Dokumentenmanagementsysteme (DMS) einfach erklärt

Schnell und sicher: Ihr Dokumentenmanagement für KMUs

Immer mehr Unternehmen oder Büros und Selbstständige nutzen es: digitales Dokumentenmanagement mit DMS. Trotzdem kennt es noch nicht jede oder jeder. Hier finden Sie zu Dokumentenmanagementsystemen einen ersten Überblick mit den wichtigsten Basics.

Das Dokument ist die Basis für das Dokumentenmanagement

Dokumente sind die Essenz Ihrer Geschäftskommunikation. Sie tragen Informationen in schriftlicher Form und sind unerlässlich für den Austausch von Gedanken und Ideen. Doch wie behalten Sie den Überblick über die Vielzahl von Dokumenten, die Ihr Unternehmen täglich umgeben?

Digitales Dokumentenmanagement: Die Zukunft Ihres Unternehmens

Willkommen in der Welt des digitalen Dokumentenmanagements, wo Ordnung und Effizienz regieren. Unsere Lösungen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre elektronischen Dokumente zu verwalten, zu organisieren und zu sichern – alles auf Knopfdruck.

Dokumentenverwaltung neu definiert – Sparen Sie Zeit und kosten!

Wir machen Schluss mit dem Chaos in Ihrer Dokumentenablage. Unser System bietet Ihnen nicht nur eine geordnete Ablage, sondern auch die aktive Nutzung Ihrer Informationen zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Verabschieden Sie sich von veralteten Methoden und bringen Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe.

Die richtige Software für Ihr Dokumentenmanagement

Unsere Softwarelösungen sind maßgeschneidert für die Anforderungen Ihres Unternehmens. Von der Erfassung über die Verwaltung bis hin zur Archivierung – wir haben alles im Griff. Schluss mit langwierigen Suchen und verlorenen Dokumenten. Mit unserer Software haben Sie alle Informationen im Handumdrehen griffbereit.

Integration eines Dokumentenmanagementsystems leicht gemacht

Unsere Lösungen lassen sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Ob ERP, CRM oder andere Unternehmensanwendungen – wir sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss und maximale Effizienz in Ihrem Unternehmen.

Sichern Sie sich Ihre Zukunft im digitalen Zeitalter

Mit unserem Dokumentenmanagementsystem sind Sie bestens gerüstet für die Herausforderungen der digitalen Welt. Profitieren Sie von höchster Sicherheit, einfacher Bedienung und maximaler Flexibilität. Machen Sie den Schritt in die Zukunft – mit uns an Ihrer Seite.

Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Ein DMS übernimmt alle Arbeitsvorgänge mit physikalischen Dokumenten wie Verträgen oder Rechnungen in digitaler Form – und beinhaltet noch mehr Möglichkeiten für effektivere Workflows(LinkBLog). Dabei entsteht allein schon durch den Ersatz papierbezogener Prozesse ein deutlicher Gewinn an Produktivität. Denn diese wird durch die Arbeit mit Papierdokumenten ausgebremst.

Dokumente mit Mehrwert

Ein DMS wie das unseres Partners DocuWare stellt Ihnen für Ihre Arbeit mehr als das reine Ursprungsdokument zur Verfügung. Jedes Dokument wird zusätzlich mit Metadaten versehen – zum Beispiel zum Bearbeitungsverlauf, Kostenstellen oder Prüferinnen und Prüfern. Diese Zusatzinformationen vereinfachen viele Arbeitsprozesse. Gleichzeitig erfolgt im DMS eine Archivierung. Mit Intelligent Indexing finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle und haben sogar außerhalb des Büros Zugriff auf alle Unterlagen und Vorgänge. Die Organisation der Dokumente erfolgt dabei vollautomatisch nach selbsterklärenden Kriterien oder Ihren individuellen Vorgaben.

Ein DMS lässt sich maßschneidern

Genauso individuell wie die Anpassung des Dokumentenmanagements funktioniert auch die Nutzung eines DMS. Sie können es wie klassische Software in Ihrer IT-Landschaft installieren oder Sie nutzen es über das Internet in der Cloud als Software-as-a-Service. Auf die Cloud-Lösung können Sie sogar bereits nach wenigen Minuten zugreifen. Je nach Bedarf passen Sie monatlich den Service an, fügen Nutzerinnen und Nutzer hinzu oder erweitern Ihren Speicherplatz. So gewinnen Sie Flexibilität zu gut kalkulierbaren, überschaubaren Kosten. Eigene IT-Experten benötigen Sie für diesen Einstieg in die Digitalisierung Ihres Unternehmens nicht.

Gut integriert in Ihr mittelständisches Unternehmen

Mit einem DMS holen Sie sich außerdem keine neue, separate Software ins Haus. Das Dokumentenmanagement integriert sich nahtlos in Ihre Office-Software und arbeitet dabei mit über 500 Anwendungen zusammen – vom E-Mail-Programm über CRM- und HR-Systeme bis hin zu Team-Portalen. Bei Bedarf erhalten Sie sogar eine Anpassung an selbst entwickelte Software oder Spezialprogramme. In jedem Fall nutzen Sie Ihre gewohnte Arbeitsumgebung einfach weiter, die lediglich durch die DMS-Funktionen ergänzt wird. Das macht die Einarbeitungszeit für das DMS kurz und die Eingewöhnung leicht.

Hier können Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem Ihr Unternehmen digitalisieren

• ein weitgehend papierloses Büro
• Belege und Rechnungen digitalisieren
• digitales Vertragsmanagement
• Personalakten digitalisieren

Das sind nur einige Anwendungsbeispiele für ein DMS.

• Finanzsektor
• Fertigung oder Produktion
• Gesundheitswesen
• Öffentliche Verwaltung
• Transport, Logistik und Verkehr

Viele Branchen können von einem DMS profitieren – KMU genauso wie Großunternehmen.

Sicher in jeder Hinsicht

Im Hintergrund erfüllt ein DMS zuletzt alle Anforderungen an eine gesetzeskonforme, sichere Verarbeitung oder Archivierung der digitalisierten Dokumente – Compliance- oder Revisionssicherheit und für das Finanzamt oder beim Datenschutz ist inklusive. Um die Erfüllung dieser stetig wachsenden Anforderungen müssen Sie sich mit einem DMS nicht mehr selbst kümmern. Das übernimmt DocuWare für Sie und integriert die Lösungen dazu laufend in das DMS genauso wie Updates und Funktionserweiterungen. So wird das DMS für Sie noch zukunftssicherer.

Möchten Sie mehr erfahren oder wünschen Sie sich eine persönliche, unverbindliche Beratung für Ihr DMS? Dann sprechen Sie gleich mit uns.

Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Ein DMS übernimmt alle Arbeitsvorgänge mit physikalischen Dokumenten wie Verträgen oder Rechnungen in digitaler Form – und beinhaltet noch mehr Möglichkeiten für effektivere Workflows(LinkBLog). Dabei entsteht allein schon durch den Ersatz papierbezogener Prozesse ein deutlicher Gewinn an Produktivität. Denn diese wird durch die Arbeit mit Papierdokumenten ausgebremst.

Dokumente mit Mehrwert

Ein DMS wie das unseres Partners DocuWare stellt Ihnen für Ihre Arbeit mehr als das reine Ursprungsdokument zur Verfügung. Jedes Dokument wird zusätzlich mit Metadaten versehen – zum Beispiel zum Bearbeitungsverlauf, Kostenstellen oder Prüferinnen und Prüfern. Diese Zusatzinformationen vereinfachen viele Arbeitsprozesse. Gleichzeitig erfolgt im DMS eine Archivierung. Mit Intelligent Indexing finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle und haben sogar außerhalb des Büros Zugriff auf alle Unterlagen und Vorgänge. Die Organisation der Dokumente erfolgt dabei vollautomatisch nach selbsterklärenden Kriterien oder Ihren individuellen Vorgaben.

Ein DMS lässt sich maßschneidern

Genauso individuell wie die Anpassung des Dokumentenmanagements funktioniert auch die Nutzung eines DMS. Sie können es wie klassische Software in Ihrer IT-Landschaft installieren oder Sie nutzen es über das Internet in der Cloud als Software-as-a-Service. Auf die Cloud-Lösung können Sie sogar bereits nach wenigen Minuten zugreifen. Je nach Bedarf passen Sie monatlich den Service an, fügen Nutzerinnen und Nutzer hinzu oder erweitern Ihren Speicherplatz. So gewinnen Sie Flexibilität zu gut kalkulierbaren, überschaubaren Kosten. Eigene IT-Experten benötigen Sie für diesen Einstieg in die Digitalisierung Ihres Unternehmens nicht.

Gut integriert

Mit einem DMS holen Sie sich außerdem keine neue, separate Software ins Haus. Das Dokumentenmanagement integriert sich nahtlos in Ihre Office-Software und arbeitet dabei mit über 500 Anwendungen zusammen – vom E-Mail-Programm über CRM- und HR-Systeme bis hin zu Team-Portalen. Bei Bedarf erhalten Sie sogar eine Anpassung an selbst entwickelte Software oder Spezialprogramme. In jedem Fall nutzen Sie Ihre gewohnte Arbeitsumgebung einfach weiter, die lediglich durch die DMS-Funktionen ergänzt wird. Das macht die Einarbeitungszeit für das DMS kurz und die Eingewöhnung leicht.

Hier können Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem Ihr Unternehmen digitalisieren

• ein weitgehend papierloses Büro
• Belege und Rechnungen digitalisieren
• digitales Vertragsmanagement
• Personalakten digitalisieren

Das sind nur einige Anwendungsbeispiele für ein DMS.

• Finanzsektor
• Fertigung oder Produktion
• Gesundheitswesen
• Öffentliche Verwaltung
• Transport, Logistik und Verkehr

Viele Branchen können von einem DMS profitieren – KMU genauso wie Großunternehmen.

Sicher in jeder Hinsicht

Im Hintergrund erfüllt ein DMS zuletzt alle Anforderungen an eine gesetzeskonforme, sichere Verarbeitung oder Archivierung der digitalisierten Dokumente – Compliance- oder Revisionssicherheit und für das Finanzamt oder beim Datenschutz ist inklusive. Um die Erfüllung dieser stetig wachsenden Anforderungen müssen Sie sich mit einem DMS nicht mehr selbst kümmern. Das übernimmt DocuWare für Sie und integriert die Lösungen dazu laufend in das DMS genauso wie Updates und Funktionserweiterungen. So wird das DMS für Sie noch zukunftssicherer.

Möchten Sie mehr erfahren oder wünschen Sie sich eine persönliche, unverbindliche Beratung für Ihr DMS? Dann sprechen Sie gleich mit uns.