Jeden Tag werden in Deutschland unzählige wichtige Unterschriften geleistet: zum Beispiel unter Kauf- und Mietverträge, bei der Patientenaufnahme in Krankenhäusern oder zur Quittierung von Logistikprozessen. Immer wieder erfolgen die Unterschriften dabei mit einem Stift auf Papier, und kaum jemand macht sich große Gedanken über den Aufwand, der durch diese analogen Unterschriftsprozesse unmittelbar und in der Folge bei Dokumentenhandling oder Dokumentenverwaltung entsteht. Dabei ist dieser riesig und verschlingt viel Zeit sowie Geld. E-Signaturen Anwendungsbeispiele zeigen: Unterschriftenprozesse könnten in nahezu allen Bereichen von Alltag oder Wirtschaft viel effizienter ablaufen – mit digitalen Unterschriften
Fünf überzeugende Argumente für digitale Signaturen
Digitale oder E-Signaturen
- beschleunigen Abläufe,
- steigern die Produktivität,
- sorgen für mehr Kunden- oder Mitarbeiterzufriedenheit,
- tragen zu Nachhaltigkeit oder Umweltfreundlichkeit bei und
- sparen Kosten.
Neben diesen fünf Punkten überzeugen auch die Einfachheit und Sicherheit von E-Signaturen. Sie können in drei wesentlichen Varianten genutzt werden:
- für Remote-Unterschriften
- als biometrische Unterschrift oder
- als zentralisierte Signaturen
In der Praxis ergeben sich für alle drei zahlreiche Nutzungsmöglichkeiten – hier dazu fünf E-Signaturen Anwendungsbeispiele:
#1 – Immobilienwirtschaft
Immobilienunternehmen oder Makler treffen Kunden beziehungsweise neue Mieter meist direkt für den Vertragsabschluss oder die Übergabe mit Protokollen – ein ideales Szenario für den Einsatz biometrischer Signaturen mit speziellen Tablets. Allein für den Vertragsabschluss kommen ebenso Remote-Unterschriften infrage. Jeder unterschreibt, wann und wo es ihm gerade passt auf einem beliebigen Endgerät und alle sparen Zeit durch überflüssig gewordene Termine.
#2 – Bildungswesen
Von der Anmeldung oder Einschreibung durch das ganze Studium bis nach dem Studienabschluss: E-Signaturen kürzen im Bildungssektor viele Prozesse ab, vermeiden lange Wartezeiten für Studierende und schaffen ebenso intern ein Stück digitaler Transformation.
#3 – Gesundheitswesen
Hier bildet vor allem der Bereich Patientenaufnahme und Anamnese in Arztpraxen, Krankenhäusern und anderen Gesundheitseinrichtungen ein umfangreiches Anwendungsfeld für digitale Signaturen. Weiterhin ist eine deutliche Entlastung des Pflegepersonals möglich: durch die Digitalisierung von Pflegeberichten und anderen erforderlichen Dokumenten im Einrichtungs- oder Klinikalltag inklusive sicherer digitaler Signatur.
#4 – Vertrieb
Der Vertrieb von Dienstleistungen oder Produkten gewinnt neben Effizienz durch elektronische Unterschriften zusätzlich mit einem verbesserten Kundenerlebnis. Hier schaffen die E-Signaturen – biometrisch oder als Remote-Unterschrift – und ihr Komfort vielfach außerdem ein Alleinstellungsmerkmal im Wettbewerb.
#5 – Verwaltung
Für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung können elektronische Unterschriften eine wichtige Rolle übernehmen. Intern besitzen zentralisierte Unterschriften das Potenzial, zahlreiche Verwaltungsprozesse abzukürzen. In Bürgerbüros sind es dann wieder die Kundinnen und Kunden, die mit digitalen Signaturen mehr Komfort, kürzere Wartezeiten und komfortablen Bürgerservice erleben können.
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