Nur noch wenige Wochen und dieses Jahr ist Geschichte. Mit dem neuen kommt eine wichtige Änderung auf Unternehmen zu, denn ab dem 01. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Daran möchten wir Sie hier noch einmal erinnern und fassen zusammen, was diese Pflicht für Sie bedeutet.
Die E-Rechnungspflicht kurz erklärt
Pünktlich mit dem Beginn des nächsten Jahres muss Ihr Unternehmen technisch in der Lage sein, im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen E-Rechnungen zu empfangen. Damit startet die erste Stufe der E-Rechnungspflicht. Sie entstammt dem Wachstumschancengesetz, soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft voranbringen und deren Potenzial etwa durch Prozessautomatisierung eröffnen. Im Laufe der folgenden Jahre – spätestens ab dem 01. Januar 2028 – müssen Sie dann nicht nur E-Rechnungen empfangen können, sondern dürfen selbst keine anderen Rechnungen im B2B-Bereich mehr übermitteln. Trotz dieser teilweisen Übergangsfrist für eine komplette Umstellung Ihres Rechnungswesens bietet es sich an, direkt auf eine Komplettlösung für E-Rechnungen zu setzen und nicht nur zeitnah eine reine Empfangsmöglichkeit zu installieren.
Was sind E-Rechnungen?
E-Rechnungen erfordern ein maschinell lesbares, strukturiertes Datenformat. Dadurch lassen sie sich automatisiert verarbeiten. Fehleranfällige oder zeitraubende manuelle Eingaben und Bearbeitungsschritte entfallen. So entsteht mit der E-Rechnungspflicht keine weitere belastende Regulierung, sondern eine Chance für Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen im Unternehmen. Die Definition oder technische Spezifikation der E-Rechnung macht zugleich deutlich, was künftig nicht mehr als Rechnung im Geschäftsverkehr anerkannt wird. Dazu zählt allen voran die klassische Papierrechnung. Aber auch PDF-Dokumente, die auf den ersten Blick wie eine digitale oder elektronische Rechnung wirken, gelten nicht als E-Rechnung im eigentlichen Sinn. Verschwinden wird die gewohnte PDF-Rechnung möglicherweise trotzdem nicht ganz. Denn es gibt hybride E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD, die parallel die demnächst verpflichtende Datenrepräsentanz (im XML-Format) sowie eine Bildrepräsentanz (zum Beispiel eine PDF-Datei) enthalten.
So empfangen oder erstellen Sie E-Rechnungen
Ein digitales Dokumentenmanagement oder Enterprise Content Management (ECM) bildet die Plattform für die Verarbeitung von E-Rechnungen. Mit solcher Software verwalten Sie komplette Unternehmensinhalte über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments von der Erstellung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung. Art oder Inhalt des Dokuments spielen dabei keine Rolle. Es kann sich beispielsweise um Personalakten oder eben E-Rechnungen handeln. Jedes empfangene Dokument wird automatisch eingelesen und weiterverarbeitet. Gesetzliche Anforderungen oder eine revisionssichere Archivierung sind dabei immer gewährleistet. Elektronische Signaturen und Zeitstempel dokumentieren alle Arbeitsschritte mit den Dokumenten. Weil Dokumentenmanagement oder ECM unternehmensweit integriert werden, stehen die Dokumente auch allen zuständigen Mitarbeitenden zur Einsicht oder Bearbeitung zur Verfügung. Der Dokumentenfluss verläuft nahtlos und ohne Zeitverzögerungen. Gleichzeitig sind Sie jetzt bereits auf kommende weitere gesetzliche Regelungen vorbereitet. Noch steht das genaue Datum nicht fest, aber in der nahen Zukunft müssen Sie Rechnungsinformationen auch an die Finanzbehörden melden. Dieses sogenannte CTC-System (Continous Transaction Control) soll eines Tages Umsatzsteuerlücken im europäischen Wirtschaftsraum schließen.
2025 und später: Es kommt also einiges auf Sie und Ihr Unternehmen zu. Setzen Sie sich rechtzeitig mit den Anforderungen und Möglichkeiten auseinander. Dabei unterstützen wir Sie gern und kompetent.
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