docu-fix
Ihr Service für Digitalisierungen in Offenbach und Umgebung
Dokumente digitalisieren Offenbach: Das hat ganz klare Vorteile für jedes Unternehmen
Schon eine ganze Reihe von Unternehmen – kleine wie große – arbeitet heute mit gescannten oder digitalisierten Dokumenten und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Aktenschränke und ganze Aktenräume werden dadurch immer seltener. Hier zeigt sich dann schon der erste große Pluspunkt, wenn Sie auf digitale Unterlagen statt auf das Abheften von Papieren setzen.
Vorteil #1: Sparen Sie Platz
Buchungsbelege, Geschäftsbriefe und vieles mehr: Allein durch gesetzliche Bestimmungen sind Unternehmen verpflichtet, eine Vielzahl von Dokumenten bis zu zehn Jahre aufzubewahren. Oft kommen noch viele weitere interne Unterlagen hinzu. Schnell füllen diese ganzen Dokumente nicht nur ein paar Regale oder Schränke, sondern ganze Räume. Scannen und digitalisieren Sie Ihr ganzes Dokumentenarchiv, passen die Dateien zu den gesamten Unterlagen oftmals bereits auf einen einzigen Datenträger wie eine Festplatte mit entsprechender Speicherkapazität. Für die Sicherheit all Ihrer digitalisierten Unterlagen brauchen Sie dann nur noch einen zweiten Datenträger für ein Backup. Alternativ bekommen Sie mit Cloud-Lösungen überall Zugriff auf Ihre digitalisierten Dokumente.
Durch diese Platzersparnis können Sie Mieten sparen oder neue, zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten für Ihre Räume.
Ein papierloses Büro zählt schon länger zu den Visionen oder Zielen für eine effiziente, moderne Arbeitsplatzgestaltung. Mit digitalisierten Unterlagen sind Sie auf dem besten Weg dahin. In allen Büroräumen entsteht dabei mehr Platz, aber vor allem sparen Sie Zeit und Kosten: lochen, einsortieren, abheften und irgendwann ausheften, suchen und das ganze teure Büromaterial dafür fallen in einem papierlosen Büro vollständig weg. Anschließend arbeiten Sie oder Ihre Mitarbeiter papierlos viel effizienter.
Dokumente scannen Offenbach – Vorteil #2: Sparen Sie Zeit
Die Mitarbeiter in den Büros aller Branchen, die mit Unterlagen in Papierform arbeiten, verbringen durchschnittlich bis zu 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten. Ohne eine besondere Organisation kann aber auch die Suche nach Dateien einige Zeit kosten. Denken Sie hier nur an die Suche nach bestimmten E-Mail-Anhängen im Postfach oder selten benutzten digitalen Dokumenten, die in den Tiefen der Verzeichnisse Ihres Computers abgelegt sind. Immerhin erhalten Sie hier durch verschiedene Suchfunktionen bereits erste Hilfe und finden in aller Regel schneller das Gesuchte als bei Dokumenten in Papierform.
Noch effektiver arbeiten Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem und einer professionellen Digitalisierung Ihrer Dokumente. Dann werden die Unterlagen beim Scannen mit einer Volltexterkennung analysiert und gleich indexiert. Jedes digitalisierte Dokument erhält damit nicht nur einen Dateinamen, sondern gleichzeitig eine Reihe individuell wählbarer Schlagworte. Die Benutzung einer Suchmaschine wie Google gibt Ihnen einen guten Eindruck, wie komfortabel und praktisch das Ergebnis dieser professionellen Digitalisierung bei der weiteren Nutzung ausfällt.
Suchen Sie später nach einer bestimmten Unterlage, geben Sie jetzt ein Schlagwort oder einen Suchbegriff in das DMS ein und erhalten sofort eine Ergebnisliste mit den passenden Dokumenten – ganz wie bei Google. Das ergibt im Arbeitsalltag bei jedem einzelnen Zugriff bereits eine merkliche Zeitersparnis, die sich im Laufe eines Jahres sogar zu vielen Arbeitsstunden summiert. Ihre Mitarbeiter bekommen so erheblich mehr Zeit für andere Aufgaben und Tätigkeiten.
Dokumente digitalisieren Offenbach: Selbst scannen oder docu-fix Service nutzen?
Ein Scanner ist in vielen Unternehmen bereits vorhanden. Doch für die Digitalisierung großer Aktenberge genügen diese Geräte nicht. Hier sind spezielle Profi-Scanner gefragt. Spezialgeräte benötigen Sie auch, um besonders große Dokumente wie Pläne zu digitalisieren oder für außergewöhnliche Unterlagen wie zum Beispiel Röntgenbilder in einer Arztpraxis. Hochwertige Scan-Ergebnisse erfordern zudem Spezialsoftware und am Ende auch einiges Know-how bei den Anwendern. Es reicht also nicht aus, einfach Auszubildende oder Hilfskräfte an den Büroscanner zu setzen. Das dauert zu lange und vor allem lassen die Digitalisierungsergebnisse zu wünschen übrig.
Nutzen Sie besser einen professionellen Service zum Dokumente digitalisieren. Dann müssen Sie sich über all das oder zusätzliche Investitionen in Hard- und Software keinerlei Gedanken machen.
Vorteil #3: GoBD und andere Vorschriften einfach einhalten
Zur Digitalisierung steuerrelevanter Unterlagen gibt es mittlerweile genauso angepasste Vorschriften wie zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung in digitalisierter Form. Unser professioneller Digitalisierungsservice zum Dokumente Digitalisieren Frankfurt oder zum Dokumente Scannen Offenbach liefert Ihnen Belege, Rechnungen oder andere relevante Unterlagen in passender Form. So können Sie die Digitaldokumente rechtssicher in Ihr DMS einpflegen oder anderweitig revisionssicher archivieren.
Vorteil #4: Datenschutz inklusive
Das Thema Datenschutz betrifft ein Unternehmen heute in fast allen Bereichen bis hin zur Aufbewahrung von Unterlagen. Bei einer physikalischen Aufbewahrung gestalten sich Datenschutz oder andere interne Zugangsbeschränkungen meist aufwendig. Liegt alles in digitaler Form vor, verwalten Sie elektronische Benutzer- oder Zugriffsrechte wesentlich einfacher. So erreichen Sie schnell Datensicherheit und gewährleisten ohne großen Aufwand weiter den Datenschutz beispielsweise nach den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Dokumente scannen Offenbach: Zertifizierte Sicherheit und Datenschutz garantiert
Für unseren Digitalisierungsservice kommen wir zu Ihnen in Ihr Unternehmen oder docu-fix holt alle Unterlagen zum Dokumente scannen in der Rhein-Main-Region ab. In beiden Fällen können Sie sich voll und ganz auf die Sicherheit und den durchgängigen Schutz Ihrer Unterlagen verlassen. Jeder unserer Arbeitsschritte erfüllt höchste Ansprüche bei der Datensicherheit und erfolgt ebenso streng nach den Vorgaben der DSGVO.
Vorteil #5: Starten Sie in die Digitalisierung
Mit dem Scannen oder Digitalisieren Ihrer Dokumente machen Sie den ersten Schritt in die Digitalisierung Ihres Unternehmens. Die Einrichtung und Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems markieren dann bereits den zweiten und dritten Schritt, mit denen Sie unmittelbar von den Möglichkeiten einer digitalen Transformation profitieren. Alle Ihre Dokumente stehen nun in Echtzeit jedem Mitarbeiter, praktisch überall und binnen Sekunden zur Verfügung und können nahtlos in anderen digitalen Anwendungen oder Prozessen genutzt werden.
So verbessern Sie unzählige gewohnte Arbeitsabläufe und eröffnen sich viele Möglichkeiten für neue effiziente Workflows – zum Beispiel, wenn mehrere Mitarbeiter parallel an einem digitalen Dokument arbeiten. Wieder sparen Sie viel Zeit und Kosten in Ihrem Unternehmen. Die einmalige Investition in die professionelle Digitalisierung Ihrer Dokumente zahlt sich dadurch schnell aus.
Zusammengefasst: Mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente investieren Sie in die Zukunft Ihres Unternehmens
Digitalisierung macht die zentrale Weiche aus, die Sie für die Zukunft Ihres Unternehmens stellen können. Mit ihr eröffnen sich Ihnen zunächst Effizienz- sowie Kostenvorteile und anschließend neue Möglichkeiten für Ihr Geschäft. Dokumente digitalisieren: Das ist nur ein Schritt auf diesem Weg – aber ein wichtiger. Lassen Sie sich dabei von einem professionellen Partner unterstützen: docu-fix. Jetzt Angebot anfragen.
Die docu-fix Vorteile auf einen Blick
Unsichtbar
Profi-Scan-Service von docu-fix
Sie profitieren schnell und umfassend vom effizienten docu-fix Scan-Service. Für Sie verarbeiten wir auch große Mengen schnell und kostengünstig; unser professionelles Team erledigt die vielfältigsten Scanleistungen zuverlässig und mit größter Sorgfalt. Ihr eigener Personalaufwand wird dabei besonders wirtschaftlich minimiert.
Durch die Digitalisierung schaffen Sie für Ihr Unternehmen folgende Nutzen:
- Einfache Vervielfältigung und Bearbeitung von Dokumenten
- Dokument scannen und sofortige Einbindung in digitale Prozesse
- Schnellere Verarbeitung der digitalen Daten
Mit Hilfe von Dokumenteneinzugs-, Flachbett- und Großformatscannern können aus jeder Art von Papierdokumenten z.B. PDF-, JPEG- oder TIFF-Dateien erzeugt werden – ganz nach Ihrem Bedarf und auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmt.
docu-fix ist Ihr kompetenter und zuverlässiger Partner für Scan- und Digitalisierungsprojekte jeder Art. Das Scannen von Dokumenten, Akten, Ordnern, Röntgenbildern, Plänen, Zeichnungen, Belegen und Rechnungen ist beim docu-fix Expertenteam in besten Händen.
Vor-Ort-Scan-Service: Bequemer geht Digitalisieren nicht
Wir kommen zum Digitalisieren Ihrer Dokumente auf Wunsch zu Ihnen ins Haus:
- Ihre sensiblen Dokumente müssen ihren Standort für die Digitalisierung nicht verlassen
- Die Dokumente werden digitalisiert und danach für Ihre Geschäftsabläufe wieder freigegeben
- Wir sind europaweit für Sie im Einsatz, während Sie Ihrem Tagesgeschäft nachgehen können
- Sie sparen die Transportkosten für die Zusendung Ihrer Akten
- Direkte Kommunikation vor Ort für beste Effizienz
Unser mobiler Vor-Ort-Scan-Service ist europaweit verfügbar und zeitlich flexibel einsetzbar.
Wenn es mal schnell gehen muss: Nutzen Sie unseren 24h-Vor-Ort-Scan-Service!
Innerhalb von 24 Stunden nach Vertragsabschluss sind wir bereits vor Ort und beginnen mit der Digitalisierung.
Sichern Sie sich den entscheidenden Zeitvorsprung!
Wir erstellen Ihnen gerne umgehend ein unverbindliches Angebot. Nutzen Sie dazu einfach unser Kontaktformular.
Mit OCR den »Such-Turbo« für Ihr digitales Archiv zünden
OCR bezeichnet die Technik, aus Bilddateien Textinformation zu generieren, und bietet umfangreiche Optionen:
- Volltextsuche in Dokumenten
- Text aus gescannten PDF-Dokumenten kopieren
- OCR-Informationen in Excel oder andere Tabellenkalkulationen konvertieren und mit den Daten arbeiten
Haben Sie viele Ordner oder Dateien, die Sie durchlesen müssen, weil Sie nach bestimmten Informationen suchen?
Wir haben die Lösung für Sie, indem wir Ihre Dokumente durch eine Texterkennungssoftware »durchsuchbar« machen. Liegen Ihre Dokumente in Papierform vor, können wir diese selbstverständlich vorher digitalisieren.
Die größten Vorteile für Sie:
- Extrem schneller Überblick über Ihre Dokumente
- Mit wenigen Klicks finden Sie die gewünschten Inhalte und Textstellen in Dokumenten
- Auf Tastendruck die gewünschten Informationen in Sekundenschnelle finden – Ablagen und Ordner müssen nicht mehr Seite für Seite durchsucht werden
Dabei sind Standardsprachen und Schriftarten in kurzer Zeit mit sehr hoher Genauigkeit erkennbar.
Für nicht standardisierte Schriftarten und komplexe Tabellen erstellen wir Ihnen natürlich auch gerne ein individuelles Angebot.