Zuletzt haben Sie an dieser Stelle schon einiges über die E-Rechnungspflicht ab dem 01. Januar 2025 erfahren – was dabei auf Sie zukommt und welche Vorteile E-Rechnungen für Ihr Unternehmen haben. Hier stellen wir Ihnen dazu unsere Lösung für die E-Rechnungspflicht vor.
Intelligent Data Exchange (IDX)
Digitale Rechnungen gemäß E-Rechnungspflicht müssen im Datenformat XML ausgefertigt sein. Zu dieser textbasierten universellen Auszeichnungssprache gibt es wiederum eigene Formate speziell für E-Rechnungen: XRechnung, ZUGFeRD und einige mehr. Hier lassen sich je nach Format bis zu 300 Pflicht- und Individualfelder einer Rechnung abbilden. Zur Einhaltung der E-Rechnungspflicht benötigen Sie ein Tool, das diese Rechnungsformate und alle Rechnungsangaben auslesen und zur weiteren Verarbeitung bereitstellen kann. Viele unserer Kunden setzen dazu bereits auf Ricoh IDX, eine Softwarelösung für den intelligenten Datenaustausch nicht nur von E-Rechnungen.
Die IDX-Software arbeitet als Empfänger wie als Sender. Dabei kann sie Datenformate über beliebige Kanäle empfangen und zu einem einheitlichen, standardisierten Format aufarbeiten. Im Ausgangsbereich funktioniert das natürlich genauso umgekehrt. Ricoh IDX übernimmt anschließend außerdem die sichere Zustellung über gängige Plattformen oder Übertragungskanäle an die Adressaten.
Dabei steht Ihnen eine umfangreiche Konnektivität auf nationaler und auf europäischer Ebene zur Verfügung, denn Ricoh IDX ist Teil eines großen Netzwerks basierend auf der Plattform TRAFFIQX®. Hier sind bis dato über 100.000 Mitglieder organisiert, Unternehmen wie Organisationen oder die öffentliche Hand. Mit dabei sind unter anderem DATEV oder Bund, Länder und Kommunen. Weit über eine Million Unternehmen und andere sind bereits über TRAFFIQX® erreichbar und können dort Daten oder elektronische Dokumente gesichert und automatisiert mit Ihnen austauschen. Mit den Möglichkeiten dieser Plattform gewinnen Sie neben den Vorteilen von E-Rechnungen noch mehr Effizienz für Ihr Unternehmen.
Digitale Workflows erfüllen nicht nur die E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist ein Baustein, um die Digitalisierung in Deutschland und Europa voranzutreiben. Sie soll aber noch mehr erreichen – etwa eine Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen. Elektronische Rechnungen können dazu jedoch nur beitragen, wenn sie in ganzheitliche digitale Workflows eingebettet sind. Denn: Wandeln Sie E-Rechnungen erst wieder in klassische Dokumente um, drucken diese vielleicht für die Weiterbearbeitung sogar aus, entsteht nicht nur ein ineffektiver Medienbruch, sondern die ohnehin aufwendige manuelle Bearbeitung von Rechnungen verlängert und verteuert sich noch einmal mehr.
Deswegen sollte auch in der Mitte zwischen dem Ein- und Ausgang von Rechnungen wie anderen Dokumenten eine digitale Lösung stehen: ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Diese Systeme automatisieren alle Bearbeitungsschritte in Bereichen wie Buchhaltung, Vertragsmanagement und weiteren mehr bis hin zur rechtssicheren Langzeitarchivierung. Der manuelle Arbeitsaufwand sinkt auf ein Minimum genauso wie Ihre Kosten oder die Fehleranfälligkeit im Bereich Dokumentenhandling.
DMS oder IDX integrieren sich dabei nahtlos in Ihre bestehende Anwendungsumgebung. Hunderte von Schnittstellen sichern umfangreiche Kompatibilität mit allen gängigen Businessprogrammen bis hin zu Spezialsoftware. Ohne lange Eingewöhnungszeiten oder große Investitionen entstehen so unternehmensweite digitale Prozesse. Gleichzeitig erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben von heute oder morgen und vernetzen Ihre Prozesse mühelos mit denen anderer Unternehmen – ein klares Plus für Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
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