docu-fix Scandienstleistungen, Dokumentenmanagement und E-Signatur

Tel. +49 69 34868719

Geschäfte schneller abwickeln & Verträge einfacher verwalten: Das kann digitales Vertragsmanagement

Verträge gehören zu jedem unternehmerischen Geschäft dazu – genauso wie ihre Verwaltung beziehungsweise das Vertragsmanagement. Wer das überwiegend manuell erledigt, kennt Komplexität und Tücken dieses Aufgabenbereichs nur zu gut. Schon in kleinen Unternehmen oder Büros entsteht dabei ein hoher Personal- und Zeitaufwand mit entsprechenden Kosten. Erfahren Sie hier mehr, wie Sie diese Kosten durch digitales Vertragsmanagement senken und eine effiziente, einfache Vertragsverwaltung erhalten.

 

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Verschiedene Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Ablageorte, Aktualisierungen und rechtliche Vorgaben: Rund um Verträge gilt es, vieles zu beachten. Eine Software für digitales Vertragsmanagement schafft hier sofort Transparenz und organisiert alle Arbeitsschritte vor wie nach dem Vertragsabschluss automatisch gemäß Ihren und allgemeinen Vorgaben. Mit einer elektronischen Unterschrift digitalisieren Sie Ihre Vertragsprozesse dann sogar vollständig. In der Vertragsverwaltung sehen Sie alle Ihre Verträge mit Kunden, Lieferanten und anderen wie zum Beispiel Versorgern auf einen Blick. Die Dokumente konzentrieren sich an einem einzigen Speicherplatz – lokal oder in der Cloud – und verteilen sich nicht mehr über diverse Aktenschränke und Büros. Mit Ihren Nutzerdaten haben Sie von überall aus jederzeit Zugriff auf alle Unterlagen. Zu Fristen oder Terminen erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung mit dem jeweiligen Handlungsbedarf. Einen Großteil der notwendigen Bearbeitung erledigen Sie dann ebenfalls wieder digital und schnell.

Vorteile der Digitalisierung beim Vertragsmanagement auf einen Blick

  • einfache, vollständige Kontrolle über den gesamten Vertragslebenszyklus von der Anbahnung über Prüfung und Freigabe bis hin zur Archivierung
  • alle zum Vertrag gehörenden Dokumente oder Korrespondenz rund um die Verträge in einer digitalen Akte gebündelt
  • volle Transparenz zum Bearbeitungsstatus von Verträgen
  • integriertes Benutzerrechtemanagement
  • schnelle Anfertigung neuer Verträge aus Vorlagen und Textbausteinen
  • Fristenkalender mit Erinnerungsfunktionen
  • OCR und intelligente Indexierung inklusive
  • individuelle branchen- oder unternehmensspezifische Anpassung von Software und Benutzeroberfläche
  • Schnittstellen zu einer Vielzahl weiterer Anwendungen für nahtlose Workflows
  • ortsunabhängiger Zugriff auf alle Verträge mit mobilen Endgeräten
  • anpassbare Reportings
  • DSGVO-konform
  • alle Updates inklusive
  • sichere Cloud-Lösung oder On-Premises-Installation
  • in der Cloud schon nach wenigen Minuten einsatzbereit
  • 24/7 Support
  • Einführungsschulungen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Dazu kommen: Daten- und Rechtssicherheit sowie eine weitgehend freie Skalierbarkeit der Anwendungen für digitales Vertragsmanagement und transparente Kosten für die Nutzung. Denen schließen sich Kostenvorteile nicht nur durch die Zeitersparnis bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an. Jetzt verpassen Sie keinen Kündigungstermin mehr und können unvorteilhafte Altverträge rechtzeitig durch günstigere ersetzen oder frühtzeitig über bessere Konditionen verhandeln.

Vertragsmanagement neu gedacht

Die Software, die das alles für Sie leistet, ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS) unseres langjährigen Partners DocuWare – und beim digitalen Vertragsmanagement enden die Möglichkeiten dieses DMS noch lange nicht. Gern zeigen wir Ihnen das ganze DocuWare-Potenzial für die Digitalisierung Ihres Unternehmens persönlich. Jetzt unverbindlich beraten lassen.