Von Automatisierung über Prädiktive Analyse bis zu nachhaltigerer Technik: die Trends 2025 laufen fast alle auf eine große Gemeinsamkeit hinaus – Künstliche Intelligenz. Sie bestimmt Innovationen oder Weiterentwicklungen gerade wie keine zweite Technologie und unter anderem auch die Art und Weise, wie wir als Unternehmen in Zukunft unsere Dokumente verarbeiten.
Unsichtbare Unterstützung
In Dokumentenverarbeitung oder Dokumentenmanagementsystemen (DMS) tritt Künstliche Intelligenz bei Weitem nicht so offensichtlich auf wie in der Form einer Generativen KI (ChatGPT & Co.) zur Erstellung neuer Inhalte. Sichtbar wie unsichtbar entwickelt sie sich 2025 jedoch rasant weiter. Im Umgang mit Dokumenten kommen dabei die wachsenden KI-Möglichkeiten bei der Erfassung von Inhalten und Kontexten zur Anwendung. Dokumente oder Daten im Unternehmensalltag sind häufig unstrukturiert, besitzen die verschiedensten Formen und Formate. Die E-Rechnungspflicht ab 2025 schafft hier mit XRechnungen nur teilweise und langsam Ordnung in einem Bereich des Dokumentenwesens von Unternehmen. Wo es derartigen einheitlichen Dokumentenstrukturen fehlt, kommt ein zentraler Vorteil der Digitalisierung – Prozessautomatisierungen – nur schwer in Schwung.
Klassische Softwarealgorithmen sind ungeeignet, um in Dokumenten mit ständig wechselnden Strukturen relevante Informationen schnell zu erkennen und fehlerarm zu extrahieren. Sie benötigen feste Regeln und Anweisungen, wo sie nach Informationen suchen müssen – beispielsweise in einem vordefinierten Feld auf einem Stundenzettel. Müssten Sie etwa aus E-Mails oder gescannten Papieren bestimmte Daten gewinnen, würden diese konventionellen Programme mit einem hohen Fehlersatz scheitern. Damit können sie eine manuelle Bearbeitung nicht ersetzen und gewinnen nicht die Zeit- oder Kosteneffizienz einer digitalen Automatisierung.
Das gelingt erst mit KI, die längst zum wesentlichen Bestandteil der DMS unseres Partners DocuWaregeworden ist.
Dokumente automatisch verarbeiten
Hier gibt es zwei Schlüsselfunktionen, mit denen DocuWare-DMS die Dokumentenverarbeitung effizient automatisieren:
- Intelligent Document Processing (IDP) und
- Intelligent Indexing
IDP integriert eine automatische Klassifizierung sämtlicher Dokumente in das DMS. E-Mails, Scans und selbst handschriftliche Notizen werden zuverlässig erkannt, einem vordefinierten Dokumententyp zugeordnet und der Start des gewünschten Workflows wird aktiviert. IDP verarbeitet auch Dokumente mit hoher Komplexität, sortiert einzelne aus einem Stapelscan verlässlich heraus oder schneidet das Abbild eines Dokuments neu zu. Nicht einmal zerknitterte oder verschmutzte Papiere stellen ein Problem dar. Starten Sie Ihr DMS erstmals, ist die automatische Klassifizierung bereits vortrainiert (Pre-Built). IDP ist lernfähig und passt sich dann schnell und exakt Ihren Anforderungen oder Workflows an (Fine-Tune Pre-Built). Benötigen Sie ein komplett individuelles Klassifizierungsmodell, bauen und trainieren Sie es einfach selbst (Build Your Own Model).
In allen Fällen reduzieren Sie fehlerhafte Daten gegenüber der manuellen Erfassung um rund 95 Prozent. Auf diesem Level kann Technologie menschliche Arbeit gut übernehmen und damit die Produktivität enorm steigern. Compliance-Anforderungen werden natürlich eingehalten. Nur noch wenige unklare Dokumente werden in diesem Prozess für eine Überprüfung durch Ihre Mitarbeitenden aussortiert. Die gewinnen so viel Zeit für andere produktivere Aufgaben.
Intelligent Indexing vergrößert die Arbeitserleichterung weiter. Diese KI-gestützte Funktion analysiert nicht nur Art oder Inhalt eines Dokuments, sondern blickt direkt auf einzelne Schlüsselinformationen in den Dokumenten: ein Datum, eine Nummer, Namen oder vieles mehr. Die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Indexierung verbessert sich mit jedem neuen Dokument. Das System lernt laufend dazu und braucht dabei kaum menschliche Anleitung oder Kontrolle. Vollautomatisch entstehen aus den Informationen Indexbegriffe und strukturierte, leicht auffindbare Daten. Diese stehen Ihnen ohne jede manuelle Erfassung für beliebige weitere Anwendungen zur Verfügung – auch für Predictive Analytics.
Technologie-Trends 2025: schnelle fundierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen
Das wird im Wettbewerb heute und in Zukunft immer wichtiger. KI und KI-Anwendungen wie Intelligent Indexing schaffen die Möglichkeiten dazu und bauen diese weiter aus. Das DMS wächst hier über die Dokumentenverarbeitung hinaus zu einer Wissensdatenbank, der Sie unzählige Fragen für unternehmerische Bewertungen oder Entscheidungen stellen können. Stichwort: Predictive Analytics. KI versetzt die Systeme in die Lage, aus sämtlichen gespeicherten Daten in Reports Muster und Entwicklungen oder Risiken aufzuzeigen. Eine Optimierung von Beschaffung oder Lagerbeständen, eine bessere Einschätzung der Nachfrage und mehr: Mit Predictive Analytics erhalten Sie unternehmensweit tiefere Einblicke in Ihr Geschäft wie den Markt und bekommen eine wertvolle Unterstützung für die Entscheidungsfindung und die Zukunft Ihres Unternehmens – angefangen mit einem DMS.