Zuletzt haben wir Ihnen an dieser Stelle gezeigt, worauf Sie bei der Auswahl eines DMS achten sollten. Heute nehmen wir einmal an, Sie haben sich für ein Dokumentenmanagementsystem entschieden. Jetzt geht es um den erfolgreichen DMS-Start und die DMS-Einführung in wenigen, einfachen Schritten.
Planung und Organisation
Sie haben Ihr DMS. Jetzt brauchen Sie ein Team oder Verantwortliche, die die Einführung planen und organisieren: IT-Spezialisten für die technische Umsetzung und Personaler für die Schulung der Mitarbeitenden sowie eine oder mehrere Personen, wo alle Fäden zusammenlaufen. Hier liegt außerdem die Verantwortung für die Budget- und Zeitplanung. Diese Stelle kann auch die Kommunikation gegenüber den Mitarbeitenden übernehmen, die die Vorteile der DMS-Einführung für das Unternehmen aufzeigt, um für das neue Dokumentenmanagement und seine Akzeptanz zu werben. Die Mitarbeitenden müssen abgeholt, Bedenken ausgeräumt und betroffene Fachbereiche eingebunden werden, damit später alle den DMS-Start und die Nutzung unterstützen. Diese Mitnahme ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für alle Digitalisierungsprojekte.
Implementierung
Im Rahmen der Planung folgt nun die Einrichtung und die Integration des DMS in die täglichen Arbeitsprozesse. Zu diesem Schritt gehören beispielsweise die Verteilung von Nutzerrechten oder die grundlegende Organisation des DMS. Dann müssen Daten und Dokumente in das DMS überführt werden. Bei größeren Volumina empfiehlt sich externe Hilfe wie die eines professionellen Scan-Services. Dieser Schritt ist für die maximale Effizienz Ihres DMS notwendig. Beginnen Sie nur mit der Digitalisierung kommender Dokumente, müssen Sie wahrscheinlich über Jahre parallel aufwendige manuelle Arbeitsprozesse beibehalten. Das bremst die Effizienz durch die DMS-Einführung erheblich aus. Legen Sie auf jeden Fall vor der Datenmigration Dokumentensicherheit und Zugriffsrechte fest, um später größere Nacharbeiten zu vermeiden.
Schulungen
Das DMS und seine Daten müssen noch nicht fix und fertig sein, damit Schulungen beginnen können. Planen Sie Schulungen oder Workshops frühzeitig ein. Dann kann das DMS schnell aus der Startphase in den Alltagsbetrieb gehen. Am Anfang werden Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei Support brauchen. Wählen Sie dafür intensiver geschulte interne Ansprechpartner oder externe Spezialisten aus. Beide können genauso Feedback für das Feintuning des DMS einsammeln. Diese Unterstützung stärkt gleichzeitig das Vertrauen der Mitarbeitenden in den gesamten Transformationsprozess und das Unternehmen profitiert schnell von den vielen DMS-Vorteilen.
Testen
Mit dem DMS-Start und der Einführung beginnt direkt die Testphase des neuen Systems. Es gibt keinen Grund, diese erst im Anschluss anzusetzen. In dieser Phase wird die Funktionalität aller Workflows und Funktionen geprüft. Größere Unternehmen können diese Pilotphase einer ausgewählten Gruppe überlassen, um eventuelle Beeinträchtigungen des laufenden Betriebs zu vermeiden. In jedem Fall braucht auch das Testen eine Planung. In der Erprobungsphase muss das DMS auf Herz und Nieren getestet werden, um alle Fehler oder Schwachpunkte zu entdecken. Im Ergebnis der Tests steht dann eine Liste von Problemen oder Optimierungsmöglichkeiten, die direkt abgearbeitet wird.
Roll-out
Vor dem DMS-Start in den Regelbetrieb müssen alle Punkte auf dieser Liste behoben sein. Erst dann sollte der Roll-out erfolgen. Abhängig von der Firmengröße kann es ratsam sein, das DMS schrittweise auszurollen: zuerst in den wichtigsten Bereichen und dann sukzessive im Rest des Unternehmens. Unsere DMS-Profis unterstützen Sie gern zu diesem und allen anderen Punkten einer erfolgreichen DMS-Einführung. Der Wechsel auf ein DMS sollte nicht von heute auf morgen, sondern im Rahmen einer Einarbeitungszeit erfolgen. Wichtig ist dabei, dass keine(r) damit allein gelassen wird. Lassen Sie den Support gleichzeitig genau hinschauen, wie das DMS funktioniert und genutzt wird. Denn in aller Regel bleiben noch ein paar Anpassungen des Systems erforderlich.
Feintuning nach dem DMS-Start
Selbst die beste Planung und Vorbereitung kann nicht alle eventuellen späteren Konflikte vorab erfassen. Das gelingt erst nach dem Roll-out und auch dann braucht es regelmäßige Evaluierungen sowie gegebenenfalls Anpassungen. Deren Bedarf zeigt sich tatsächlich häufig erst nach Wochen oder Monaten im Regelbetrieb. Daneben können außerdem externe Veränderungen Anpassungen notwendig machen. Nutzen Sie ein DocuWare DMS, erhalten Sie automatisch laufend Updates oder neue Funktionen für Ihr System. Nicht vergessen: Zu diesen wie Ihren eigenen Anpassungen müssen Ihre Mitarbeitenden mit kontinuierlichen Informationen oder Schulungen auf dem Laufenden gehalten werden. Behalten Sie auch jetzt noch außerdem immer ein offenes Ohr für Feedback und Verbesserungsvorschläge aus dem Mitarbeiterkreis.
So holen Sie alles aus Ihrem DMS heraus und profitieren voll von den Möglichkeiten dieser Systeme für Ihre Unternehmenszukunft.