In diesen Wochen herrscht überall Urlaubszeit. Geschäftlich sind Menschen das ganze Jahr über unterwegs – zumeist auf Kosten ihrer Arbeitgeber. Die sind nach den Geschäftsreisen mit der Prüfung, Erfassung und Erstattung jeder Menge Belege etwa für Hotels, Taxis oder Spesen beschäftigt: kurz mit dem Reisekostenmanagement. Zuständig ist meist HR oder auch einmal direkt die Buchhaltung. Bei beiden bildet oft noch die Belegbearbeitung in Papierform den Standard. Das führt zu personal- und zeitintensiven, fehleranfälligen Prozessen mit oft kniffligen steuerlichen Aspekten. Das muss nicht sein. Lesen Sie hier mehr zu modernem, effizientem Reisekostenmanagement.
Herausforderungen im Reisekostenmanagement
In diesem Bereich warten einige Herausforderungen oder Fehlerquellen – die wichtigsten Beispiele:
- Die ersten Probleme können sich aus fehlerhaften oder ungenauen Abrechnungen ergeben.
- Unpräzise Reiserichtlinien oder Absprachen hinterlassen unautorisierte Ausgaben und Kostenfallen.
- Zu komplizierte Richtlinien von der Geschäftsleitung oder HR erhöhen den Arbeitsaufwand.
- Manuelle Arbeitsabläufe, ungenaue Erfassungen oder Kategorisierungen erschweren das Reisekostenmanagement grundsätzlich.
Einfach digital: So wird Reisekostenmanagement effizient
Mit digitalen Mitteln lässt sich das Reisekostenmanagement für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterwegs wie für die bearbeitenden Stellen wesentlich vereinfachen.
- Mobile Apps zur direkten Belegerfassung: Belege können ort- und zeitunabhängig erfasst und übermittelt werden. Intelligente Systeme prüfen direkt die Vollständigkeit aller Angaben und den Reisenden entstehen keine nicht erstattungsfähigen Auslagen durch vergessene oder verlorene Belege mehr.
- Reisekostenmanagement-Software: Spezialsoftware erleichtert den kompletten Arbeitsprozess von der Belegerfassung (mit automatischer Texterkennung OCR) über die Automatisierung von Abrechnungsprozessen bis hin zur Verwaltung der Reisekosten, um die Ausgaben für diesen Bereich zu kontrollieren und zu optimieren.
- Für die Verwaltung von Belegen, Rechnungen, Genehmigungen und anderen Dokumenten bieten sich smarte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) Vielleicht kennen Sie die Vorzüge dieser Systeme bereits durch eine digitalisierte Buchhaltung? Im Reisekostenmanagement leisten sie vergleichbare wertvolle Dienste. Durch Maschinelles Lernen (ML) beziehungsweise Künstliche Intelligenz (KI) verbessern sich Belegerkennung, Kategorisierung, Ausgabenoptimierung laufend und auch Abrechnungsbetrug fällt schneller auf.
- Kreditkartenintegration in die Reisekostenmanagement-Software vereinfacht die Verfolgung von Ausgaben, die weitere Verarbeitung sowie die Kontrolle der Einhaltung von Richtlinien weiter.
Solche Tools reduzieren den zentralen Prozess der Reisekostenabrechnung auf nur noch drei Schritte:
- Ihre Mitarbeitenden scannen Belege bereits auf Reisen mit dem Smartphone. Diese laden sie in einem Onlineformular mit allen notwendigen Informationen hoch. Anschließend wird es automatisch an das zuständige Team übertragen.
- Dort erfolgen sehr zeitnah eine Prüfung sowie die Freigabe und die Abrechnung wird unmittelbar an die Buchhaltung übertragen.
- Diese erledigt die Buchung und Zahlung. Die Empfänger erhalten dazu eine E-Mail-Bestätigung mit allen Abrechnungsdetails.
So schnell dürften Ihre Mitarbeitenden noch nie Reisekosten erstattet bekommen haben. Das steigert die Mitarbeiterzufriedenheit!
Vorteile des digitalisierten Reisekostenmanagements
Zufriedenere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch schnelle, transparente Reisekostenabrechnungen sind nur der erste Pluspunkt. Weitere Vorteile:
- stark vereinfachte Reisekostenverwaltung auf allen Ebenen
- hohe Zeitersparnis durch Automatisierung
- Kosteneinsparungen im Reisekostenmanagement selbst wie beim Reisekostenbudget insgesamt durch die einfache Identifizierung von Sparpotenzialen
- verbesserte Compliance durch vollständige Transparenz aller Abrechnungen und Prozesse
- Einhaltung aller steuerlichen Vorgaben inklusive
Digitale Workflows – Reisekostenmanagement oder andere – vereinfachen Ihre Arbeit immer. Der Wechsel lohnt sich!