie mit professioneller Hard- und Software sowie jahrelanger Erfahrung:
- einzelne Dokumente
- ganze Ordner und Archive
- Dokumente in allen Größen bis zum Format DIN A0
- Fotos, Pläne oder Zeichnungen
- Röntgenbilder und medizinische Akten
- Belege oder Rechnungen
Sie erhalten hier nicht nur hochwertige Scans nach Ihren Anforderungen. Wir organisieren die Daten auch gleich für die komfortable digitale Nutzung beispielsweise mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Verlassen Sie sich außerdem bei jedem Arbeitsschritt auf zertifizierte Qualität und die Einhaltung von Anforderungen aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und weiteren Vorschriften.
Treffen Sie eine gute, effiziente Wahl und entscheiden Sie sich für professionelle Scandienstleistungen von docu-fix. Lassen Sie sich dazu gleich unverbindlich persönlich beraten.