Bei der Arbeit an Dokumenten oder Projekten ist es unverzichtbar, immer wieder einen Einblick in den aktuellen Bearbeitungsstand zu erhalten. Diese Information wird regelmäßig intern wie extern gegenüber Kunden oder Partnern benötigt. Manuelle Bearbeitungsprozesse liefern dazu nur umständlich und mit erhöhtem Zeitaufwand Konkretes. Digitalisiertes Dokumentenmanagement mit Versionsverwaltung vereinfacht jede Nachfrage um ein Vielfaches und schützt Daten zuverlässig.
So geht Versionsverwaltung
Dokumentenmanagement mit KI bietet viele Vorteile. Ein wesentlicher Pluspunkt von DMS für KMU, kleine Büros und andere entsteht durch die integrierte Versionsverwaltung dieser Systeme. Dokumente liegen hier in einem zentralen Speicherplatz, sind berechtigten Benutzerinnen und Benutzern jederzeit und von überall aus zugänglich und werden immer rechtssicher aufbewahrt. Greift jemand auf sie zu, hält das DMS mit der Versionsverwaltung jeden Zugriff mit einem Benutzer- und Zeitstempel sowie allen vorgenommen Aktionen fest. Dadurch wird jede Bearbeitung und jeder Dokumentenaufruf auf einen Blick nachvollziehbar. Genauso lässt sich ein Dokument schnell in einen früheren Bearbeitungsstand zurückversetzen beziehungsweise in der Fassung zu einem früheren Zeitpunkt wiederherstellen.
Deswegen brauchen Sie eine gute Versionsverwaltung Ihrer Dokumente
Bei einer manuellen Bearbeitung von Dokumenten in Papierform werden typischerweise Bearbeitungsvermerke angebracht. Dabei stellt sich eher die Frage, wer genau gerade ein konkretes Dokument bearbeitet. In den letzten Jahren und Jahrzehnten wurden anstelle von Papierdokumenten jedoch zunehmend elektronische Dokumente wie digitalisierte Rechnungen zum Arbeitsalltag. Hier bietet Standardsoftware wie Word zwar eine Bearbeitungsnachverfolgung, aber diese muss erst einmal aktiviert werden und die Bearbeitung durch mehrere Personen erscheint schnell unübersichtlich. Ein DMS erledigt das automatisch und besser nachvollziehbar. Mit einem DMS muss ein Dokument auch nicht mehr in verschiedenen Versionsbezeichnungen abgespeichert werden, die in einem Team mit häufigen Zugriffen und Bearbeitungen ebenso schnell an Transparenz verlieren. Das Dokument behält mit einer Versionsverwaltung immer seinen eindeutigen Namen und jede Veränderung oder Bearbeitung legt das DMS separat in einer Versionshistorie ab. Alle Nutzerinnen und Nutzer können die gesamte Historie eines Dokuments jederzeit kurz nachvollziehen.
So steigert die Versionsverwaltung von Dokumenten die Arbeitseffizienz
- automatische Versionierung ersetzt umständliche, fehlerhafte manuelle Bearbeitung
- schnellere Dokumentensuche inklusive Informationen zu allen Vorversionen in den Ergebnissen
- Transparenz zu allen Änderungen an einem Dokument
- verbesserte Zusammenarbeit an Dokumenten ohne Konflikte oder Datenverlust
- maximale Datenintegrität und Dokumentenschutz durch Prüfmöglichkeit von Änderungen, Wiederherstellungsoption für ältere Versionen oder Sicherung gegen unbefugte Veränderungen eines Dokuments
- detaillierte Rechteverwaltung
- Compliance durch revisionssichere Protokollierung aller Änderungen
- automatische Datensicherung zum Schutz der Kontinuität aller Geschäftsprozesse
Was ist eigentlich mit meinen Dokumenten passiert? Die Versionsverwaltung eines DMS mit automatischer Versionierung gibt jederzeit eine klare Antwort auf diese Frage. Das Prinzip dahinter funktioniert so einfach wie effizient und sicher. Öffnet jemand ein Dokument zur Bearbeitung, wird dieses für alle anderen im digitalen Dokumentenarchiv gesperrt. Nach der Bearbeitung speichern Mitarbeitende das Dokument wie gewohnt ab und im Hintergrund erhält es automatisiert eine fortlaufende neue Versionsnummer. Mit Abschluss des Speichervorgangs steht es dann auch wieder allen anderen zur Verfügung. Standardmäßig zeigt das DMS dann die jüngste Fassung – ältere Versionen sind parallel über die Dokumentenhistorie abrufbar. Auf Wunsch informiert das DMS auch ausgewählte Personen zu allen Änderungen an bestimmten Dokumenten für eine Überprüfung oder lediglich zur Kenntnisnahme.
Zusammengefasst: Die Versionsverwaltung leistet einen wichtigen Beitrag zur Effizienz und Transparenz eines digitalen Dokumentenmanagements und garantiert zuletzt Compliance sowie Datensicherheit.