Hybride Arbeit mit Homeoffice oder gar Workation möchten viele Beschäftigte nicht mehr missen. Unternehmen erfüllen diesen Wunsch meist, bieten entsprechende Regelungen an und haben eine technische Infrastruktur geschaffen, die produktive, sichere hybride Arbeit ermöglicht. Hierbei sind unter anderem auch digitale Signaturen, kurz E-Signaturen, zu unverzichtbaren Instrumenten geworden. Mit ihnen lassen sich Workflows mit Dokumenten oder Verträgen auch über räumliche Distanzen hinweg schnell und zuverlässig abschließen. Dabei sind drei Eigenschaften elektronischer Signaturen von grundlegender Bedeutung.
Elektronische Signaturen schaffen Flexibilität
Digitale Unterschriften finden immer mehr Verbreitung. Ein Grund dafür: Führende Anbieter wie unser Partner Validated ID haben bei ihrer Entwicklung von Beginn an höchstes Augenmerk auf die Sicherheit der E-Signaturen gelegt. Vertragspartner wie Dritte müssen sich absolut auf die Echtheit dieser Unterschriften verlassen können, auch wenn sich die Unterzeichnenden anders als bei klassischen Unterschrift nie begegnet sind. E-Signaturen machen solche Treffen oder das Zusenden von Dokumenten für eine Unterschrift überflüssig. Sie sind flexibel von jedem Ort und zu jeder Zeit nutzbar. Es braucht lediglich ein Smartphone oder einen Computer mit Internetzugang und Zugriff auf die Signaturlösung Ihrer Wahl. Auch ohne die Anwesenheit im Büro können unterschriftenbedürftige interne wie externe Arbeitsprozesse mit den digitalen Signaturen jederzeit bearbeitet beziehungsweise abgeschlossen werden.
Hohe Sicherheit elektronischer Signaturen
Es gibt verschiedene Formen von digitalen Signaturen mit unterschiedlichen Sicherheitsstandards. Für das Geschäftsleben oder sensible Bereiche wie das Gesundheitswesen wurden besonders gesicherte qualifizierte elektronische Signaturen (QES) geschaffen. Mit der Verordnung eIDAS 2.0 hat die Europäische Union (EU) einen Rahmen geschaffen, der detaillierte Anforderungen an die Ausgestaltung der Signaturen oder ihre Anbieter enthält. Damit werden höchste Sicherheitsstandards bei der Verschlüsselung oder Identitätsauthentifizierung für E-Signaturen garantiert. Diese Sicherheit ist selbst dann noch gewährleistet, wenn Sie Unterschriftenlösungen in unsicheren Umgebungen wie einem offenen WLAN verwenden oder bei der Arbeit ein privates, nicht speziell gesichertes Endgerät benutzen.
Mit E-Signaturen zu mehr Effizienz
Durch die Nutzung von E-Signaturen verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten von dokumentenbasierten Workflows deutlich – egal, ob Sie sich im Büro aufhalten, im Homeoffice arbeiten oder bei Workation am Strand liegen. Unterschriften liegen in Minuten vor. Die meisten Verträge sind binnen eines einzigen Werktags unterschrieben. Der Zeitaufwand für einen Postversand oder Reisekosten für ein persönliches Erscheinen zur Unterzeichnung entfallen vollständig. Das amortisiert die Kosten für eine digitale Unterschriftenlösung schnell. Eine Integration ist in zahlreiche Anwendungen möglich, sodass keine Brüche in Ihren Workflows entstehen. Dazu können Sie die Lösungen exakt an Ihren Bedarf anpassen und bezahlen am Ende nur für Ihre tatsächliche Nutzung der E-Signaturen. Ändert sich dieser Bedarf einmal, skalieren Ihr Signatur-Paket kurzerhand auf die neue Nutzung. Auch diese Form der Flexibilität hat schon viele unserer Unternehmenskunden von der Nutzung überzeugt.
Gern zeigen wir Ihnen persönlich & unverbindlich noch mehr Vorteile durch E-Signaturen für Sie und Ihr Unternehmen. Rufen Sie doch gleich für einen Termin an: +49 69 348687190