Mit dem Neujahrstag 2025 kommt auf alle Unternehmen in Deutschland eine große Änderung zu – auch auf Kleinunternehmer oder Selbstständige. Denn ab dem 01. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Hier erfahren Sie dazu alles, was Sie wissen müssen. Heute und in den nächsten Wochen informiert Sie docu-fix.de umfangreich rund um das Thema E-Rechnungspflicht und passende Lösungen für Ihr Unternehmen.
Gründe für die Einführung der E-Rechnungspflicht
Im Frühjahr 2024 beschloss die Bundesregierung das sogenannte Wachstumschancengesetz. Dieses verfolgt mehrere Ziele. Es soll Unternehmen finanziell entlasten und ihre Liquidität verbessern. Gleichzeitig soll es die Digitalisierung vorantreiben und ebenso das Steuersystem stärken. Mit dem Wachstumschancengesetz setzt Deutschland eine EU-Initiative um. Einige Mitgliedsstaaten sind in den Details des Gesetzes schon weiter, andere sollen folgen, damit am Ende eine EU-weit einheitliche Lösung entsteht.
Die E-Rechnungspflicht bildet dabei nur einen Teil. Daneben soll ein europaweites Meldesysteme für die Umsatzsteuer entstehen, welches sich eines Tages aus den Daten der E-Rechnungen speist. Dieses ist jedoch frühestens für das Jahr 2028 vorgesehen. Bis dahin müssen Sie sich als Unternehmerin oder Unternehmer aber längst mit den vorbereitenden Schritten wie der E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 beschäftigen.
Das bedeutet die E-Rechnungspflicht für Sie und Ihr Unternehmen
Ab dem 01. Januar 2025 müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.
Für Ihre eigenen Rechnungen an andere Unternehmen gelten Übergangsfristen – dazu gleich mehr, aber zuerst:
Was sind E-Rechnungen?
Mit einer digitalisierten Buchhaltung verarbeiten Sie eventuell schon heute elektronisch übermittelte Rechnungen in Word-Dokumenten oder PDF-Dateien. Diese gelten heute vielen bereits als elektronische oder digitale Rechnungen. Sie fallen zukünftig aber nicht unter die Definition einer E-Rechnung. Ab dem 01. Januar 2025 werden solche Rechnungen als sonstige Rechnungen kategorisiert.
Eine E-Rechnung hat dagegen eine strukturierte elektronische Form zu erfüllen. Diese ist in der Norm EN 16931 definiert und muss schon jetzt vorliegen, wenn Sie als Auftragnehmer für den Bund oder seine Behörden tätig werden.
Diese Rechnungen werden auch als XRechnungen bezeichnet, weil sie den gesamten Rechnungsinhalt in der Auszeichnungssprache XML abbilden. Sie ist das weltweit vielseitigste Datenformat, in dem sich Text oder andere Informationen abbilden lassen. Dabei sind XML-Daten für Maschinen wie Menschen gleichermaßen gut lesbar. Denn eine XML-Datei erscheint wie der Code eines Programmes oder einer Website.
Neben der XRechnung hat sich genauso das ZUGFeRD-Format entwickelt. Dieses stellt ein hybrides Format dar, das PDF- und XML-Datei vereint. Es lässt sich wie ein PDF leicht lesen, beinhaltet aber ebenso die komplette Interoperabilität gemäß der Vorgabe EN 16931.
Ausnahmen und Übergangsregelungen bei der E-Rechnungspflicht
Der Pflicht zur E-Rechnung betrifft nur steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen im Inland. Beide müssen hier einen Sitz haben – oder zumindest im Falle von Einzelunternehmern einen Wohnsitz beziehungsweise gewöhnlichen Aufenthaltsort. Umsätze mit ausländischen Unternehmen sind (noch) nicht von der Pflicht erfasst und ebenso wenig besteht gegenüber inländischen Endverbrauchern keine E-Rechnungspflicht.
Allein die Unternehmensgröße oder der Umsatz begründen jedoch keine Ausnahmen.
Hier gelten allerdings einige Übergangsfristen besonders für kleinere Unternehmen, Einzelunternehmerinnen und -unternehmer, die durch die erst kürzlich verabschiedeten Vorgaben nicht überfordert werden sollen.
Für Papierrechnungen:
- Klassische Papierrechnungen bleiben auch 2025 und 2026 zulässig.
- 2027 darf der jährliche Umsatz mit einem Kreditor die Grenze von 800.000 Euro nicht mehr übersteigen, damit Papierrechnungen zulässig bleiben.
- Ab 2028 greift generell die E-Rechnungspflicht und ersetzt die Papierrechnung.
Für sonstige Rechnungen wie eine per E-Mail übermittelte PDF-Rechnung:
- PDF-Rechnungen bleiben 2025 und 2026 zulässig – mit Zustimmung des Empfängers.
- 2027 gilt für PDF-Rechnungen die gleiche Umsatzgrenze wie bei einer Papierrechnung.
- Mit dem 01. Januar 2028 sind PDF-Rechnungen nicht mehr zulässig.
Es ist davon auszugehen, dass der Zustimmungsbegriff hier ähnlich interpretiert wird wie in den letzten Jahren. Eine ausdrückliche Zustimmung war nie erforderlich. Schon die Angabe einer E-Mail-Adresse neben der Postanschrift durfte als Zustimmung für den Empfang einer PDF-Rechnung interpretiert werden. Vielfach wurde diese Zustimmung von Unternehmen über das Einverständnis mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) eingeholt.
Daneben gibt es seit Jahren noch EDI-Rechnungen. Diese elektronischen Rechnungen nahmen schon seit den 80er-Jahren die Entwicklung der aktuellen E-Rechnungen vorweg und sind bis heute gebräuchlich. Sie entsprechen aber nicht der Norm EN 16931 und dürfen in Ihrer ursprünglichen Form nur noch bis Ende 2027 genutzt werden. Danach muss eine Bereitstellung der Rechnungsdaten im EN-Format erfolgen.
Alle diese Übergangsfristen könnten nahelegen, dass der aktuelle Handlungsbedarf doch noch nicht so groß ist. Bis zur endgültigen ausnahmslosen E-Rechnungspflicht dauert es schließlich noch bis zum 01. Januar 2028 …
Aber: Die E-Rechnungspflicht bedeutet nicht nur eine weitere staatliche Auflage und zusätzlichen Aufwand.
Ihr Unternehmen kann von der E-Rechnung in mehrfacher Hinsicht schon heute profitieren!
Dazu mehr in unserem nächsten Artikel an dieser Stelle oder schon jetzt ausführliche Informationen von unseren Digitalisierungsprofis zur E-Rechnungspflicht, Lösungen und Ihren Vorteilen holen.