Die manuelle Bearbeitung einer Rechnung kostet schon in kleineren Unternehmen oder Büros einige Euro durch den notwendigen Personal- oder Zeitaufwand. In großen Unternehmen oder auch bei der öffentlichen Hand können die Kosten einer Bearbeitung von Hand pro Rechnung leicht einen höheren zweistelligen Eurobetrag erreichen. Durch lange Bearbeitungszeiten kommt vielfach noch eine entgangene Skontonutzung hinzu. Summiert durch Hunderte oder eher Tausende Rechnungen pro Jahr entsteht ein beachtlicher Kostenbetrag. Diese lässt sich erheblich reduzieren, wenn Sie Ihre Rechnungen digital bearbeiten.
Rechnungen digitalisieren mit DMS
Den Schlüssel für die digitale Bearbeitung von Rechnungen finden Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Nach dem Posteingang übernimmt es alle gewohnten Bearbeitungsschritte bis hin zur Rechnungsfreigabe. Erhalten Sie eine digitale Rechnung beginnt der Prozess unmittelbar. Die immer noch häufigen Papierrechnungen werden im Posteingang mit einem Scan dem DMS zugeführt. Dieser Arbeitsschritt entspricht vom Zeitaufwand in etwa dem für die Weitergabe im unternehmensinternen Verteiler. Ab diesem Zeitpunkt beschleunigt Rechnungsverarbeitung mit einem DMS jedoch jeden weiteren Schritt deutlich. Es entsteht ein durchgängiger effizienter Workflow bis hin zur Ablage oder Archivierung erledigter Rechnungen.
Automatisieren Sie alle Arbeitsschritte
Ein DMS legt zu jeder Rechnung einen Satz Metadaten an, der eine automatisierte Bearbeitung, Zuordnung und Weiterleitung ermöglicht. Stimmt die Summe der aufgeführten Positionen oder wurde die Umsatzsteuer richtig berechnet? Das und noch mehr kann die Software vollautomatisch prüfen. Bei Rechnungen mit Bestellbezug und Wareneingang erfolgt direkt ein Abgleich mit dem ERP-System Ihres Unternehmens. Die DMS-Lösungen unseres Partners DocuWare bietet Ihnen dazu Kompatibilität durch Schnittstellen zu allen gängigen Systemen. Weiterhin unterstützt es die direkte Bearbeitung in über 500 weiteren Softwareapplikationen für das Office oder den Unternehmenseinsatz in zahlreichen Branchen. Am Ende kann ein DMS eine Rechnung sogar vollständig automatisiert bis zur Freigabe verarbeiten, wenn Sie sich das wünschen.
Immer sicher und zuverlässig
Um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben müssen Sie sich bei der Rechnungsverarbeitung mit einem DMS keine Gedanken machen. Bearbeitung wie die Archivierung erfolgen gesetzeskonform und revisionssicher. Sie können DMS und Archiv in Ihrer bestehenden IT-Landschaft implementieren oder Sie setzen auf eine schnelle, sichere Cloudlösung. In diesem Fall entfällt jeder Aufwand für neue Hardware oder Installation und Pflege des Systems. Lokal wie in der Cloud bleibt dann keine Rechnung mehr liegen, weil etwa die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter erkrankt sind, die die Rechnung gerade bearbeiten sollten. Mögliche Zusatzkosten wie Mahngebühren oder Säumniszuschläge gehören damit der Vergangenheit an. Ganz im Gegenteil profitieren Sie durchgängig von Skontoabzügen durch rechtzeitige Zahlungen.
Rechnungen digital bearbeiten: Eine Investition, die sich schnell auszahlt
Die Kosten für ein DMS hängen von der gewünschten Installationsart, der Zahl der Nutzerinnen und Nutzer oder auch dem Speicherplatz bei einer Cloudlösung ab. Hinzu kommen eventuell einige Spezialmodule oder individuelle Anpassungen. Kosten für die manuelle Rechnungsbearbeitung übersteigen die für die Investition in ein DMS jedoch schnell. In der Regel rechnet sich der Umstieg auf ein DMS schon nach wenigen Monaten. Obendrein gehen Sie damit einen großen Schritt bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens. Sie arbeiten dann nicht nur effizienter, sondern ebenso zukunftssicherer und sind dem Wettbewerb von morgen gewachsen. Lassen Sie sich doch hier gleich unverbindlich beraten!