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Wie Sie mit DMS Compliance-Anforderungen souverän erfüllen

Compliance-Anforderungen rund um Datensicherheit und Transparenz werden oft als Hindernis betrachtet. Dabei lassen sich mit deren konsequenter und strukturierter Einhaltung sowohl unangenehme rechtliche Konsequenzen vermeiden als auch geschäftliche Vorteile erzielen.

 

Compliance-Anforderungen werden immer umfangreicher und erfordern in Unternehmen aller Art zunehmend mehr Aufmerksamkeit. Sie wirken sich von Vorstandsetagen über Finanzinstitute, Personalabteilungen und Gesundheitsorganisationen bis hin zu Strafverfolgungsbehörden aus.

Strikte operative Standards hinsichtlich Dokumentensicherheit, Datenschutz, Richtlinien zur Aufbewahrung und Offenlegung von Informationen können unvorbereitete Teams und Unternehmen überfordern. Allerdings drohen bei Nichteinhaltung drohen schmerzhafte Strafen. Signifikante Bußgelder, langwierige Rechtsverfahren und erschwerte Öffentlichkeitsarbeit drohen, zur Regelmäßigkeit zu werden.

Wettbewerbsvorteil statt Belastung

 

 

Rechtliche Anforderungen müssen für Unternehmen nicht zwingend zum Hindernis werden. Entsprechend engagierte Führungsriegen erreichen sogar mehr Dynamik und Produktivität im Unternehmen, wenn sie ihr digitales Dokumenten-Management und die digitale Workflow-Automation im Einklang mit den besagten Anforderungen im Blick ausbauen.

Konsequemte Standards für Kontrolle, Informationstransparenz, Sicherheit und Datenschutz lassen der digitalen Transformation genügend Raum zur Entfaltung. Unternehmen können somit von den folgenden Vorzügen profitieren:

 

Datenintegrität

Das Einhalten von Compliance-Anforderungen gewährleistet ein hohes Maß an Datenintegrität. Sowohl durch administrative, als auch durch physische und technische Schutzmechanismen lässt sich sicherstellen, dass alle Daten vollständig und korrekt erfasst und weder verfälscht, noch beschädigt oder gelöscht werden.

Inhärente Produktivität

Berechtigte Nutzer müssen auf digitalisierte Informationen zugreifen können, ohne dass deren Offenlegung oder ein Datenverlust zu befürchten wären. Dadurch nämlich können Knowledge Worker Prozesse effizient, passgenau und korrekt ausführen. Gesteigerte Produktivität und Rentabilität sind das Ergebnis.

Kundenerlebnis

Eine umfassende Kombination aus Datensicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit von Informationen sorgt für ein rundum positives Kundenerlebnis. Ihnen bietet sich die Chance, die Erwartungen Ihrer Kunden noch zu übertreffen und ein enges Vertrauensverhältnis zu schaffen.

Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung der EU

Was Sie über die DSGVO wissen müssen:

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein europäisches Regelwerk zu Datenschutz und Data Governance. Sie richtet sich sowohl an alle europäischen Unternehmen und Behörden, als auch an jede weitere Organisation, die in Europa oder mit europäischen Kunden in Geschäftsverhältnissen steht. Die Verordnung sieht eine aktive Einwilligung des Kunden vor und spricht Rechte zu, mit denen er die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten kontrollieren kann. Die Nichteinhaltung der Verordnung kann massive Sanktionen mit sich bringen.

Strafandrohung bei Verstoß

Die Sanktionen bei Nichteinhaltung der DSGVO sind empfindlich hoch. Geldbußen bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des letzten Geschäftsjahres können verhängt werden, abhängig davon, welcher Betrag höher ist.

Ausdrückliches Einverständnis

Der Kunde muss sein ausdrückliches Einverständnis erteilen, sowohl bei der Datenerhebung als auch hinsichtlich des Verwendungszwecks. Zusätzlich muss der Verarbeitende das Einverständnis nachweisen können. Darüber hinaus kann das Einverständnis widerrufen werden.

DSGVO-Konformität auch außerhalb der EU

Alte Ausstiegsklauseln für außereuropäische Unternehmen haben keine Gültigkeit mehr. Lange Zeit beriefen sich viele Nicht-EU-Firmen auf das sogenannte Safe-Harbor-Abkommen. Der Europäische Gerichtshof hob die Safe-Harbor-Datenschutz-Grundsätze am 24. Oktober 2015 vollumfänglich auf.

Was sind personenbezogene Daten?

In der adäquaten Verwaltung unstrukturierter Informationen und Dokumente liegt der Weg zur Compliance. Nach der EU-Kommission sind personenbezogene Daten „alle Informationen, die sich auf eine Person beziehen, unabhängig davon, ob sie sich auf ihr privates, berufliches oder öffentliches Leben beziehen.“ Demnach sind Namen, Adressen, Fotos, E-Mail-Adressen, Kontodaten, Posts in sozialen Netzwerken, medizinische Informationen oder IP-Adressen als Daten in diesem Sinne zu werten.

Gültigkeit auch für physische Dokumente

Da die DSGVO für die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten gilt, hat sie auch für nichtautomatisierte Prozesse und physische Dokumente Relevanz. Sie gilt für alle Unterlagen, die Teil eines Ablagesystems sind. Mit anderen Worten: auch für Papierdokumente.

Haftungsketten

Werden personenbezogene Daten in Ihrem Namen von einem Cloud-Service-Provider oder einem Outsourcing-Dienstleister gespeichert und verarbeitet, sind Sie auch für die Data-Governance-Praktiken selbiger Dienstleister verantwortlich.

Mit docu-fix Lösungen die DSGVO-Vorgaben erfüllen:

 

Zur Erfüllung der  DSGVO-Vorgaben gilt es also, eine ganzheitliche und umfassende Strategie zu entwickeln. Sowohl das Dokumenten-Management als auch die Workflow-Automation spielen hierbei eminent wichtige Rollen.

docu-fix bietet Ihnen sowohl Dokumenten-Management- als auch Workflow-Systeme, die Ihnen in allen dokumentenbasierten Prozessen das Erfüllen der DSGVO wesentlich erleichtern.

Mit docu-fix haben Sie die Möglichkeit:

  • in Dokumenten enthaltene und verarbeitete personenbezogene Daten zu finden und auf diese zuzugreifen.
    personenbezogene Daten zu exportieren, zu korrigieren und zu löschen.
    den Schutz persönliche Daten vollumfänglich sicherzustellen
  • Rechtliche Anforderungen müssen für Unternehmen nicht zwingend als Hindernis wirken. Entsprechend engagierte Unternehmensleitungen erreichen sogar mehr Dynamik und Produktivität im Unternehmen, wenn sie ihr digitales Dokumenten-Management und die digitale Workflow-Automation im Einklang mit den relevanten Anforderungen gestalten und ausbauen
  • Standards für Kontrolle, Informationstransparenz, Sicherheit und Datenschutz lassen der digitalen Transformation genügend Raum zur Entfaltung. Unternehmen können somit von den folgenden Vorzügen profitieren

 

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