Ihre Vorteile mit Dokumentenmanagement, digitalen Workflows und Prozessautomation von docu-fix

Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen. Nutzen Sie auf Sie zugeschnittene Workflows zur direkten oder mehrstufigen Freigabe, um produktive Abläufe und schnelle Zahlungen zu gewährleisten.

1. Belege automatisch erfassen

Erfassen, sortieren und archivieren Sie papierbasierte und elektronische Belege mit intelligenten Indexierungsfunktionen und verteilen sie an die richtigen Mitarbeiter. So können rasch fundierte Entscheidungen getroffen werden.
Sparen Sie sich Zeit und Platz – und lassen Sie die Nachteile alter Arbeitsweisen dank einfacher Digitalisierung hinter sich.Ersetzen Sie Papier und manuelle Eingaben

2. Beschleunigen Sie die Rechnungsprüfung

Prüfen Sie Pflichtangaben und den Bestellbezug automatisiert, weiten Sie den Workflow bei Bedarf auf eine mehrstufige fachliche Prüfung aus und verbinden Sie die Lösung zur direkten Buchung mit Ihrem ERP-System.

3. Nutzen Sie Skonto und sparen Sie Kosten

Wenn Sie Rechnungen vor Fälligkeit bezahlen, können Sie unnötige Mahngebühren vermeiden und wertvolle Skonti ziehen. Sie arbeiten mit zufriedenen Lieferanten und stärken auch Ihre Position bei Preisverhandlungen.

4. Vereinfachen Sie Ihre Audit-Vorbereitungen

Suchen Sie nie wieder unter Hochdruck nach den richtigen Dokumenten. Alle Unterlagen sind rechtskonform gespeichert, lückenlos abrufbar und lassen sich mühelos für Buchprüfungen und andere Audits zusammenstellen.

Docu-fix bietet umfassende Lösungen für digitales Dokumenten-Management und Workflow-Automationen in Finanz- und Buchhaltungsabteilungen, die Papier und manuelle Aufgaben eindämmen, die digitale Transformation angehen und Ihre Energie in gewinnbringenden Projekten bündeln wollen.

Belege automatisch erfassen

Unsere Lösung erfasst, sortiert und archiviert papierbasierte und elektronische Belege mit intelligenten Indexierungsfunktionen und verteilt sie an die richtigen Mitarbeiter. So können rasch fundierte Entscheidungen getroffen werden.

Wichtige Workflows digital steuern

Wir automatisieren und beschleunigen Prozesse durch digitale Workflows und verbindet Dokumente, Aufgaben und Personen – auch in verteilten Büros und unterwegs.

Weg mit dem Papier

Schaffen Sie schleppende, manuelle, papiergebundene Prozesse ab. Erobern Sie den Platz zurück, der zuvor für die physische Archivierung von Akten verwendet wurde, und sparen Sie Druck-, Versand- und Archivierungskosten.

Compliance-Anforderungen erfüllen

Von Sarbanes-Oxley über GDPR bis hin zu GoBD und Basel II: Die docu-fix stärkt Ihr Unternehmen bei Betriebsprüfungen und Haftungsfragen. Belege werden sicher archiviert und Geschäftsvorgänge lassen sich problemlos nachvollziehen.

Integration in Ihr ERP-System

Unsere Lösungen lassen sich in SAP, Navision, QuickBooks, Sage, DATEV und andere Finanzanwendungen integrieren. So wird die Datenintegrität systemübergreifend sichergestellt, und Sie erhalten einen umfassenden Überblick über Ihre Buchhaltungsdaten.

Schnelle Notfallwiederherstellung

Wenn Ihre Finanzinformationen digitalisiert, archiviert, gesichert und vor Feuer, Überschwemmungen und anderen Naturkatastrophen geschützt sind, kommen Sie schnell wieder auf die Beine.

Volle Kontrolle behalten

Wann wurde eine Rechnung erfasst? Wo befindet sie sich gerade? Wer hat zuletzt darauf zugegriffen? Wir machen jeden Schritt im Lebenszyklus eines Dokuments nachvollziehbar und sorgen für absolute Transparenz.

In die Cloud umsteigen

Unsere Lösungen sind mit identischem Feature- und Funktionsumfang als Cloud- und On-Premises-Lösungen verfügbar. Die Cloud bietet erstklassige Sicherheit, Skalierbarkeit und Verfügbarkeit in einem Finanzmodell, das Sinn ergibt.

Raubt Ihnen die Pflege Ihrer Personaldokumente viel wertvolle Zeit?
Das muss nicht sein.

Heben Sie die tägliche Arbeit auf ein ganz neues Niveau und gewinnen an Kompetenz, Transparenz und Wertschöpfung. Nutzen Sie unsere maßgeschneiderten Lösungen zum Organisieren, Sichern und Bündeln von Mitarbeiterunterlagen in einem zentralen Archiv sowie zur Prozessoptimierung in zahlreichen Bereichen – vom Recruiting, über die jährliche Mitarbeiterbeurteilung bis hin zum Talentmanagement.

Vom ersten Tag an ein Gewinn

1. Befreien Sie sich vom Papier

Gemeinsam genutzte Laufwerke mit unstrukturierten Datensammlungen sind passé. Digitalisieren Sie papierbasierte Dokumente und managen Sie alle Unterlagen in einem zentralen, sicheren Archiv. Mit wenigen Klicks stehen Ihnen wichtige Dokumente zusammengehörig zur Verfügung.

2. Ihre Daten sind 100-prozentig sicher

Alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens können sich sicher sein, dass vertrauliche Daten gut geschützt sind – dank wasserdichter Zugriffsberechtigungen und Datenverschlüsselung.

3. Self-Service stärken

Starten Sie durch, indem Sie für Ihre HR-Kollegen, einzelne Mitarbeiter und Führungskräfte Self-Service-Funktionen bereitstellen – von der einfachen Suche bis hin zur Portal-Integration.

4. Wertvolle Zeit sparen

Monotone manuelle Dateneingaben, die endlose Suche nach Dokumenten, das wiederholte Senden von E-Mails an nicht reagierende Kollegen – diese und andere Routineaufgaben lassen sich jetzt vereinfachen und automatisieren.

Das moderne Business bringt neue Chancen — aber auch mehr Druck — für die Finanzabteilungen. Angesichts der begrenzten Budgets und Ressourcen werden von Finanzleitern und ihren Teams besonders fundierte Einblicke und eine glasklare strategische Ausrichtung gefordert. Wie können wir Effizienz und Produktivität im Finanzwesen maximieren, das Potenzial der Mitarbeiter ausschöpfen und Informationen besser zugänglich machen?

Mit docu-fix und DocuWare wird die Finanzabteilung zum Erfolgsgaranten des Unternehmens

Finanzleiter und ihre Teams müssen heute von jetzt auf gleich Schlüsselkennzahlen liefern, die zeigen, wo das eigene Unternehmen im Marktvergleich steht und wie es um seine Wirtschaftlichkeit und Liquidität bestellt ist. Dies kann nur gelingen, wenn die Kernprozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sicher und fehlerfrei ablaufen.

Häufig sorgen veraltete manuelle Abläufe dafür, dass Kosten zu spät erfasst werden, Genehmigungen zu lange dauern, Informationen aus isolierten Quellen zusammengetragen werden müssen und Buchungen nicht abgeschlossen werden können.

Dokumenten-Management und Workflow-Automation von docu-fix helfen Ihrem Unternehmen, diese Barrieren zu überwinden. Der Abschied vom Papier, die zentrale Sicherung wertvollen Wissens aus Dokumenten und Prozessen in einem System und die direkte Einbindung in Ihr ERP-System sorgen für einen umfassenden Überblick über alle Daten.

Kreditorenbuchhaltung: Kosten rasch erfassen und buchen

Schreiten Sie mit großen Schritten zur digitalen Transformation in der Kreditorenbuchhaltung. Erfassen Sie papierbasierte und elektronische Rechnungen und gleichen Sie automatisch mit Bestellungen ab. Starten Sie Ihren individuellen Workflow für den Genehmigungsprozess und lassen dann die genehmigten Beträge über vorgefertigte ERP-Integrationen direkt an das Hauptbuch übertragen.
Mit uns können Sie das Papier abschaffen, Fehler vermeiden, die Rechnungsabwicklung vereinfachen, den Genehmigungsprozess optimieren und manuelle Eingaben eliminieren. Vor allem aber gewinnen Sie wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben.

So bringen Sie mehr Dynamik in die Kreditorenbuchhaltung:

• Rechnungsprüfung und automatischer Abgleich von Rechnungen mit den zugehörigen Bestellungen über eine selbstlernende, intelligente Indexierung.
• Weiterleiten von Rechnungen durch einen mehrstufigen Genehmigungsprozess, einschließlich Splitten eines Rechnungsbetrages auf mehrere Kostenstellen.
• Direkter Import von Rechnungen in festgelegte, leicht durchsuchbare Ordnerstrukturen.
• Dynamische Abwicklung von Ausnahmen im Genehmigungsprozess und Neubearbeitung abgelehnter Rechnungen.
• Automatisches Einspielen genehmigter Rechnungsbeträge in das ERP-System
• Mit unseren Lösungen verarbeiten Sie Rechnungen zeitnah, behalten Fälligkeiten und Statusänderungen stets im Blick und erzielen spürbare Verbesserungen beim Cashflow-Management.

Debitorenbuchhaltung: Schnellen Geldeingang forcieren

Keine Ratespielchen mehr in der Debitorenbuchhaltung. Unsere Lösung verknüpft die entsprechenden Belege und Informationen direkt mit der Auftragsabwicklung. Dadurch können Sie Rechnungen schneller stellen, Kundenanfragen unverzüglich beantworten und individuelle Zahlungsziele oder Rabatte problemlos nachvollziehen.
Sorgen Sie durch optimales Forderungsmanagement für gute Kundenbeziehungen, frühe Zahlungen und mehr Liquidität. 

So wird der Debitorenprozess profitabel:

• Direkt aus Ihrem ERP-System oder einer anderen Buchhaltungsanwendung auf Lieferscheine, Leistungsnachweise, oder Sondervereinbarungen zugreifen.
• Ausgangsrechnungen beim Drucken oder Senden per E-Mail automatisch archivieren.
• Unverzüglich auf Kundenanfragen reagieren und Belegkopien sofort per E-Mail weiterleiten.
• Rechnungsstellung mit Freigabe-Workflows kombinieren (beispielsweise für die Genehmigung von Rabatten).
• Informationsaustausch mit dem Vertrieb zur Akquise von Neukunden.

Mit den Experten von docu-fix erreichen Sie schnelle und akkurate Abläufe in der Debitorenbuchhaltung und fördern damit Berichtsintegrität, eine hohe Kundenzufriedenheit sowie effektive und leistungsfähige Teams.

Finanzprüfungen: Mit tadelloser Ordnung punkten

Keine Angst mehr vor Audits. Wir sorgen für die vollständige und ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Nicht nur sämtliche Buchungsbelege aus dem Prüfungszeitraum, sondern auch mit ihnen verbundene E-Mails, Geschäftsbriefe oder Verträge lassen sich umgehend abrufen und vorlegen. 

So sparen Sie Zeit bei der Vorbereitung auf Audits:

• Mit papierbasierten Daten verbundene Risiken und Kosten eliminieren.
• Rechtssichere Archivierung aller buchhalterischen Belege.
• Durch direkten Zugriff auf Rechnungen und Korrespondenz im Buchhaltungsprogramm entfallen unnötige Suchen.
• Müheloses Auffinden aktueller und weit zurückliegender Belege.
• Durchgängige Nachweisbarkeit eines Vorgangs durch die Dokumentation aller Bearbeitungsschritte direkt auf dem Beleg.
• Bequemes Bereitstellen der Unterlagen in digitalen Dokumentenmappen mit einem komfortablen, integrierten Suchfeld.
• Zugriff auf bestimmte Dokumente einschränken.

Durch docu-fix können Sie Audits gelassen entgegensehen, denn Sie wissen, dass die übermittelten Dokumente fehlerfrei und vollständig sind.

Laut einer Studie von CSO Insights „können 88 % der Vertriebsprofis wichtige Vertriebsmaterialien nicht auf ihren Smartphones abrufen.“ Das Ergebnis: Längere Vertriebszyklen und entgangene Geschäfte.

Wir helfen Ihnen, dieses Problem wie folgt zu lösen:

• Erfassung von Leads mit Webformularen, die dann an das passende Vertriebsteam weitergeleitet werden können
• Eingehende und ausgehende Dokumente digitalisieren und zukunftssicher aufbewahren (Aufbewahrungsfristen)
• Speicherung wichtiger Marketing- und Vertriebsmaterialien in einem digital abrufbaren Archiv
• Sichere Weitergabe wichtiger Dokumente und Informationen unter Teammitgliedern

Ihre Mitarbeiter erhalten somit mehr Entscheidungsbefugnisse, die Produktivität wird erhöht, Marketing und Vertrieb werden optimiert.

Da Kunden auf Pre-Sales-Produktinformationen, Bewertungen und vergleichende Analysen online zugreifen können, wenden sie sich häufig erst dann an das Vertriebsteam, wenn eine Entscheidung ansteht. Nun müssen Sie schnell und effizient handeln. Das setzt einen uneingeschränkten Zugriff auf kritische Informationen sowie reibungslose Prozesse für ein exzellentes Kundenerlebnis voraus.

Für hoch engagierte Vertriebsteams entwickelt

Die Mitglieder Ihres Teams unternehmen Flugreisen, veranstalten Telefonkonferenzen, fahren zu Meetings, liefern virtuelle Präsentationen und führen Schulungen durch. Kurzum – sie investieren viel Zeit in die Gewinnung von Aufträgen. DocuWare bietet höchste Effizienz, damit Sie Ihre Verkaufsgeschwindigkeit maximieren können.

Zugriff auf Dokumente von jedem Ort aus

Alle Kundendatensätze sind zentral und gut organisiert und stehen Ihnen zur Verfügung, wann immer Sie diese benötigen: unterwegs zu einer Präsentation, im Büro eines Kunden oder bei einem Meeting mit einem Partner. DocuWare ermöglicht sofortigen Zugriff auf archivierte E-Mails, Angebote, Rechnungen, Kostenvoranschläge, Verträge und Präsentationen von jedem Gerät aus.

Vertragskontrolle

Verträge müssen stets schnellstmöglich fertiggestellt werden und bei ihrer Verwaltung sind keine Fehler zulässig. Verwalten Sie die verschiedenen Vertragsversionen, ordnen Sie ihnen zugehörige Dokumente wie Rechnungen, den Genehmigungsprozess und elektronische Signaturen zu und erstellen Sie Erinnerungen für Erneuerungen und Verlängerungen.

Bleiben Sie in Outlook

Ihr Postfach ist Ihre Zentrale: Wichtige Nachrichten von Kollegen, potenziellen Kunden, Partnern und Kunden müssen sorgsam verwaltet und häufig auch sicher archiviert werden. Die native Integration von DocuWare in Outlook oder andere E-Mail-Clients ermöglicht das Speichern und Durchsuchen von Nachrichten und Anhängen.

Verwaltung von Marketinginhalten

Verabschieden Sie sich von trägen VPNs und dem Chaos gemeinsam genutzter Laufwerke für die Speicherung von Marketingmaterialien. Nun kann das Marketingteam Broschüren, Präsentationen, White Papers, Battle Cards, Vorlagen und sonstige Materialien zentral organisieren und sie über eingebettete Listen und Suchen in Portalen oder anderen Anwendungen bereitstellen.

Unsere Lösung ist perfekt für Teams, die Folgendes benötigen:

1. Den Wechsel zu einer Cloud

Unkomplizierte Dokumentenverwaltung ohne die Fixkosten eines Datenzentrums auf dem Gelände.

2. Papierlose Prozesse

Nie wieder verlorene Dokumente, Probleme mit dem Drucker, mühsame Suchen oder überquellende Aktenschränke.

3. Höhere Sicherheit

Schützen Sie Ihr Team vor Rechtsstreitigkeiten sowie Datenlecks und -verlusten mithilfe umfassender und moderner Datensicherheit.

4. Telearbeit

Bleiben Sie mit Kollegen, die unterwegs sind, im Homeoffice arbeiten oder mit mehreren Büros kooperieren, stets in Verbindung.

Microsoft Outlook

Sämtliche Dokumente direkt über Outlook archivieren und finden

Outlook ist die Lebensader von Tausenden Vertriebsorganisationen. Mit unserer Integration können Sie Nachrichten sicher archivieren oder nach zugehörigen Dokumenten suchen, ohne Ihr Postfach verlassen zu müssen. (Sie verwenden nicht Outlook? Unsere Lösung ist auch mit anderen E-Mail-Clients kompatibel.)

Finanz-Software (ERP)

Synchronisieren Sie Aufträge, Rechnungen und mehr

Verwalten Sie Verträge, Bestellungen und Rechnungen sicher in Ihrem Archiv und synchronisieren Sie die Transaktionsdaten mit Ihren zentralen Finanzanwendungen wie Microsoft Dynamics, SAP, DATEV, Sage und anderen.

CRM

Auf Kundendokumente direkt über den jeweiligen CRM-Datensatz zugreifen

In Ihrem CRM zeichnen Sie sämtliche Vertriebsaktivitäten auf. Die Integration ermöglicht Ihnen das Aufrufen von Angeboten, Verträgen, Bestellungen, Erklärungen, Rechnungen und anderen Dokumenten direkt über die Datensätze Ihres Kunden oder Partners.

Intranets und Portale

Listen und Dokumente in Portalen

Falls Sie SharePoint oder ein anderes Webportal verwenden, können Sie mithilfe unserer Lösung Vertriebs- und Marketingdokumente zentral verwalten und teilen, um für Ihre wichtigsten Informationen eine Single Source of Truth zu schaffen.

Wenn Sie in der digitalen Wirtschaft ein modernes Geschäft aufbauen möchten, brauchen Sie die Flexibilität einer mobilen und örtlich verteilten Belegschaft. Unsere Lösung unterstützt Sie bei der Entwicklung des neuen Produktivitätsmodells: jederzeit, überall, auf jedem Gerät.

Bequeme Erfassung. Sofortiger Zugriff. Garantierte Sicherheit.

Dokumenten-Management und Workflow-Automation von docu-fix bieten Ihnen aktuelle Geschäftsinformationen für jeden gerade ablaufenden Prozess. Dem Zugriff auf das richtige Dokument und dem Abschluss des richtigen Prozesses sollten keine Grenzen gesetzt sein.

Vertriebsaußendienst

Archivierte E-Mails, Kostenvoranschläge, Rechnungen, Angebote, Verträge, Präsentationen und sonstige Elemente des zentral archivierten Kundendatensatzes sind unterwegs, beim Kundenmeeting oder dem Treffen mit Partnern verfügbar.

Führungskräfte auf Reisen

Verträge, HR-Dokumente, Finanzberichte und Präsentationen sind für Manager auf Reisen nur einen Klick entfernt. Ihre Lösung läuft auf Smartphones, Tablets und Laptops. Daher ist das Abrufen von Informationen und der Abschluss von Workflows jederzeit möglich.

Homeoffice

Teams und Einzelpersonen arbeiten immer häufiger von zu Hause. Langsame VPNs und chaotische Netzwerklaufwerke sind dabei Produktivitätskiller. Unsere Lösung ermöglicht den sofortigen Zugriff auf Dokumente und Workflows.

Mehrere Standorte

Wir sorgen für einen nahtlosen Informationsfluss zwischen sämtlichen Teams, unabhängig von ihrem Standort. Schnelle, Cloud-basierte Workflows ohne Verzögerungen gewährleisten, dass jede Transaktion überall in Echtzeit stattfindet.

Lösungen, die Teams maximale Flexibilität bieten

Ihre Teams liefern möglicherweise die besten Ergebnisse außerhalb der vier Wände und Beschränkungen eines traditionellen Büros. Wenn Sie die natürliche Flexibilität der Mobilität fördern, kann jeder Wissensarbeiter Workflows in seinem Geschäftskontext vorantreiben.

Zum Beispiel:

Einen Workflow starten: Fotografieren Sie ein Dokument und stoßen Sie basierend auf automatisch indexierten Daten einen neuen Prozess an.

An Prozessen teilhaben: Leiten Sie Dokumente zur Genehmigung weiter, steuern Sie Zusatzinformationen bei oder führen Sie einfach eine Ad hoc-Suche aus.

Aufgaben erledigen: Beantworten Sie Anfragen und treffen Sie fundierte Entscheidungen ohne Verzögerungen.

Eine Strategie mit maximaler Flexibilität fördert in Echtzeit agierende, agile Unternehmen, die jenseits von Büroräumen, Arbeitszeiten und Desktop-Computern operieren müssen. Sie spiegelt das verteilte Modell wider, das die Freiheit der Beschäftigten stärkt: jederzeit, überall, auf jedem Gerät.

1. Jederzeit

Zeitzonen und hektische Reisetätigkeiten stellen keine Hürde mehr dar. Bleiben Sie in einer asynchronen Welt immer am Ball.

2. Überall

Bleiben Sie überall auf der Welt in Verbindung: unterwegs, im Homeoffice, in einer Zweigstelle oder an jedem anderen Ort mit einer Netzwerkverbindung.

3. Auf jedem Gerät

Alle Technologien sind willkommen: Smartphones, Tablets, Laptops, Mac, Windows, iOS oder Android, WLAN oder 4G.

4. Alles in der Cloud

Mit Browser-gestützten Clients und Rechenzentren in der ganzen Welt werden Teams in ihrer Produktivität synchronisiert.

Wie jedes Mitglied Ihres Vertriebsteams von docu-fix und dem Einsatz von DocuWare profitiert

Handelsvertreter

Zugriff auf Kundendatensätze und Marketingmaterialien vom Kundengelände aus, Verwaltung von Angeboten sowie Verträgen und schnelle Einreichung von Spesenabrechnungen.

Interne Vertriebsmitarbeiter

Schlankere Gestaltung des Angebotserstellungsprozesses dank eines schnellen Zugriffs auf Marketing- und Produktmaterialien. Überblick über den Vertrags- und Rechnungsstatus in den Freigabeworkflows.

Sales Operations

Aufrechterhaltung einer vollständigen Visibilität der Angebots-, Vertrags- und Rechnungsfreigaben, Datensynchronisierung mit dem CRM sowie Erstellung elektronischer Formulare und Workflows, um neue Prozesse zu unterstützen.

Marketing

Präzise Verwaltung von Broschüren, White Papers, Präsentationen und sonstigen den Vertrieb unterstützenden Assets, um ein einfaches Teilen mit Kollegen an jedem beliebigen Standort zu ermöglichen.

Geschäftsführung

Sicherheit und Integrität sämtlicher Vertriebsdokumente und Aufrechterhaltung einer vollständigen Statusvisibilität für Verträge und Rechnungen während des Workflows.

Finanzabteilung

Konstanter Überblick über die Vertragsablaufs- oder Fälligkeitsdaten und schneller Zugriff auf die Verträge, denen Bestellungen, Lieferdokumente und Rechnungen zugeordnet werden – von einer einzigen, sicheren Plattform aus.

DocuWare hat die Auszeichnungen für Sicherheit, Compliance und Benutzerfreundlichkeit erhalten, die für die sichere Dokumenten-Archivierung wichtig sind.

Wenn Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bewerbungsunterlagen, Lieferantenverträge, Anlagendokumentationen, Vertriebspräsentationen und dergleichen sicher archiviert und vollständig organisiert sind, kann sich Ihr Unternehmen vor Rechtsstreitigkeiten, Datenlecks und -verlusten schützen und gleichzeitig die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung nutze

Mit dem Einsatz von DocuWare bietet docu-fix seinen Kunden zuverlässige Lösungen und das sicherste Zuhause für Ihre Dokumente

docu-fix bietet mit DocuWare eine herausragende Lösung für vollständige Dokumenten-Archivierung, Dokumenten-Speicherung und Dokumenten-Suche für Unternehmen, die einen sicheren und geschützten Aufbewahrungsort für ihre wichtigsten Geschäftsinformationen benötigen.

So schützt die Sicherheit von DocuWar seine Kunden:

Flexibilität beim Format

Speichern Sie gescannte Dokumente, PDFs, E-Mails, Microsoft Office-Dateien (etwa Word, Excel oder PowerPoint), Bilder und vieles mehr.

Alles verschlüsselt, alles geschützt

Die gesamte Datenübertragung erfolgt über HTTPS und alle Dokumente sind AES-verschlüsselt. Darüber hinaus hält ein umfassendes Zugriffsrechtesystem unerwünschte Blicke von sensiblen Dokumenten fern.

Sicherungen über Sicherungen

Dedizierte Microsoft Azure-Rechenzentren in der EU und den USA verfügen über dreifache Datenspiegelung sowie redundante Datenspeicherung an einem externen Standort in derselben Region. Informationen gehen nie verloren und die Planung der Notfallwiederherstellung wird vereinfacht.

Rückverfolgbarkeit und Transparenz für Audits

Jede Dokumenten-Erfassung und -Version sowie jeder Kommentar wird protokolliert, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten, und jeder Workflowschritt wird zur Transparenz des Prozesses dokumentiert. Audits waren noch nie schneller und vollständiger.

Datenkontrolle für Compliance und Disposition

Genau definierte Zugriffsrechte und eine strenge Informationsorganisation beschleunigen die Unterstützung strenger Initiativen zur Compliance wie DSGVO, HIPAA und Sarbanes-Oxley und vereinfachen die Planung von Aufbewahrungsrichtlinien für sensible Dokumente.

Unvollständige Informationen sind Vergangenheit

Die automatisierte, zuverlässige und gründliche Indizierung stellt sicher, dass Dokumente im Workflow präzise organisiert, auffindbar und im Arbeitsablauf rückverfolgbar sind. Jedes Dokument ist vollständig und es fehlen keine Daten.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein europäisches Regelwerk zum Datenschutz und zu Data Governance. Sie richtet sich nicht nur an alle europäischen Unternehmen und Behörden, sondern an jede Organisation, die in Europa oder mit europäischen Kunden Geschäfte macht. Die Verordnung sieht eine aktive Einwilligung des Kunden vor und spricht ihm neue Rechte zu, mit denen er die Übertragung seiner personenbezogenen Informationen kontrollieren kann. Bei Nichteinhaltung sieht die Verordnung massive Sanktionen vor.

Die DSGVO ist in Kraft. Compliance ist ein Muss.

Warum die DSGVO wichtig ist und was Sie darüber wissen müssen

Die DSGVO ist eine EU-Verordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist.

Im Unterschied zur bisherigen EU-Richtlinie zum Datenschutz ist das neue Regelwerk eine EU-Verordnung.

Anders als bei einer Richtlinie sind dafür keine Vorschriften zur Umsetzung in nationales Recht nötig. Wie jede andere EU-Verordnung hat sie Vorrang vor den nationalen Gesetzen und allen bisherigen EU-Richtlinien.

Hohe Strafen

Die Sanktionen bei Nichteinhaltung der DSGVO sind immens hoch. Es können Geldbußen bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des letzten Geschäftsjahres verhängt werden. Je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Ausdrückliches Einverständnis

Es muss ein ausdrückliches Einverständnis erteilt werden, und zwar sowohl bei der Datenerhebung als auch mit dem Zweck, für den diese Daten verwendet werden. Zusätzlich muss der für die Verarbeitung Verantwortliche die Einwilligung (Opt-in) nachweisen können. Diese Einwilligung kann darüber hinaus widerrufen werden.

DSGVO-Konformität außerhalb der EU

Die alten Ausstiegsklauseln für außereuropäische Unternehmen gelten nicht mehr. Viele Nicht-EU-Firmen beriefen sich lange auf das Safe-Harbor-Abkommen. Jedoch hob der Europäische Gerichtshof die Safe-Harbor-Datenschutz-Grundsätze am 24. Oktober 2015 auf.

Personenbezogene Daten können fast alles sein

Unstrukturierte Informationen und Dokumente richtig verwalten zu können, darin liegt der Schlüssel zur Compliance. Die Europäische Kommission legt fest: „Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine Person beziehen, unabhängig davon, ob sie sich auf ihr privates, berufliches oder öffentliches Leben beziehen.“ Als solche gelten z. B. Name, Adresse, Foto, E-Mail-Adresse, Kontodaten, Posts in sozialen Netzwerken, medizinische Informationen oder IP-Adressen.

Papierdokumente sind auch betroffen

Die DSGVO gilt für die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten – unabhängig davon, ob die Prozesse ganz oder teilweise automatisiert ablaufen. Sie gilt auch für alle anderen Unterlagen, die Teil eines Ablagesystems sind. Mit anderen Worten: für Papierdokumente.

Erweiterte Haftungsketten

Wenn personenbezogene Daten in Ihrem Namen von einem Cloud-Service-Provider oder einem Outsourcing-Dienstleister gespeichert oder verarbeitet werden, sind Sie auch für deren Data-Governance-Praktiken verantwortlich.

Wie wir Sie dabei unterstützen können, die DSGVO zu erfüllen

Es gibt keine einzelne Technologie, mit der Sie alle DSGVO-Vorgaben erfüllen können. Als Unternehmen müssen Sie eine ganzheitliche Strategie entwickeln. Dem Dokumenten-Management und der Workflow-Automation kommt dabei eine Schlüsselrolle zu.

Unsere Lösung ist sowohl ein Dokumenten-Management- als auch ein Workflow-System, das es Ihnen in all Ihren dokumentbasierten Prozessen ermöglicht, die DSGVO zu erfüllen.

Mit docu-fix ist Ihr Unternehmen in der Lage:

• personenbezogene Daten, die in Ihren Dokumenten enthalten sind und die mit diesen verarbeitet werden, zu finden und darauf zuzugreifen,
• personenbezogene Daten zu exportieren, zu korrigieren und zu löschen (um zum Beispiel den neuen Artikel zum „Recht auf Vergessenwerden“ einzuhalten) und
• sicherzustellen, dass persönliche Daten geschützt sind und nicht weiterverarbeitet werden können.