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Digitales Dokumentenmanagement: So gelingt Büroarbeit endlich effizient

Über das Dokumentenmanagement sind ganze Bücher geschrieben worden. Die Grundlagen der richtigen Ablage im Büro gehören seit jeher zum Ausbildungsstoff vieler kaufmännischer Berufe. Ein Problem konnten jedoch selbst die größten Ablageexperten nie lösen: den umständlichen Umgang mit Papieren, Ordnern und ganzen Aktenlagern. Er kostet viel Zeit, Geld und sorgt nebenbei oft für genervte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Digitale Technologie kann mit all dem Schluss machen: ein System für digitales Dokumentenmanagement (DMS) wie das von DocuWare.

Wie funktioniert digitales Dokumentenmanagement?

Digitales Dokumentenmanagement kann für einzelne Bereiche wie zum Beispiel die Buchhaltung oder auch für das gesamte Office bis hin zum papierlosen Büro genutzt werden. Ein DMS ist für einzelne Büros wie für KMU oder Großunternehmen beliebig skalierbar. Das Grundprinzip bleibt dabei stets gleich. Es werden Belege, Dokumente oder Personalakten mit einem Scanner digitalisiert, direkt digital erstellt und dann an einem zentralen Speicherplatz lokal oder in der Cloud abgelegt. Das DMS indiziert alle diese Dokumente und eröffnet über verschiedene Suchfunktionen einen einfachen Zugriff auf den gesamten Dokumentenbestand. Der funktioniert mit jedem Endgerät über einen sicheren Cloud-Zugang von überall aus. So unterstützt digitales Dokumentenmanagement ideal die Zusammenarbeit von Teams an verschiedenen Standorten oder auch die Arbeit im Homeoffice.

Die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagementsystems

Mit einem DMS erhält Ihr Unternehmen einen deutlichen Effizienzschub:

  • Die DMS verkürzen sämtliche Arbeitsprozesse mit Belegen oder Dokumenten.
  • Dadurch verkürzen sich auch alle übergeordneten Workflows.
  • Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erhalten mehr Freiräume für andere Aufgaben.

Hier liegt bereits ein direkter Kostenvorteil. Dazu kommen weitere

Außerdem gewinnen Sie Räume. Aktenschränke oder -lager können verschwinden und zum Beispiel für eine moderne, offene Bürogestaltung Platz schaffen.

 

Digitale Dokumentenmanagementsysteme. docu-fix DocuWare Partner. Mann vor Laptop nutzt ein DMS in AR.

Die DocuWare-Lösung

DocuWare ist ein langjähriger Anbieter für digitale Dokumentenmanagementsysteme und hat dazu verschiedene Lösungen und Bausteine entwickelt, die es erlauben, das DMS individuell an verschiedene Branchen und Einsatzszenarien anzupassen. Sicherheitsaspekte oder die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bekommen dabei die gleiche Aufmerksamkeit wie beispielsweise die einfache Funktionalität des DMS. Möchten Sie die Digitalisierung Ihres Unternehmens noch ein Stück weiterbringen, integrieren Sie außerdem noch digitale Unterschriften in Ihre Workflows.

Als DocuWare-Partner zeigen wir Ihnen gern alle Möglichkeiten dieses Dokumentenmanagementsystems und individuelle Lösungen, wie Sie mit einem DMS Ihr Unternehmen digitalisieren können. Lassen Sie sich gleich unverbindlich beraten.