Auf den ersten Blick gleicht ZUGFeRD einem klassischen PDF-Dokument, aber unter der Oberfläche verbirgt sich eine moderne E-Rechnung. ZUGFeRD ist eines der Formate, mit dem spätestens im Rahmen der neuen E-Rechnungspflicht in Buchhaltung oder Rechnungswesen eine neue Ära eingeläutet wird. Dabei ist das Format in den zeitlichen Maßstäben der Digitalisierung längst ein alter Hut. Schon vor über zehn Jahren wurde die erste Version des Rechnungsstandards veröffentlicht.
ZUGFeRD kurz erklärt
Die einprägsame Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, eine Kooperation verschiedener Ministerien, Unternehmen und Wirtschaftsverbände. Sie setzen sich einst das Ziel des Aufbaus eines effizienten, kostengünstigen elektronischen Rechnungsaustausches. Einige Versionen, Erweiterungen und Verbesserungen später ist daraus ein verbreiteter Standard für E-Rechnungen gewachsen.
Zwei Komponenten
Eine ZUGFeRD-Rechnung oder besteht aus zwei Teilen: eine maschinenlesbare Datei im XML-Format und eine für Menschen leicht lesbare Version im PDF/A-3-Format. Im XML-Teil liegen alle relevanten Rechnungsdaten in strukturierter Form gemäß der Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen und den Rechnungsaustausch innerhalb der EU. Normalerweise bräuchten Sie ein Tool, um die XML-Daten bequem lesbar zu machen. ZUGFeRD ersetzt diesen Helfer und macht die Rechnung für Sie direkt lesbar – wie ein klassisches PDF; aber mit dem XML-Extra für eine effiziente Prozessautomatisierung.
Die Vereinigung beider Teile ist die erste Anforderung an eine ZUGFeRD-Rechnung. Weiter müssen in beiden Komponenten diese Pflichtangaben vorhanden sein:
- Daten zum Rechnungsempfänger wie Name oder Anschrift oder eine Leitweg-ID für Kunden der öffentlichen Hand
- Daten des Erstellers der Rechnung; wieder Anschrift, Name und weitere Kontaktdaten sowie die Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsdetails: Nummer, Datum, Rechnungspositionen, Summe und Umsatzsteuer mit Steuersatz
- Zahlungsangaben wie Bankverbindung, Rabatte und mehr
Außerdem muss der XML-Teil validierbar sein. Es braucht einen Änderungsschutz beziehungsweise eine nachvollziehbare Dokumentation von Bearbeitungen und die langfristige Archivierung oder Lesbarkeit muss gewährleistet sein. Darum müssen Sie sich jedoch nicht selbst kümmern. Die Forderungen sind bereits im Standard implementiert.
Wer braucht ZUGFeRD?
Die kurze Beschreibung zeigt es Ihnen bereits: ZUGFeRD bildet eine Vereinigung des klassischen Rechnungswesen mit Dokumenten- oder Papierrechnungen und der Zukunft von E-Rechnungen und digitaler Buchhaltung. ZUGFeRD eignet sich ideal für alle, die noch mitten im Prozess der Digitalisierung stecken oder im Rechnungswesen noch häufig manuell arbeiten. ZUGFeRD zeigt weiter eine Lösung für kleine Unternehmen und Büros, für die vollständige E-Rechnungslösungen einen hohen Aufwand bedeuten würden, die aber trotzdem den neuen gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen nachkommen müssen. Selbst grenzüberschreitende Transaktionen sind damit möglich, da ZUGFeRD Kompatibilität für den EU-Standard Factur-X besitzt.
Vorteile von ZUGFeRD
Mit ZUGFeRD erfüllen Sie nicht einfach nur die neuen Anforderungen von Gesetzgebung oder Wettbewerb. Sie profitieren gleichzeitig von allen Vorteilen der Digitalisierung mit E-Rechnungen:
- Effizienz durch schnelle, fehlerfreie Rechnungsverarbeitung
- Zeitgewinn und Kosteneinsparungen durch den Abbau aufwendiger manueller Arbeitsprozesse
- Flexibilität in Ihren Prozessen – schnell & automatisiert oder wie gehabt manuell
- einfache Integration der XML-Bausteine in bestehende Softwareanwendungen
- rechtskonform mit der Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen in Deutschland und der EU
- zukunftssicher durch kontinuierliche Weiterentwicklung
- mehr Nachhaltigkeit durch die Senkung Ihres Papierverbrauchs oder Ihrer Druck- und Portokosen
- verbessertes Dokumentenmanagement mit automatisierten Workflows oder Analyse-Optionen
Sie haben noch Fragen oder möchten Ihre individuellen Möglichkeiten mit ZUGFeRD kennenlernen? Dann sprechen Sie gleich mit uns: +49 69 348687190