Digital Workplace – der Arbeitsplatz der Zukunft

Mit fortschreitender Digitalisierung der Arbeitswelt verändert sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, sowohl schnell als auch grundlegend. Unternehmen nutzen verstärkt digitale Plattformen, auf die sie flexibel und ortsunabhängig zugreifen können. Unter einem funktionstüchtigen Digital Workplace ist allerdings nicht die lose Aneinanderreihung mehrerer solcher Tools zu verstehen. Um wirklich von einem Digital Workplace profitieren und messbar bessere Ergebnisse erzielen zu können, muss dieser systematisch strukturiert und implementiert werden. Dies beginnt mit dem Verständnis vom Konzept des Digital Workplace selbst.

Wird das Thema Digitalisierung angesprochen, fällt dabei inzwischen vermehrt der Begriff des Digital Workplace. Was ist damit genau gemeint? Ein digitaler Arbeitsplatz ist grundsätzlich eine cloudbasierte Arbeitsplattform, mit der Unternehmen ihren kompletten Workflow in den virtuellen Raum verlagern.
Der Digital Workplace umfasst alle Anwendungen, Daten, Tools und Funktionen, die Ihre Mitarbeiter für die Arbeit benötigen. Alle Funktionen sind miteinander verknüpft und arbeiten nahtlos zusammen. Die Arbeitnehmer können über ihre jeweiligen Endgeräte auf diese Funktionen zugreifen. Die Konsequenz daraus ist ein papierloses Büro, das orts- und zeitflexibel einsetzbar ist.

Mit der Corona-Pandemie hat sich unsere Zusammenarbeit grundlegend verändert. Arbeitnehmer setzen vermehrt auf das Homeoffice, was die Digitalisierung der Arbeitswelt natürlich befeuert. Mobiles Arbeiten durch digitale Kommunikationstools wie Chatmodule, Corporate Social Networks und Videoconferencing-Systeme unterstützt, ebenso kollaboratives Arbeiten. All das führt Unternehmen letztlich zur Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes. Viele Unternehmen kommen jedoch hinsichtlich ihres Digitalisierungsgrades den rasanten Neuentwicklungen nicht hinterher.

Wenige Mitarbeiter können von sich behaupten, über einen sicheren und funktionalen digitalen Arbeitsplatz zu verfügen. Häufig nutzen sie verschiedene Programme, die nicht miteinander vernetzt sind. Dies kostet Zeit und ist ineffizient. Täglich kostet das Hin-und-Her-Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen Arbeitnehmer bis zu 60 Minuten Zeit.

Hinzu kommt, dass es die bestehenden digitalen Strukturen oft nicht zulassen, wichtige Dokumente schnell zu finden. Auch befinden sich auf den Servern oft mehrere Versionen ein- und desselben Dokuments. Um den modernen Anforderungen gerecht werden zu können und ortsunabhängig, flexibel, produktiv und effizient agieren zu können, müssen Mitarbeiter von diesem Missstand befreit werden. Sie müssen zuverlässig und schnell auf die richtigen Informationen zugreifen können, und das innerhalb einer einheitlichen Nutzeroberfläche, über die sie mit ihren Kollegen unkompliziert und flexibel kommunizieren können. Dies fördert fehlerfreie, effiziente und schlanke Prozesse.

Egal, ob Teammitglieder in verschiedenen Städten, im gleichen Büro oder im Homeoffice arbeiten – mit einem digitalen Arbeitsplatz funktionieren alle Prozesse immer so, als säße man sich direkt gegenüber. Das ist der entscheidendste Vorteil des Digital Workplace.

Außerdem wollen Mitarbeiter künftig flexibel und einschränkungsfrei zwischen Büro und Homeoffice wechseln. Das Konzept des Digital Workplace ist also ein wichtiges Element, um das Arbeitsklima und somit auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Ein perfekt eingerichteter Digital Workplace bietet Unternehmen insbesondere hinsichtlich der Prozessoptimierung erhebliche Vorteile:

• Einfacherer Zugang zu Informationen: Ein Digital Workplace löst innerhalb der IT-Infrastruktur eines Unternehmens kleinteilige Einzellösungen ab, die oft nicht miteinander harmonieren. Da bei Letzteren ein automatisierter Datenaustausch fehlt, müssen Informationen oft umständlich und zeitaufwändig von einem System ins andere kopiert werden. Derartige Schritte lassen sich durch den Digital Workplace vollständig überbrücken.
• Automatisierung: Mit einem Digital Workplace lassen sich simple, repetitive Prozesse automatisieren. Dies hilft Arbeitnehmern, sich besser auf die komplexeren Aufgaben ihres Jobs zu konzentrieren.
• Sicherheit und Datenschutz: Damit auf einzelne Systembereiche nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff erhalten, können individuelle Nutzerrechte eingerichtet werden. Daraus ergibt sich der entscheidende Vorteil des papierlosen Büros: Der Zugang zu einer Papierakte lässt sich nicht hinreichend beschränken. Der Umgang mit physischen Akten erfolgt oft bedenkenlos, was später zu datenschutzrechtlichen Problemen führen kann.
• Besserer Informationsaustausch zwischen den Beteiligten: In den Digital Workplace integrierte Social-Media-Elemente verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit im virtuellen Raum. Mitarbeiter können sich per Knopfdruck kurzfristig zusammenschalten und sich so angenehm und unkompliziert austauschen.
• Höhere Transparenz: Ein Digital Workplace schafft eine übersichtlichere und transparentere Arbeitsumgebung, in der alle Teammitglieder jederzeit den Status ihres Projekts verfolgen können. Teamleiter können Aufgaben zuweisen und Fristen festlegen. Auch Freigabeprozesse sind unkompliziert steuerbar, so können unter anderem überflüssige Meetings oder Absprachen vermieden werden.

• Geringere IT-Kosten: Wenn Unternehmen ihren Digital Workplace über eine Cloud-Software steuern, reduzieren sie außerdem ihre IT-Kosten: Aufgaben wie Anwendersupport, Programmierung oder IT Security können kostengünstig vom Software-Anbieter übernommen werden. Auch Upgrades werden automatisch aufgespielt, sodass Anwender immer über die neueste Version ihres Systems verfügen.