Noch immer arbeiten 20 Prozent der deutschen Unternehmen überwiegend oder vollständig papierbasiert, bilanzierte der Digitalverband Bitkom Ende 2024.
Diese Unternehmen gehen ein hohes Risiko für ihre Zukunft ein, denn sie drohen, im Wettbewerb weit zurückzufallen oder vielleicht sogar komplett auszuscheiden …
Unter den analogen Nachzüglern finden sich besonders viele KMU. Diese Unternehmen erlebten in den letzten Jahren vielfach eine Durststrecke in ihrer Geschäftsentwicklung laut DATEV Mittelstandsindex. Hier liegt sicherlich einer der Hauptgründe, warum manche das existenzielle Zukunftsthema Digitalisierung wie eine Prozessautomatisierung mit digitalen Dokumenten noch nicht angegangen sind. Zu hohe Kosten, zu kompliziert oder auch brauchen wir nicht: Das sind die häufigsten Begründungen, warum noch keine Digitalisierungsschritte gemacht wurden.
Alle drei sind Irrtümer:
- Jedes Unternehmen, jede einzelne Unternehmerin oder Einzelunternehmer können durch Digitalisierung profitieren!
- Digitalisierung ist nicht nur etwas für Nerds und IT-Profis. Sie funktioniert ganz einfach.
- Schritte zur Digitalisierung sind günstiger, als viele denken. Und jeder einzelne zahlt sich schnell aus.
Ein Beispiel: Dokumente digitalisieren und die Vorteile für Sie
- Mit digitalisierten Dokumenten arbeiten Sie bei vielen Routineaufgaben schneller und Ihre Workflows werden effizienter.
- Sie sparen Zeit und Kosten.
- Eine digitalisierte Buchhaltung beispielsweise verbessert den Cashflow Ihres Geschäfts.
- Sie werden agiler und können jederzeit schnell und flexibel auf Kundenanfragen reagieren.
- Dazu gewinnen Sie Transparenz etwa für eine fundiertere, schnellere Entscheidungsfindung.
- Die Produktivität in der Zusammenarbeit Ihrer Angestellten steigt.
- Die Einhaltung von Vorgaben wie aus den GoBD vereinfacht sich.
- Sie können oder dürfen fast alle Geschäftsdokumente digitalisieren und so viele Prozesse vereinfachen.
Ein zentrales Werkzeug für die Digitalisierung
Grundsätzlich können Sie in jeder Softwareumgebung Dokumente digitalisieren und darin nutzen. Das macht jedes Unternehmen schon, wenn zum Beispiel Kundenanschreiben oder Rechnungen mit einer Textverarbeitung erstellt, bearbeitet und auf dem Rechner gespeichert werden. Zusammen mit dem Betriebssystem und seinen Funktionen lässt sich so durchaus in einem gewissen Rahmen arbeiten. Für den Unternehmenseinsatz gibt es aber heute wesentlich bessere, umfangreichere Lösungen. Stichwort: DMS oder Dokumentenmanagementsystem.
Diese Software ist speziell für die einfache Arbeit mit digitalisierten Dokumenten entworfen. Ein DMS bietet:
- intelligente Filter- und Suchfunktionen
- klare Strukturierung von Daten und Dokumenten mit automatischer Versionsverwaltung
- flexibel anpassbare Formulare für jeden Workflow
- intuitive, effektive Zusammenarbeit
- Rechtssicherheit bei Verwaltung oder Archivierung
- Integration in Hunderte von Unternehmensanwendungen
- einfache Bedienung ohne großen Schulungsaufwand
Der Mehrwert für Ihr Unternehmen zeigt sich direkt.
Von diesem Mehrwert eines DMS und der Arbeit mit digitalisierten Dokumenten profitieren andere Unternehmen schon längst und haben dadurch große Vorteile im Wettbewerb Ihnen gegenüber gewonnen.
Holen Sie diesen Rückstand schnell wieder auf. Machen Sie die ersten Digitalisierungsschritte. Wir unterstützen Sie dabei.