Wenn ab dem 01. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht kommt, zählt sie zu den gängigen Standards bei der Rechnungsstellung im B2B-Bereich: die XRechnung. Manche von Ihnen kennen und nutzen Sie wahrscheinlich bereits. Alle anderen können das digitale Rechnungsformat hier näher kennenlernen.
Das ist die XRechnung
Die XRechnung basiert auf dem Datenaustauschstandard XML (Extensible Markup Language). In XML legen Sie hierarchisch strukturierte Daten in Form einer Textdatei ab, die sowohl Computer wie auch Menschen lesen können. Für Leserinnen oder Leser wirkt eine XML-Datei wie ein Programmcode oder wie der Quelltext einer Internetseite, aus deren HTML-Sprache der Standard XML hervorgegangen ist. Eine XRechnung kann alle 44 gesetzlichen Pflichtfelder einer Rechnung aufnehmen und weitere Daten in zusätzlichen Feldern speichern. Sie zählt neben dem anderen digitalen Rechnungsformat ZUGFeRD zu den Hauptrechnungsformen, die mit der kommenden E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr verbindlich werden. XRechnung wie auch ZUGFeRD lassen sich elektronisch verarbeiten und werden zur Grundlage eines automatisierten, digitalen Rechnungsmanagements. Beide Formate sind bereits seit Jahren im Einsatz. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern bildet die XRechnung sogar schon länger den Pflichtstandard. Um Reife und Sicherheit müssen Sie sich somit keine Gedanken machen.
Näheres zum Aufbau einer XRechnung
Der Standardumfang einer XRechnung enthält
- die Daten des Rechnungsempfängers wie Name, Adresse, weitere Kontaktinformationen sowie die sogenannte Leitweg-ID beim Versand an öffentliche Auftraggeber
- die Daten des Rechnungsstellers wieder mit Name, Adresse und vor allem der Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsdetails: Rechnungsnummer und -datum, Rechnungspositionen, den summierten Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer und Zahlungsbedingungen
- Bankverbindungsdaten oder andere Zahlungsweisen, das Zahlungsziel und eventuell geleistete Anzahlungen oder vereinbarte Rabatte
- Auftrags-, Bestell- oder Vertragsdaten und gegebenenfalls ergänzende Vereinbarungen
Empfang und Weiterverarbeitung von XRechnungen
Lösungen für die Verarbeitung von XRechnungen gibt es bereits. Nutzen Sie schon ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), ist die Grundlage zur automatischen Verarbeitung digitaler Rechnungen sogar direkt vorhanden. Beispielsweise mit einem Viewer macht das DMS eine XRechnung für Sie lesbar, archiviert Rechnungen in E-Mail-Anhängen automatisch und liest die Rechnungsdaten selbstständig aus. Diese Daten können Sie anschließend in weiteren Prozessen wie der Rechnungsprüfung bequem nutzen oder die Rechnungsprüfung digitalisieren. Der Umstieg auf XRechnungen und die E-Rechnungspflicht eröffnet damit den Einstieg in wichtige Digitalisierungsfortschritte für Ihr Unternehmen. Ein Wechsel zu E-Rechnungen und einem digitalisierten Rechnungswesen verschafft Ihnen viele Vorteile.
Die XRechnung und Ihre Vorteile
#1 Einhaltung kommender gesetzlicher Standards
Zur Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber müssen Sie schon länger XRechnungen nutzen. Auch wenn diese nicht zu Ihren Kunden zählen, müssen Sie von allen anderen Unternehmen ab dem 01. Januar 2025 digitale Rechnungen wie die XRechnung zumindest empfangen und verarbeiten können. Dies wird im Rahmen des Wachstumschancengesetzes vorgeschrieben – genauso wie der verpflichtende Versand eigener digitaler Rechnungen in der nahen Zukunft. Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die Erfüllung dieser Standards vor und lassen Sie sich unverbindlich zu XRechnungs-Lösungen für Ihr Unternehmen informieren.
#2 Senken Sie Kosten und Zeitaufwand
Die manuelle Bearbeitung von Papierrechnungen oder PDF-Rechnungsdokumenten nimmt viel Zeit in Anspruch und verursacht mit jeder Rechnung Kosten im zweistelligen Euro-Bereich für Personalaufwand, Printing oder Porto. Diese Kosten reduzieren Sie mit XRechnungen und einer digitalisierten Rechnungsverarbeitung um gut zwei Drittel. Die Digitalisierung und ihre schnellen Prozesse vermeiden außerdem Mahnungen oder ermöglichen die regelmäßige Nutzung von Skonti.
#3 Gehen Sie bei der Digitalisierung voran
Mit der Nutzung von XRechnungen und Lösungen für die elektronische Rechnungsbearbeitung machen Sie einen großen Digitalisierungsschritt. Darauf bauen Sie leicht weitere effizienzbringende Digitalisierungsprojekte auf und den digitalen Reifegrad Ihres Unternehmens immer mehr aus. Hier liegt eine große Chance, mit einfachen Mitteln Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die eigene Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu stärken.