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Digitale Unterschriften: der neue Standard

 

E-Signaturen entwickeln sich immer mehr zum Standard in den Arbeitsprozessen deutscher Unternehmen. Dabei hat zuletzt die Coronapandemie der Nutzung elektronischer Signaturen einen entscheidenden Schub gegeben und auch die Sichtweise auf die Vorteile der E Signatur verändert. Gleich mehr dazu lesen.

Zunehmende Nutzung digitaler Dokumentenverarbeitung inklusive E-Signaturen

Die US-amerikanischen Marktforscher von Forrester Research hatten schon mitten in der Coronapandemie Ende 2020 in einer Befragung von über 450 Unternehmensentscheidern weltweit festgestellt: E-Signaturen entwickeln sich vom Best Practice zum Prozessstandard in zahlreichen Branchen. Mittlerweile hat sich dieser Trend manifestiert und zwei Dimensionen gewonnen: interne Arbeitsprozesse und externes Kundengeschäft.

Digitale Signaturen steigern das Kundenerlebnis

Während pandemiebedingter Kontaktbeschränkungen sorgten elektronische Signaturen bei den Unternehmen vor allem für Geschäftskontinuität. Remote Unterschriften haben Kundinnen und Kunden in der Pandemie Sicherheit gegeben, aber ihnen genauso gezeigt, wie schnell und bequem Vertragsabschlüsse auf digitaler Basis funktionieren können. Hier zeigte sich ein Plus bei der Customer Experience (CX), das viele jetzt nicht mehr missen möchten. Ähnlich sieht es bei der Employer Experience (EX) aus.

Für einen kompletten digitalen Workflow: E-Signaturen

Arbeit im Homeoffice blieb auch im Jahr 2022 für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Alltag. In einigen Dienstleistungsbranchen arbeitete rund ein Drittel aller Beschäftigten regelmäßig von zu Hause aus. Das funktioniert unter anderem durch Collaboration-Tools für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und anderen Dateien in der Cloud. Für den Abschluss vieler Prozesse sind jedoch auch Unterschriften erforderlich. Wieder helfen hier E-Signatur-Lösungen, diesen Workflow zu komplettieren. Unternehmensintern kommen dann noch weitere Möglichkeiten digitaler Signaturen hinzu: zum Beispiel die zentralisierte Unterschrift, um gleich einen ganzen Stapel Dokumente schnell und sicher zu unterschreiben.

 

Digitale Unterschrift mit docu-fix. Mann vor Notebook. Visual E-Sigantur. Foto: Adobe Stock.

Digitale Unterschriften in Face-to-Face-Szenarien

Der persönliche Kontakt zu Kunden oder Geschäftspartnern hat sich längst wieder normalisiert. Dabei werden immer wieder Verträge geschlossen oder andere schriftliche Vereinbarungen getroffen. Früher bedeutete das viel Papierkram: Verträge ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen oder abheften. Digitale Unterschriften vermeiden diesen Aufwand. Ein Vertragsprozess kann mithilfe der elektronischen Signaturen nun vollständig digitalisiert ablaufen. Das steigert die Effizienz und spart Kosten wie Zeit.

Neuer Blickwinkel auf die digitale Unterschrift

Galten zuerst vor allem dieser Effizienzgewinn und das Sparpotenzial bei den Prozesskosten als Argumente für die E-Signatur, bewerten Unternehmen jetzt auch die weiteren Vorteile digitaler Unterschriften höher. Besonders das verbesserte Kundenerlebnis genießt dabei mittlerweile einen mitentscheidenden Rang bei der Einführung oder der weiteren Integration digitaler Signaturen in die verschiedenen Workflows. Über zwei Drittel, der von Forrester befragten europäischen Unternehmen, wollten deswegen ihre Nutzung der E-Signaturen intensivieren. So dürfte die digitale Unterschrift schon bald endgültig zum Alltag gehören.

Möchten Sie erfahren, wie Sie und Ihr Unternehmen von E-Signaturen profitieren können? Dann lassen Sie sich gleich unverbindlich beraten.