Im Rechnungswesen oder im Vertragsmanagement arbeiten die meisten Unternehmen schon eine Weile viel mit PDF-Dokumenten und versenden diese direkt per E-Mail. Auf den ersten Blick bedeutet das bereits einen großen Fortschritt gegenüber früheren Zeiten, wo alles ausgedruckt und per Post verschickt wurde. Schaut man genauer hin, sieht man vielfach jedoch Workflows, die bei Weitem nicht die effizienten Möglichkeiten ausschöpfen, die die Digitalisierung längst bietet.
Sinnvoll mit PDFs und anderen digitalen Dokumenten arbeiten
An einer Stelle stocken Prozesse etwa im Vertragswesen schnell, wenn nur teilweise digital gearbeitet wird: bei den Unterschriften der Verträge. Diese werden oft noch ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und dann zurückgeschickt. Hierbei ist wenig gewonnen. Es braucht weiterhin einen hohen Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit ist hoch. Setzen Sie stattdessen auf digitale Signaturen wie die unseres Partners Paperless. Diese sicheren eSignaturen lassen sich ganz einfach in alle unterschriftsbedürftigen Prozesse integrieren – nicht nur im Vertragsmanagement, sondern beispielsweise auch im Außeneinsatz bei Dienstleistungen für Ihre Kunden. Digitale Unterschriften sind auf jedem Endgerät möglich und schaffen eine neue Customer Experience, die gut ankommt.
Ein zweites Nadelöhr bei der Arbeit mit PDF-Dateien ist die Verwaltung oder das Management der Dokumente. Speichern Sie alle einfach auf Ihrem Rechner oder einem Netzwerkspeicher ab, ist Chaos vorprogrammiert. Dieses wächst noch schneller, wenn mehrere Personen mit den Dokumenten arbeiten müssen. Die Dokumentensuche kostet viel Zeit, das Risiko von Datenverlusten oder Bearbeitungsfehlern ist groß, später ist vieles nicht mehr nachvollziehbar und die Einhaltung von Vorgaben aus Gesetzen oder Compliance wird so praktisch unmöglich. Wollen Sie diese ganzen Schwachstellen schließen, benötigen Sie eine Lösung, die für die Arbeit und Verwaltung mit digitalen Dokumenten maßgeschneidert ist: ein digitales Dokumentenmanagement oder DMS.
Digitalisierung, aber konsequent und erfolgreich
Mit einem DMS erhalten Sie Zugriff auf vollständig digitalisierte Workflows, können sich von vielen arbeitsintensiven manuellen Tätigkeiten entlasten und ganze Prozesse zuverlässig automatisieren. Ihr Unternehmen macht damit einen großen Fortschritt und nicht nur ein paar Trippelschritte. Die DMS lassen sich zudem in jedem Bereich einsetzen: in der Buchhaltung, im Personalwesen und vielen anderen mehr. Die Integration digitaler Signaturen macht sie schließlich noch effizienter. Besonders in diesen Zeiten, wo Kosten- und Ertragsstrukturen so kritisch wie vielleicht noch nie zuvor auf dem Prüfstand stehen, werden diese Digitalisierungsschritte zu wichtigen Werkzeugen. Sie helfen Ihnen, Kosten sofort zu reduzieren und erfordern andererseits nur kleine, gut kalkulierbare Investitionen.
Wir beraten Sie gern näher und individuell zu passenden Digitalisierungslösungen für Ihr Unternehmen. Diese gibt es für jede Unternehmensgröße und selbst für Soloselbstständige oder kleine Büros. Gleich anrufen: 069 348 687 190