In unserem letzten LinkedIn-Artikel haben wir Sie zur Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 informiert. Ab dann müssen Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, aber noch nicht notwendigerweise selbst ausstellen. Es gibt jedoch gute Gründe, diesen Schritt jetzt trotzdem zu planen und eine ganzheitliche Lösung für E-Rechnungen zu implementieren.
Rechnungsbearbeitung bisher ein hoher Kostenfaktor
Der Weg einer Papierrechnung vom Lieferanten oder Leistenden zum Empfänger oder Kunden ist lang, betrachtet man die einzelnen notwendigen Arbeitsschritte. Im B2B-Bereich entstehen dadurch im ausstellenden wie im empfangenden Unternehmen einige Kosten. Was kostet Sie eine Papierrechnung?
Beim Rechnungsversand fallen direkte Kosten (wie Druckkosten und Porto), indirekte Kosten für die Rechnungserstellung sowie versteckte Kosten an. Entscheidend sind die letzten beiden Positionen. In die indirekten Kosten fließt Ihr Aufwand für die Rechnungserstellung ein. Eine manuelle Erstellung kostet natürlich am meisten. Zusätzlich entstehen Ihnen versteckte Kosten oft dann durch fehlende Zahlungseingänge, wenn eine Rechnung bestritten wird. Durchschnittliche Kosten für die Rechnungserstellung schwanken somit erheblich. Im besten Fall bewegen sie sich bei wenigen Euro, können aber ebenso leicht auf 25 Euro klettern – allein durch eine manuelle Erstellung.
Für den Empfang und die klassische Bearbeitung einer Rechnung können Sie fast immer mit Kosten um die 20 Euro kalkulieren. Von der Sortierung über die Erfassung bis zu Freigabe und Zahlung sind viele Arbeitsschritte notwendig.
Digitalisierte Buchhaltung
Aus diesem Grund setzen bereits viele Unternehmen auf eine digitale Rechnungsbearbeitung. Sie automatisiert den Bearbeitungsprozess für Eingangs- wie für Ausgangsrechnungen und reduziert den notwendigen Zeitaufwand auf ein Minimum. Sie gewinnen dadurch freie personelle Kapazitäten und gleichzeitig sinken die Kosten pro Rechnung auf ein paar Euro oder darunter. Speichermedien oder Cloud-Speicher nehmen alle Ihre Rechnungen auf und Ordner oder ganze Archive voller Belege gehören bald der Vergangenheit an. Durch verkürzte Bearbeitungs- und Zustellungszeiten profitieren Sie zuletzt tendenziell von schnelleren Zahlungseingängen.
Trotz dieser Vorzüge nutzen bisher erst vier von zehn deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen, meldet der Branchenverband Bitkom. Die zukünftigen Anforderungen der E-Rechnungspflicht werden dabei nur teilweise erfüllt. So bewegte sich beispielsweise der Anteil von XRechnungen gerade einmal bei einem Viertel. Viele digitale Rechnungen werden aktuell noch als PDF-Dokumente versendet, die spätestens ab dem 01. Januar 2028 nicht mehr zulässig sind. Bereits ab nächstes Jahr gelten sie trotz Dateiform schon nicht mehr als digitale Rechnungen, sondern als sonstige Rechnungen.
Damit müssen auch viele Unternehmen, die bereits mit einer digitalen Buchhaltung arbeiten, vor dem Hintergrund der E-Rechnungspflicht noch einmal Lösungen und Prozesse anpassen, um die zukünftigen Vorgaben zu erfüllen. Wie sehen passende Lösungen aus?
So sind Sie auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet
Eine ganzheitliche Lösung für eine digitale Buchhaltung und den Umstieg auf gesetzeskonforme E-Rechnungen baut sich aus zwei Komponenten auf:
- ein Tool für die Erstellung von E-Rechnungen und
- ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die digitale Rechnungsverarbeitung
Beide bringen viel Effizienz in Ihre Buchhaltung.
Die durchschnittlichen Einsparungen unserer Kunden, die bereits damit arbeiten, überzeugen:
- rund 75 Prozent bei der Rechnungserstellung und
- circa 50 Prozent für die Erledigung von Eingangsrechnungen
Genauso überzeugend sind die Integrationsmöglichkeiten und Schnittstellen der beiden Programme. Dazu finden Sie im nächsten LinkedIn-Beitrag von docu-fix.de weitere Hintergründe. Oder sprechen Sie direkt mit unseren Experten für E-Rechnungen, digitale Buchhaltung und mehr Digitalisierung: 📞 +49 69 348687190