Sie sind die Grundlage der gesamten Wirtschaft: Verträge – mit Kunden, Lieferanten oder Partnern. Dementsprechend erfordern sie viel Aufmerksamkeit und ein kontinuierliches Vertragsmanagement. Alternativ spricht man dabei vom Contract Lifecycle Management, kurz CLM. Hier lesen Sie, wie Sie diese wichtige Aufgabe effizient und zuverlässig meistern.
CLM: Contract Lifecycle Management kurz erklärt
Der Begriff des Vertragsmanagements erfasst die tatsächlich damit verbundenen Punkte und Arbeitsvorgänge nur unscharf. Diese beginnen bereits mit der Anbahnung von Verträgen, der Dokumentation solcher Gespräche und Verhandlungen, und enden irgendwann mit Vertragsverlängerungen oder der Archivierung von Verträgen. Regelmäßig ist dabei mehr als eine Stelle oder Abteilung involviert. Umso wichtiger wird es, alle Beteiligten und ihre Tätigkeiten mit den Verträgen systematisch zu koordinieren – durch ein einheitliches Contract Lifecycle Management.
Mehr zu den Phasen des Lebenszyklus eines Vertrags
- Der Zyklus beginnt mit der Anbahnung, Konzeption und Verhandlung von Verträgen.
- Im zweiten Schritt erfolgt die Erstellung eines ersten Vertragsentwurfs, der meist noch einmal verhandelt und angepasst oder ergänzt wird, bis die Vertragsparteien mit allen Modalitäten einverstanden sind.
- Der dritte Schritt beinhaltet die interne Prüfung und Freigabe der Verträge.
- Anschließend folgt die Vertragsunterzeichnung – klassisch mit einer Unterschrift per Hand oder heute auch immer häufiger mit einer digitalen Signatur.
- Daraufhin beginnt die Phase der Leistungserfüllung, die sich gemäß Vertragslaufzeit über einige Jahre erstrecken kann.
- Danach gibt es zwei Möglichkeiten: Ein Vertrag soll verlängert werden und genauso verlängert sich sein Lebenszyklus beziehungsweise beginnt mit neuen Vertragsverhandlungen und Entwürfen von vorn.
- Oder aber der Vertrag endet ohne Verlängerung und das Dokument kommt zur Archivierung, bei der dann etwa gesetzliche Aufbewahrungspflichten eingehalten werden müssen.
Warum ist es so wichtig, jede einzelne Phase in diesem Lebenszyklus zu kontrollieren und zu steuern?
Die Bedeutung des Contract Lifecycle Managements
Verträge und ihr Handling sind essenziell für den Bestand einer Unternehmung. Von ihnen und dem Umgang mit ihnen hängen die Finanzen wie das Image des Unternehmens ab. Werden außerdem im Umgang mit den Verträgen gesetzliche Vorgaben oder Complianceregeln nicht eingehalten, drohen empfindliche Strafen. Es ist die Aufgabe des CLM, solche negativen Folgen durch ein systematisches Vertragsmanagement von Anfang bis Ende zu verhindern.
Contract Lifecycle Management schafft darüber hinaus diese Vorteile:
- hohe Effizienz bei der Vorbereitung, Betreuung und Verwaltung von Verträgen
- Kostensenkungen beim Management von Verträgen oder weitere Einsparungen wie durch die Vereinbarung vorteilhafterer Vertragskonditionen
- mehr Transparenz durch CLM auf digitaler Basis
- verringertes Fehlerrisiko bei der Einhaltung von Vertragsbedingungen oder Fristen
- allgemeine Risikokontrolle und eine verbesserte strategische Entscheidungsgrundlage aufgrund laufender Einblicke und Kontrollmöglichkeiten für alle Verträge eines Unternehmens
CLM digital
Digitalisierung hat die Möglichkeiten des Vertragsmanagements auf ein neues Level gehoben. Tools und Softwaresysteme wie die unseres Partners DocuWare entlasten bei allen manuellen Tätigkeiten, schützen vor Bearbeitungsfehlern, gewährleisten die Einhaltung aller Vorgaben und schaffen eine bisher unmögliche Transparenz zu jedem Zeitpunkt eines Vertragslebenszyklus.
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