Ein paar Tausend Eingangsrechnungen pro Jahr sind für viele Unternehmen keine Seltenheit. Sind Sie längst über den Punkt hinaus, wo Sie diese Rechnungen nur manuell bearbeiten und anschließend abheften? Stattdessen scannen Sie die Rechnungen und legen Sie digital ab? Ohne Intelligent Indexing müssen Sie diese Ablage jedoch wieder nach alten Mustern organisieren. Am Ende bedeutet dieser kleine Schritt in die Digitalisierung dann ähnlich viel Aufwand wie zuvor die manuelle Bearbeitung. Mit dem Intelligent Indexing des digitalen DocuWare Dokumentenmanagementsystems (DMS) machen Sie dagegen in puncto Effizienz einen echten Schritt nach vorn.
Das leistet Intelligent Indexing für Sie
Klassische Akten- und Rechnungsablage oder digitales Dokumentenmanagement: Bei beiden benötigen Sie eine klare Ordnung oder Indexierung, um später gezielt und schnell einzelne Dokumente oder Rechnungen wiederfinden zu können. Bei der konventionellen wie bei der einfachen digitalen Ablage müssen Sie dafür selbst ein Ordnungssystem erstellen. Der Aufbau und die tägliche Nutzung bedeuten einen hohen Arbeits- oder Zeitaufwand. Daneben bleiben viele Schwachstellen offen, die klassische Systeme einerseits noch ineffizienter und andererseits fehleranfälliger machen. Intelligent Idexing befreit Sie von diesen Problemen. Smarte Algorithmen nehmen Ihnen die ganze Arbeit ab und durch wesentliche Effizienzgewinne zahlt sich die digitale Transformation Ihres Unternehmens hier noch mehr aus.
So funktioniert die smarte Indexierung
Intelligent Indexing erkennt vollautomatisch in jedem digitalisierten Dokument oder einer Rechnung relevante Schlüsselbegriffe. Dafür sucht der Algorithmus zum Beispiel den Kopf einer Rechnung ab oder analysiert die Adressdaten, Betreffzeilen, Überschriften oder Zwischenüberschriften von Dokumenten. Nutzerinnen und Nutzer erhalten die Ergebnisse dieser Analyse sofort als Ablagevorschläge. Sie können sie schnell akzeptieren oder noch weiter durch Anpassungen und Ergänzungen individualisieren. Das erfordert nur ein paar Mausklicks oder Tastatureingaben, aber deutlich weniger Aufwand als eine Ablage und Indexierung von Hand. Bei der Bearbeitung von Hunderten oder Tausenden Dokumenten und Rechnungen gewinnen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Intelligent Indexing dann viele Freiräume, um sich anderen Aufgaben widmen zu können.
Deep Learning und KI für Ihr Unternehmen
Diese intelligente Indexierung wird durch Künstliche Intelligenz (KI) oder Deep Learning möglich. Damit arbeitet die smarte Indexierung nicht nur nach einem vorgegebenen Muster oder nach Schema F, sondern lernt mit jedem Indexierungsvorgang Ihre individuellen Anforderungen näher kennen und setzt sie schon bei der nächsten Verarbeitung automatisch um. Das sind Technologien, die viele für das eigene Unternehmen oft als unerreichbar oder unbezahlbar bewerten. Mit einem starken Partner werden sie aber sofort greifbar – zu Kosten, die Sie angesichts des Effizienzgewinns schnell überzeugen werden. Lassen Sie sich dazu gleich unverbindlich beraten.