Rechnungsbearbeitung oder -verwaltung ist ein äußerst zeitintensiver Tätigkeitsbereich, wenn Sie ihn noch manuell erledigen. Zum Beispiel für eine Eingangsrechnung kommt dabei leicht eine halbe Stunde an Bearbeitungszeit zusammen – meist jedoch noch mehr. Durch diesen personellen Aufwand entstehen einige Kosten. Pro Rechnung summieren sich diese schnell auf zehn Euro und mehr. Durch eine digitale Rechnungsbearbeitung drücken Sie den Kosten- und Zeitaufwand für die Rechnungsverwaltung auf einen Bruchteil.
Viele Herausforderungen bei der Rechnungsbearbeitung
Schon kleine Unternehmen haben jeden Monat oft hundert und mehr Ein- wie Ausgangsrechnungen zu bearbeiten. Mit jeder sind Arbeits- oder Prüfschritte verbunden. Zahlungsziele müssen im Auge behalten und rechtliche Anforderungen beachtet werden. Dazu mischen sich heute bei allen Digital- und Papierrechnungen, was es noch weiter erschwert, den Überblick zu behalten. Die Menge an unterschiedlichen Rechnungen ist die erste große Herausforderung. Dazu kommt:
- die Fehleranfälligkeit bei manueller Bearbeitung
- erschwerte Verarbeitung und Archivierung durch unterschiedliche Formate oder auch Sprachen und Währungen bei einem internationalen Geschäft
- wenig Transparenz zum Bearbeitungsstatus einzelner Rechnungen
- keine Integration in andere Unternehmenssoftware
- Zahlungsverzögerungen durch Bearbeitungsfehler, falsche Rechnungen und lange Bearbeitungszeiten
Diese Ineffizienz kann schlimmstenfalls den Cashflow des Unternehmens und damit seine gesamte Tätigkeit empfindlich stören. Die Digitalisierung der Buchhaltung hilft Ihnen, alle diese Herausforderungen zu meistern und die Buchhaltung zu einem hocheffizienten Unternehmensbereich zu machen – mit dem Sie viele Kosten sparen.
Vorteile digitaler Rechnungsbearbeitung
- Automatisierung manueller Arbeitsschritte führt zu einer Zeitersparnis von etwa 90 Prozent für die Bearbeitung einer Rechnung
- einfache Integration in andere Bereiche wie das Bestellwesen
- Vermeidung von Zahlungsverzug und Nutzung von Skonti
- verbesserte Beziehung zu Kunden, Partnern oder Lieferanten
- vereinfachtes Controlling
- volle Transparenz zum Bearbeitungsstand einer Rechnung: intern wie gegenüber Kunden und Partnern
- Echtzeit-Informationen zu allen Rechnungen verfügbar
- sichere Einhaltung aller Vorgaben wie DSGVO oder GoBD
- Risikominimierung für Rechtsverstöße
- Vorbereitung für die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich
- einfache, revisionssichere Archivierung mit schnellen Zugriffsmöglichkeiten auf alte Rechnungen und Vorgänge
Ein skalierbares, vielseitig nutzbares Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird dabei zum Werkzeug für die digitale Rechnungsbearbeitung von der Erfassung bis zur Archivierung. Mit OCR-Technologie, Künstlicher Intelligenz oder Machine Learning kann das DMS alle Arten von Rechnungen automatisch erfassen. Danach automatisiert es alle Arbeitsschritte, die vorher mühsam manuell erledigt werden mussten – inklusive Genehmigungsprozessen, Vorlagen und Terminüberwachung. Dazu arbeitet das DMS nahtlos mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder einem ERP-System zusammen und unternehmensweite effiziente Workflows entstehen. Alle Schritte und Prozesse passen Sie ganz einfach individuell für Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen an. Wir helfen Ihnen dabei! Entscheiden Sie sich jetzt für die digitale Rechnungsbearbeitung und machen Sie einen zentralen Schritt bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens.