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So gelingt die digitale Archivierung in Ihrem Unternehmen

 Sichere und rechtskonforme Dokumentenarchivierung –
 in Unternehmen jeder Größe.

Die Vollständigkeit von Daten, Absicherung gegenüber Sicherheitslücken und die Einhaltung von Gesetzesvorgaben sind nur einige der wichtigen Aufgaben, die sich bei der Archivierung von Dokumenten und Daten stellen.

Mit den Lösungen von docu-fix zur digitalen Archivierung können Sie Sicherheit für Ihr Unternehmen schaffen und Abläufe wesentlich effizienter gestalten. Docu-fix arbeitet mit führenden Anbietern in den Bereichen der digitalen Dokumentenarchivierung und des digitalen Dokumentenmanagements zusammen. Somit sind unsere Experten stets in der Lage, Ihnen eine maßgeschneiderte Umsetzung anzubieten.

Sichere und rechtskonforme Dokumentenarchivierung in Unternehmen wird immer komplexer – docu-fix schafft Abhilfe

So bringen Sie Ihr Unternehmen mit den docu-fix Konzepten zur digitalen Archivierung voran!

Was bedeutet Dokumentenarchivierung für Unternehmen?

Dokumentenarchivierung bedeutet für Unternehmen die systematische und kontrollierte Speicherung von Daten und Dokumenten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und dient der Sicherung der Betriebsabläufe. Die elektronische Verarbeitung und Ablage gewinnt dabei zunehmende Bedeutung, da die Archivierung einerseits den gesetzlichen Anforderungen entsprechen muss und sie andererseits eine effiziente Verwaltung und einen effizienten Zugriff ermöglicht.

Herkömmliche Archivierungsmaßnahmen sind sehr ressourcenintensiv. Spezielle Systeme zur IT-basierten Dokumentenverwaltung, sogenannte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), bieten daher Unternehmen die Chance, Prozesse zu automatisieren, um damit Zeit und Geld zu sparen.

Welche Dokumente müssen verpflichtend archiviert werden?

Die Richtlinien der GoBD legen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen für Unternehmen fest. Die neue Fassung der GoBD definiert zudem die Regeln zur steuerrechtlichen Konformität elektronischer Dokumente im papierlosen Büro, womit der Grundstein für eine rechtskonforme digitale Archivierung gelegt ist.

Die Richtlinien der GoBD gelten für Unternehmen aller Größen, vom KMU bis hin zum Großkonzern sowie für Freiberufler.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass steuerrelevante Dokumente GoBD-konform archiviert werden müssen. Dazu zählen:

      • Jahresbilanzen
      • Bücher und Aufzeichnungen wie Grundbuch, Haupt- und Nebenbücher
      • Eröffnungsbilanzen
      • Buchungsbelege wie z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen
      • Geschäftsbriefe, also die schriftliche Korrespondenz zur Einleitung und Abwicklung sowie zum Abschluss oder Widerruf eines Geschäftsvorgangs
      • Inventarverzeichnisse
      • Lageberichte
      • Unterlagen nach Artikel 15, Abs. 1 und Artikel 163
      • Weitere steuerrelevante Dokumente, z.B. Personalunterlagen

      Die Aufbewahrungsfrist für archivierungspflichtigen Dokumente beträgt in der Regel zehn Jahre. Lieferscheine, Angebote mit Auftragsfolge, Frachtbriefe und Lohnlisten sind sechs Jahre lang aufzubewahren.

Welche Anforderungen gibt es an eine GoBD-konforme Archivierung?

Ordnungsmäßigkeit

Um Überblick und Orientierung für Betriebs- und Wirtschaftsprüfer zu sichern, ist eine bestimmte Ordnung einzuhalten. Dazu gehört insbesondere die Sortierung nach Datum, Namen, Adressen etc. Mit einem DMS definieren Sie sowohl die Struktur der Daten als auch die Regeln zur eindeutigen Zuordnung.

Nachvollziehbarkeit

Die Nachvollziehbarkeit der Archivierung muss gewährleistet sein, was bedeutet, dass keine Buchung ohne Beleg vorliegen darf. Durch den Einsatz eines DMS gestaltet sich die Suche nach einem entsprechenden Beleg viel effizienter und einfacher. Auch weitere verknüpfte Dokumente, wie etwa Lieferscheine, sind ohne weiteres schnell auffindbar.

Lückenlosigkeit

Die Daten müssen vollständig und lückenlos archiviert werden, woraus sich ein Prinzip der Zuordnung ergibt: Zum jedem Geschäftsvorfall gehört ein passender Beleg; Rechnungen benötigen etwa eine eindeutige Belegnummer. Auch Datum, Absender, Empfänger, die Mengenangabe und der Rechnungsbetrag zählen zu den Pflichtangaben.

Richtigkeit

Die Dokumentation der geschäftlichen Vorgänge muss wahrheitsgemäß sein. Die vorgeschriebenen Angaben des Weiteren vollständig sein. Hier kann ein DMS zu einer signifikanten Verbesserung der Abläufe beitragen, da der gesamte Vorgang erfasst und übersichtlich abgebildet wird.

Rechtzeitigkeit

Die GoBD regelt den Zeitraum, in dem Dokumente archiviert und verfügbar gemacht werden müssen: Zwischen Dokumenteneingang und Buchung und Archivierung dürfen nicht mehr als zehn Tage liegen. Bareinnahmen und Kassen müssen des Weiteren täglich gebucht werden. Ein digitales DMS kann diese Arbeiten bedeutend erleichtern und wichtige Ressourcen freisetzen.

Dokumentation

Eine GoBD-konforme Aufbewahrung bedarf einer Verfahrensdokumentation. Buchungsinhalte, Abläufe und Ergebnisse müssen dokumentiert und protokolliert werden:

  • Steuerrelevante Dokumente müssen in einem indexierten Ordnungssystem archiviert werden.
  • Dokumente, die in einem Datenverarbeitungssystem erzeugt wurden, sind, ebenso wie digitalisierte Handels- und Geschäftsbriefe, im Ursprungsformat aufzubewahren. Werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen in ein betriebseigenes Format konvertiert, unterliegen beide Versionen der Archivierungspflicht.
  • Verwendete Hardware-Komponenten sowie die eingesetzte Software müssen vor etwaigen Angriffen geschützt werden.
  • Lesbarkeit und Unveränderbarkeit müssen bei der digitalen Archivierung ebenso sichergestellt sein wie eine maschinelle Möglichkeit der Dokumentenauswertung.
  • Datenmodifizierungen bedürfen der Protokollierung. Eine Verkleinerung der Datenmengen ist ausgeschlossen.
  • Eine Vernichtung papierbasierter Dokumente nach deren Digitalisierung setzt eine ordnungsgemäße, gesetzeskonforme elektronische Archivierung voraus.

Warum Dokumentensicherheit so wichtig ist

Der Schutz Ihrer Dokumente vor Zerstörung, Diebstahl und Verlust ist essenziell und für Ihr Unternehmen überlebenswichtig.

Dokumente sind ein wesentlicher Teil aller Geschäftsprozesse. Ihr Verlust oder ihre Nichtverfügbarkeit können zu massiven Einschränkungen führen und Ihr Geschäft empfindlich gefährden.

Mit den Konzepten und Lösungen von docu-fix können Sie diesen Einschränkungen entgegenwirken und ein sicheres und effizientes Management Ihrer Dokumente und Geschäftsprozesse aufbauen.

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