Seit einiger Zeit taucht im Bereich Rechnungswesen häufiger der Begriff der Dunkelbuchung auf. Wie die Bezeichnung entstand, ist unklar, aber auf den ersten Blick vermittelt sie mit ihrer negativen Konnotation einen falschen Eindruck. Denn Dunkelbuchungen beschreiben ganz im Gegenteil das Optimum einer automatisierten Rechnungsverarbeitung.
Dunkelbuchungen kurz erklärt
Digitale Rechnungsbearbeitung etabliert sich in immer mehr Unternehmen. Dabei werden unterschiedliche Automatisierungsgrade genutzt. Wer in der Kreditorenbuchhaltung den kompletten Prozess vom Rechnungseingang über die Prüfung bis zu Buchung und Zahlung automatisiert ablaufen lässt, arbeitet mit sogenannten Dunkelbuchungen. Durch sie entsteht im Team Buchhaltung eine maximale Entlastung mit großen Kosten- beziehungsweise Zeiteinsparungen und hohem Effizienzgewinn.
So funktionieren Dunkelbuchungen
Eine vollständige Automatisierung der Rechnungsverarbeitung erfordert immer eine geeignete Software, die den Prozess managen und seine kleine Kippen sicher umschiffen kann.
Am Anfang steht die Erfassung mit Datenextraktion nach einem Rechnungseingang. Wichtig: Die Software muss Rechnungen jeden Formats erkennen können! Via automatischer Texterkennung (OCR) liest sie alle relevanten Daten der Rechnungen aus und übermittelt die Eingangsrechnung mit Metadaten zum einfachen Auffinden versehen an ein digitales Archiv.
Im zweiten Schritt findet eine Rechnungsprüfung statt. Softwareprogramme sind heute in der Lage, selbstständig die Vollständigkeit aller Pflichtangaben genau wie die Richtigkeit der Endbeträge oder die Berechnung der Umsatzsteuer zuverlässig zu prüfen. Dabei sind ebenso Abgleiche mit der Warenwirtschaft oder Bestellbestätigungen möglich. Findet das System an einer Stelle eine Ungereimtheit oder einen Fehler, werden Sie benachrichtigt. Nur dann müssen Sie oder Mitarbeitende eine Rechnung noch von Hand prüfen, gegebenenfalls korrigieren lassen und die automatische Verarbeitung stoppen.
Bei einer manuellen Bearbeitung würden Ihre Mitarbeitenden nach der Prüfung die Rechnung freigeben. Diese Freigabe erfolgt jetzt ebenfalls ohne Zutun. Zu Ihrer Sicherheit können Sie die vorherige erfolgreiche Prüfung von mehr Kriterien abhängig machen als bei der klassischen Rechnungsbearbeitung zuvor. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung erledigt alles in Sekunden, entlastet Sie trotzdem und gibt dabei noch mehr Sicherheit als zuvor. Genauso haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen nur bis zu einem bestimmten Betrag automatisch freigeben zu lassen. Um höhere Forderungen kümmert sich dann wie gewohnt Ihr Team.
Zuletzt erfolgt die Buchung inklusive Ablage aller Buchungsdaten im ERP-System und auf Ihren Buchungskonten. Der gesamte Vorgang bleibt jederzeit transparent. Mit ein paar kurzen Eingaben erhalten Sie schnell von überall aus etwa Statusinformationen oder können die Rechnung erneut aufrufen.
Darum sollten Sie auf Dunkelbuchungen setzen
Die Automatisierung dieses sensiblen Bereichs bereitet manchen noch Kopfschmerzen. Da bestehen Zweifel an der Genauigkeit und Zuverlässlichkeit der Systeme verbunden mit der Angst, dass fälschlicherweise zu viel Geld überwiesen wird. Diese Bedenken sind bei den bewährten Lösungen unseres Partners DocuWare jedoch absolut unbegründet. Denken Sie eher an Ihre Vorteile. Einer davon: Sie senken die Bearbeitungskosten bei jeder Rechnung um einige Euro.
Außerdem sinken die Durchlaufzeiten der Rechnungen deutlich, und Sie können regelmäßig Skonti nutzen, die Ihnen vorher vielleicht entgangen sind – selbst bei hohem oder sehr hohem Rechnungsaufkommen. Am Ende gewinnen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zeit. Sie können sich anderen Aufgaben widmen und Ihr Unternehmen muss nicht mehr händeringend nach Fachkräften für offene Positionen in Buchhaltung und Rechnungswesen suchen.