Von allen Seiten hören Unternehmen: Ihr müsst euch digitalisieren! In vielen Unternehmen wird dabei gedacht: Bloß nicht noch mehr Arbeit und vor allem nicht noch mehr Kosten. Dabei ist das ein Irrtum! Denn Digitalisierung bedeutet mit dem Einstieg weniger Arbeit und weniger Kosten oder sagen wir es mit Business Englisch: einen attraktiven Return on Investment. Das Beispiel Dokumentenmanagement kann das sehr gut veranschaulichen.
Darum lohnt sich Dokumentenmanagement 👍🏻
Digitales Dokumentenmanagement und DMS schlagen mit Bits, Bytes und intelligenter Technologie alten Papierkram und Aktenordner klar:
- Bearbeitungszeiten für jeden manuellen Arbeitsvorgang verkürzen sich auf einen Bruchteil.
- Die Fehleranfälligkeit in der Bearbeitung sinkt auf ein Minimum.
- Prozesse werden transparenter.
- Gesparte Arbeitszeit bedeutet gesparte Kosten (und mehr Luft für Neues und Wichtigeres).
- Andere Bürokosten wie Ausgaben für Papier, Druck und Versand sinken.
- Sie gewinnen bei Compliance und Sicherheit oder auch Kundenzufriedenheit.
- Ihr Unternehmen wird dynamischer und kann schneller auf geänderte Anforderungen reagieren.
Und schließlich sind Sie im Wettbewerb (wieder) ganz vorn dabei. Denn andere sind schon längst digital unterwegs und profitieren von den Vorteilen der Digitalisierung und Technologie-Trends.
Was kostet Digitalisierung?
Die Kosten für Digitalisierung oder hier ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) bestimmen Sie. Es gibt Lösungen für jedes Budget und jede Unternehmensgröße. Zur Digitalisierung brauchen Sie grundsätzlich
- kein eigenes Rechenzentrum
- kein Team mit IT-Spezialisten
- kein Dutzend teurer Softwarepakete
Denn es gibt die Cloud. Selbstverständlich können Sie Digitalisierungslösungen wie ein DMS in Ihrer eigenen IT-Landschaft immer noch selbst installieren (On-Premises). Dann kaufen Sie wie früher entsprechende Lizenzen, müssen aber neben dieser Einmalausgabe, eventuellen IT-Erweiterungen noch mit weiteren Kosten für die Implementierung aber vor allem mit laufenden Kosten für Pflege und Wartung des Systems rechnen. Das alles kann Digitalisierung tatsächlich sehr teuer machen. Nur braucht es das alles gar nicht mehr.
Die komplette Infrastruktur 💯 erhalten Sie mit einem cloudbasierten DMS als komfortables Paket nach Maß und mit gut kalkulierbaren Kosten. Diese richten sich hier unter anderem nach:
- der Anzahl Ihrer User
- dem gewünschten Speicherplatz
- Funktionsumfang
- Backup-Optionen oder der
- Zahlungsweise (monatlich vs. jährlich)
Für eine Digitalisierung spielt es keine Rolle, ob Sie 10, 100 oder 10.000 Mitarbeitende haben oder als Solo-Selbstständiger unterwegs sind. Jeder kann von der Digitalisierung profitieren und muss dafür zum Beispiel mit einem Cloud-DMS im Wesentlichen nur mit den Kosten für seine tatsächliche Nutzung kalkulieren. Schulungen kommen oft noch hinzu, doch für das System selbst braucht es keine zusätzlichen Ausgaben. Alles, was Sie hier an Ausstattung benötigen, sind ein Computer und ein Internetzugang. Weil Sie beides sicher schon haben, sind Sie sofort startklar!
Gleich nachrechnen: Ihr Return on Investment mit einem DMS
Den Return on Investment (ROI) berechnen Sie ganz einfach als Prozentwert, indem Sie Gewinn durch Kosten teilen und das Ergebnis mit 100 multiplizieren. Ein hoher ROI zeigt Ihnen eine sehr rentable Investition und umgekehrt. So berechnen Sie den Return on Investment eines DMS:
- Die Kosten richten sich nach dem Umfang Ihres DMS-Pakets. Zur Auswahl beraten wir Sie gern. Eine typische KMU-Lösung ist auf rund 15 Mitarbeiter und die Verwaltung von 100.000 Dokumenten ausgelegt, beinhaltet alle Funktionen sowie Support und kommt auf einen monatlichen Preis von etwa 500 Euro zzgl. USt.
- Ihren Gewinn ermitteln Sie allein durch die Berechnung gesparter Arbeitszeit oder eingesparter Bearbeitungskosten schon annähernd präzise.
- Zum Beispiel für die manuelle Bearbeitung einer Rechnung gehen Wirtschaftskenner von 10 bis 20 Euro pro Vorgang aus. Wenn Sie die Buchhaltung digitalisieren, sinken die Bearbeitungskosten um gut 60 Prozent. Für andere Dokumente sind mit Digitalisierung ähnliche Einsparungen möglich.
- Geht man in der Theorie pauschal von fünf Euro Einsparung pro Dokument und 1000 Dokumenten im monatlichen Ein- und Ausgang aus, ergeben sich allein im Bereich Arbeitskosten 5.000 Euro Einsparung oder Gewinn für die ROI-Berechnung.
🟰 Macht 10 Prozent Return on Investment für Ihr DMS.
Und dabei sind weitere Einsparungen beim Printing oder Postversand, der Archivierung, der eventuellen späteren Dokumentensuche oder die positiven Effekte durch die Umlenkung freien Potenzials noch nicht einmal eingerechnet.
Natürlich sollten Sie die Investition in ein DMS oder andere Digitalisierungsschritte immer individuell und genauer kalkulieren.
Das kleine Rechenbeispiel an dieser Stelle zeigt Ihnen aber deutlich die Tendenz:
Digitalisierung bedeutet eben nicht nur Kosten, sie bietet neben anderen Vorteilen eine gute Rentabilität Ihrer Investitionen. Ein Beispiel-ROI von zehn Prozent ist ein guter Wert für eine stabile Geschäftsentwicklung Ihres Unternehmens. So sind Sie für die Zukunft gut gerüstet.