Immer mehr Unternehmen oder Büros und Selbstständige nutzen es: digitales Dokumentenmanagement mit DMS. Trotzdem kennt es noch nicht jede oder jeder. Hier finden Sie zu Dokumentenmanagementsystemen einen ersten Überblick mit den wichtigsten Basics.
Was ist digitales Dokumentenmanagement?
Ein DMS übernimmt alle Arbeitsvorgänge mit physikalischen Dokumenten wie Verträgen oder Rechnungen in digitaler Form – und beinhaltet noch mehr Möglichkeiten für effektivere Workflows(LinkBLog). Dabei entsteht allein schon durch den Ersatz papierbezogener Prozesse ein deutlicher Gewinn an Produktivität. Denn diese wird durch die Arbeit mit Papierdokumenten ausgebremst.
Dokumente mit Mehrwert
Ein DMS wie das unseres Partners DocuWare stellt Ihnen für Ihre Arbeit mehr als das reine Ursprungsdokument zur Verfügung. Jedes Dokument wird zusätzlich mit Metadaten versehen – zum Beispiel zum Bearbeitungsverlauf, Kostenstellen oder Prüferinnen und Prüfern. Diese Zusatzinformationen vereinfachen viele Arbeitsprozesse. Gleichzeitig erfolgt im DMS eine Archivierung. Mit Intelligent Indexing finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle und haben sogar außerhalb des Büros Zugriff auf alle Unterlagen und Vorgänge. Die Organisation der Dokumente erfolgt dabei vollautomatisch nach selbsterklärenden Kriterien oder Ihren individuellen Vorgaben.
Ein DMS lässt sich maßschneidern
Genauso individuell wie die Anpassung des Dokumentenmanagements funktioniert auch die Nutzung eines DMS. Sie können es wie klassische Software in Ihrer IT-Landschaft installieren oder Sie nutzen es über das Internet in der Cloud als Software-as-a-Service. Auf die Cloud-Lösung können Sie sogar bereits nach wenigen Minuten zugreifen. Je nach Bedarf passen Sie monatlich den Service an, fügen Nutzerinnen und Nutzer hinzu oder erweitern Ihren Speicherplatz. So gewinnen Sie Flexibilität zu gut kalkulierbaren, überschaubaren Kosten. Eigene IT-Experten benötigen Sie für diesen Einstieg in die Digitalisierung Ihres Unternehmens nicht.
Gut integriert
Mit einem DMS holen Sie sich außerdem keine neue, separate Software ins Haus. Das Dokumentenmanagement integriert sich nahtlos in Ihre Office-Software und arbeitet dabei mit über 500 Anwendungen zusammen – vom E-Mail-Programm über CRM- und HR-Systeme bis hin zu Team-Portalen. Bei Bedarf erhalten Sie sogar eine Anpassung an selbst entwickelte Software oder Spezialprogramme. In jedem Fall nutzen Sie Ihre gewohnte Arbeitsumgebung einfach weiter, die lediglich durch die DMS-Funktionen ergänzt wird. Das macht die Einarbeitungszeit für das DMS kurz und die Eingewöhnung leicht.
Hier können Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem Ihr Unternehmen digitalisieren
- ein weitgehend papierloses Büro
- Belege und Rechnungen digitalisieren
- digitales Vertragsmanagement
- Personalakten digitalisieren
Das sind nur einige Anwendungsbeispiele für ein DMS.
- Finanzsektor
- Fertigung oder Produktion
- Gesundheitswesen
- Öffentliche Verwaltung
- Transport, Logistik und Verkehr
Viele Branchen können von einem DMS profitieren – KMU genauso wie Großunternehmen.
Sicher in jeder Hinsicht
Im Hintergrund erfüllt ein DMS zuletzt alle Anforderungen an eine gesetzeskonforme, sichere Verarbeitung oder Archivierung der digitalisierten Dokumente – Compliance- oder Revisionssicherheit und für das Finanzamt oder beim Datenschutz ist inklusive. Um die Erfüllung dieser stetig wachsenden Anforderungen müssen Sie sich mit einem DMS nicht mehr selbst kümmern. Das übernimmt DocuWare für Sie und integriert die Lösungen dazu laufend in das DMS genauso wie Updates und Funktionserweiterungen. So wird das DMS für Sie noch zukunftssicherer.
Möchten Sie mehr erfahren oder wünschen Sie sich eine persönliche, unverbindliche Beratung für Ihr DMS? Dann sprechen Sie gleich mit uns.