Elektronische Unterschriften oder digitale Signaturen konnten sich spätestens in der Coronazeit fest im Wirtschaftsverkehr oder auch im B2C-Geschäft etablieren. Ihre Vorteile sind vielschichtig, aber eine Reihe von Entscheiderinnen oder Entscheidern haben genauso noch Bedenken, E-Signaturen zu nutzen. Diese drehen sich vor allem um eine Frage: Wie sicher oder rechtssicher sind elektronische Signaturen? Hier erhalten Sie dazu Antworten.
Rechtliche Rahmenbedingungen digitaler Signaturen
Seit beinahe zehn Jahren gilt auf europäischer Ebene bereits die eIDAS-Verordnung für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Die Verordnung aus dem Jahr 2014 reguliert elektronische Signaturen, damit verbundene digitale Siegel oder auch Webseitenzertifikate und schafft einheitliche Regeln für digitale Unterschriften im EU-Raum. Sie erweitert das im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelte Vertragsrecht, wo durch Ergänzungen die elektronische Unterschrift der händischen Signatur mittlerweile gleichgesetzt wurde, falls nicht Ausnahmen im Weg stehen. Diese Ausnahmen betreffen zum Beispiel Erb- oder Grundstückskaufverträge, Arbeitszeugnisse, Bürgschaftserklärungen oder die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. Bei allen anderen Erfordernissen an Schriftform und Unterschrift wird Zeitenwende im BGB in §126a Abs. 1 deutlich:
„Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller … das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen.“
Und in §126a Abs. 2 heißt es weiter:
„Bei einem Vertrag müssen die Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument … elektronisch signieren.“
Die qualifizierte elektronische Signatur und andere digitale Unterschriften
Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen:
- einfache elektronische Signaturen (EES)
- fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und
- qualifizierte elektronische Signaturen (QES)
Eine einfache Signatur verbindet keine Identifizierung der Unterzeichner. Sie unterliegt auch keinerlei gesetzlichen Regulierungen und kann sogar von Ihnen als digitale Unterschrift selbst erstellt werden. Allerdings fehlen ihr oder der unterschriebenen Datei Sicherheitsmerkmale wie eine zertifizierte Verschlüsselung. Ein derart unterschriebenes Dokument ist vergleichbar mit einer gewöhnlichen E-Mail oder Postkarte – für jeden einsehbar und veränderbar. Deswegen spielen EES im Geschäftsverkehr praktisch keine Rolle. In Streitfällen unterliegen EES der freien richterlichen Beweiswürdigung und bieten damit auch nur bedingte Rechtssicherheit.
Die Sicherheit von fortgeschrittenen elektronischen Signaturen fällt höher und vielschichtiger aus. Vollständige Rechtssicherheit und Manipulationsschutz erhalten Sie aber nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES):
- Unterzeichnende werden eindeutig identifiziert – zum Beispiel per Videoident.
- Es erfolgt eine sichere Authentifizierung mit Zwei-Faktor-Verfahren.
- Ein allgemeingültiges Zertifikat bescheinigt zusätzlich die Integrität eines Dokuments mit QES.
Weitere digitale Signaturen für Ihr Unternehmen
Eine einzige Form der E-Signatur passt nicht unbedingt zu allen Vertragsangelegenheiten Ihres Unternehmens oder denen verschiedener Branchen. Deswegen hat unser Partner Validated ID eine universelle Palette sicherer digitaler Unterschriftlösungen entwickelt:
- biometrische Signaturen für Unterschriften im Rahmen persönlicher Kontakte
- Remote-Signaturen für alle Geschäftsabschlüsse und andere Vorgänge über beliebige Distanzen
- Zentralisierte Signaturen, um beispielsweise in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gleich mehrere Unterlagen digital zu unterzeichnen
- andere Lösungen wie E-Delivery als einfacher, preiswerter Ersatz für Einschreiben oder Fax
Neben zentralisierten Signaturen lassen sich auch alle anderen digitalen Unterschriften ganz einfach direkt in viele Anwendungsumgebungen und Software integrieren. Gern zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen näher & individuell – Ihr docu-fix-Team.