Gerade erst waren unsere Digitalisierungs-Profis auf der Pro-Care-Pflegefachmesse in Hannover, um dort über die Anwendungsmöglichkeiten eines DMS zu informieren. Hätten Sie gedacht, dass etwa Organisationen wie AWO, Caritas oder DRK bereits zu den Nutzern unseres digitalen Dokumentenmanagements zählen? In der Pflege und anderswo: Es gibt keine Branche, die nicht vom Einsatz eines DMS profitieren kann. Gleiches gilt für die Unternehmensgröße – große Konzerne oder der Mittelstand sowieso, aber auch kleine Unternehmen, Handwerker wie Büros bekommen mit einem DMS ein wertvolles Werkzeug, um die Effizienz ihrer Arbeitsprozesse zu steigern. DMS sind skalierbar und damit Lösungen für jedes Unternehmen. Sie bieten Ihnen operative, strategische oder finanzielle Vorteile – sowie einen Imagegewinn bei Kunden und kommen auch unter den Mitarbeitenden sehr gut an.
DMS kurz erklärt
Alle, die noch kein genaueres Bild von einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) haben, bekommen hier eine kurze Vorstellung:
DMS sind Softwarelösungen zur effizienten, sicheren Verwaltung von Dokumenten und Informationen aller Art. Sie unterstützen entlang der gesamten Arbeitsprozesse oder Lebenszyklen der Dokumente von der Erfassung über Bearbeitung, Organisation, Nachverfolgung bis hin zur Archivierung. Übergreifend lassen sich DMS im Bereich Digitalisierung und Prozessautomatisierung einordnen.
Vorteile eines DMS
#A Strategische Vorteile
DMS sind ein Stück Digitalisierung und damit eine Investition in die Zukunft. Unter ihrer Haube bringen sie wegweisende Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Maschinelles Lernen mit. Diese nutzen sie, um aufwendige manuelle Prozesse vollautomatisch abzunehmen, was Menschen entlastet und ihnen Freiräume für andere Aufgaben gibt. Sie gewinnen schnelleren Zugriff auf relevante Informationen und können im Tagesgeschäft wie in der strategischen Planung dynamischer agieren – gegenüber Kunden wie bei Marktveränderungen. Ergänzend kommt ein Plus an Nachhaltigkeit hinzu. Durch die Digitalisierung von Dokumenten und Informationen gehen Sie ein Stück in Richtung papierloses Büro und senken beispielsweise ihren Papierverbrauch signifikant, was wertvolle natürliche Ressourcen schont und Ihre Nachhaltigkeitsbilanz verbessert.
#B Operative Vorteile
Strategische Vorteile wie schnellere Reaktionszeiten oder die Automatisierung wiederkehrender Prozesse bedeuten zugleich Vorteile im operativen Geschäft. Dort kommen noch Pluspunkte wie eine gestärkte Compliance und Transparenz hinzu. DMS sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder Aufbewahrungsfristen. Sie gewährleisten die revisionssichere Archivierung und senken das Risiko von Datenmanipulationen. Sie erhalten einen durchgängigen Einblick in die Bearbeitungsstände Ihrer Dokumente, können Änderungen auf einen Blick nachvollziehen und Genehmigungsprozesse abkürzen. Das beschleunigt die Arbeit und wird besonders bei Nachfragen oder Problemen zu einem großen Plus, denn Sie erhalten sofortigen Zugriff auf alle relevanten Informationen und Vorgänge. So können Sie schnell mit Entscheidungen oder Lösungen reagieren. DMS können aber schon vorher viele Probleme vermeiden, weil sie die Fehleranfälligkeit von Prozessen durch Bearbeitungsfehler, Datenverlust oder Inkonsistenzen minimieren.
#C Finanzielle Vorteile
Zeitgewinn, oder auch nur eingesparter Platz für Ablage und Archivierung oder Papier: Die finanziellen Vorteile eines DMS sind vielfältig. Etwa bei der Arbeitszeit reduziert sich der Aufwand für die Bearbeitung eines Dokuments um 70 und mehr Prozent. Konkret fallen die Bearbeitungszeiten von 30 Minuten oder mehr in den Bereich von wenigen Minuten. Ihre Betriebskosten sinken nachhaltig – die Investition in das DMS macht sich somit bald bezahlt und die Wertschöpfung im Unternehmen wächst.
#D Vorteile für Mitarbeitende und Kunden
Die Entlastung von sich häufig wiederholenden, eintönigen Arbeitsaufgaben steigert Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit. Tägliche Arbeit wird produktiver, stressärmer und erhält mehr Raum für anspruchsvollere Tätigkeiten. Die Zusammenarbeit mit anderen im Team oder Unternehmen verbessert sich, gelingt schneller und flüssiger. Fragen oder Missverständnisse klären sich leichter und belasten weniger die Arbeit. Ebenso profitieren Kunden oder Partner von der neuen Effizienz. Ihre Anfragen oder eventuell Beschwerden lassen sich mit einem DMS zügig und fundiert beantworten. Service und Kommunikation verbessern sich: Das DMS steigert damit letztlich auch die Außenwirkung Ihres Unternehmens und leistet viel mehr als ein digitales Ablagesystem, das auf den ersten Blick in einem DMS gesehen wird.