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Digital Workplace – der Arbeitsplatz der Zukunft

Der digitale Arbeitsplatz ist besonders flexibel, sicher und mitarbeiterfreundlich

Mit fortschreitender Digitalisierung der Arbeitswelt verändert sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, sowohl schnell als auch grundlegend. Unternehmen nutzen verstärkt digitale Plattformen, auf die sie flexibel und ortsunabhängig zugreifen können. Unter einem funktionstüchtigen Digital Workplace ist allerdings nicht die lose Aneinanderreihung mehrerer solcher Tools zu verstehen. Um wirklich von einem Digital Workplace profitieren und messbar bessere Ergebnisse erzielen zu können, muss dieser systematisch strukturiert und implementiert werden. Dies beginnt mit dem Verständnis vom Konzept des Digital Workplace selbst.

Was ist ein Digital Workplace?

Wird das Thema Digitalisierung angesprochen, fällt dabei inzwischen vermehrt der Begriff des Digital Workplace. Was ist damit genau gemeint? Ein digitaler Arbeitsplatz ist grundsätzlich eine cloudbasierte Arbeitsplattform, mit der Unternehmen ihren kompletten Workflow in den virtuellen Raum verlagern.
Der Digital Workplace umfasst alle Anwendungen, Daten, Tools und Funktionen, die Ihre Mitarbeiter für die Arbeit benötigen. Alle Funktionen sind miteinander verknüpft und arbeiten nahtlos zusammen. Die Arbeitnehmer können über ihre jeweiligen Endgeräte auf diese Funktionen zugreifen. Die Konsequenz daraus ist ein papierloses Büro, das orts- und zeitflexibel einsetzbar ist.

Was sind die Vorteile eines Digital Workplace?

Egal, ob Teammitglieder in verschiedenen Städten, im gleichen Büro oder im Homeoffice arbeiten – mit einem digitalen Arbeitsplatz funktionieren alle Prozesse immer so, als säße man sich direkt gegenüber. Das ist der entscheidendste Vorteil des Digital Workplace.

Außerdem wollen Mitarbeiter künftig flexibel und einschränkungsfrei zwischen Büro und Homeoffice wechseln. Das Konzept des Digital Workplace ist also ein wichtiges Element, um das Arbeitsklima und somit auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Ein perfekt eingerichteter Digital Workplace bietet Unternehmen insbesondere hinsichtlich der Prozessoptimierung erhebliche Vorteile:

  • Einfacherer Zugang zu Informationen: Ein Digital Workplace löst innerhalb der IT-Infrastruktur eines Unternehmens kleinteilige Einzellösungen ab, die oft nicht miteinander harmonieren. Da bei Letzteren ein automatisierter Datenaustausch fehlt, müssen Informationen oft umständlich und zeitaufwändig von einem System ins andere kopiert werden. Derartige Schritte lassen sich durch den Digital Workplace vollständig überbrücken.
  • Automatisierung: Mit einem Digital Workplace lassen sich simple, repetitive Prozesse automatisieren. Dies hilft Arbeitnehmern, sich besser auf die komplexeren Aufgaben ihres Jobs zu konzentrieren.
  • Sicherheit und Datenschutz: Damit auf einzelne Systembereiche nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff erhalten, können individuelle Nutzerrechte eingerichtet werden. Daraus ergibt sich der entscheidende Vorteil des papierlosen Büros: Der Zugang zu einer Papierakte lässt sich nicht hinreichend beschränken. Der Umgang mit physischen Akten erfolgt oft bedenkenlos, was später zu datenschutzrechtlichen Problemen führen kann.
  • Besserer Informationsaustausch zwischen den Beteiligten: In den Digital Workplace integrierte Social-Media-Elemente verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit im virtuellen Raum. Mitarbeiter können sich per Knopfdruck kurzfristig zusammenschalten und sich so angenehm und unkompliziert austauschen.
  • Höhere Transparenz: Ein Digital Workplace schafft eine übersichtlichere und transparentere Arbeitsumgebung, in der alle Teammitglieder jederzeit den Status ihres Projekts verfolgen können. Teamleiter können Aufgaben zuweisen und Fristen festlegen. Auch Freigabeprozesse sind unkompliziert steuerbar, so können unter anderem überflüssige Meetings oder Absprachen vermieden werden.
  • Geringere IT-Kosten: Wenn Unternehmen ihren Digital Workplace über eine Cloud-Software steuern, reduzieren sie außerdem ihre IT-Kosten: Aufgaben wie Anwendersupport, Programmierung oder IT Security können kostengünstig vom Software-Anbieter übernommen werden. Auch Upgrades werden automatisch aufgespielt, sodass Anwender immer über die neueste Version ihres Systems verfügen.

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