Gefühlt übernimmt Künstliche Intelligenz (KI) gerade alles Digitale und die weitere Entwicklung der digitalen Welt. Das KI-Start-up OpenAI wurde mit seinem Chatbot ChatGPT quasi über Nacht zu einem der bedeutendsten Unternehmen dieser Tage. Der IT-Gigant Microsoft klopfte höflich und mit Händen voller Geld bei OpenAI an, um ChatGPT in die hauseigene Suchmaschine Bing, in die Office-Suite und andere Software integrieren zu dürfen. Das andere digitale Alphatier Google setzt bei KI auf eine eigene Lösung namens „Bard“, Meta beziehungsweise Facebook entwickelt genauso individuell eine KI. Apple taucht mit einer neuen Brille zunächst in die erweiterte Realität ein, dürfte aber alsbald auch in Sachen KI nachziehen wollen. Von dem kalifornischen Unternehmen Nvidia sollen die Chips für das neue Zeitalter kommen. Ihre Architektur und Programmierung gilt gerade als das Nonplusultra für KI-Anwendungen und der Börsenkurs des Unternehmens explodierte dementsprechend. Aber was lässt sich von dem ganzen KI-Hype heute schon sinnvoll etwa im Büroalltag nutzen? Dokumentenmanagement mit KI zeigt eine gute Lösung mit hohem Mehrwert.
Wie managt man am besten Akten und Dokumente?
Um Akten oder Dokumente ordentlich und nachvollziehbar zu sortieren, braucht es ein System. Papierdokumente wurden dazu in der Neuzeit über Jahrzehnte von Hand nach Namen, (Bearbeitungs)Nummern oder Datum einsortiert. Tiefergehende Sortierungen waren praktisch unmöglich, weil sie mit zu viel Aufwand oder zu wenig Nachvollziehbarkeit verbunden waren. Mit der Digitalisierung entstanden für das Dokumentenmanagement dann ganz neue Möglichkeiten. Jetzt konnte jeder Bestandteil eines Dokuments leicht aufgegriffen und für die Sortierung, eine weitere Verarbeitung oder Archivierung genutzt werden. Die menschliche Bearbeitung und Steuerung jedes Vorgangs blieb trotzdem zunächst unerlässlich und der Effizienzgewinn damit überschaubar. KI wird hier zu einem Gamechanger, weil sie effektiv viel von diesem menschlichen Zutun abnehmen kann. Überlassen Sie Ihr Dokumentenmanagement jetzt der KI mit Intelligent Indexing.
Intelligent Indexing für smartes Dokumanagement mit KI
Die DMS unseres Partners DocuWare beherrschen schon länger die automatische Erkennung und Verarbeitung strukturierter Dokumente. Zu diesen zählen etwa wiederkehrende eigene und fremde Rechnungen mit identischem Aufbau. Algorithmen identifizieren vordefinierte Elemente oder Felder, anhand derer die Weiterbearbeitung erfolgt. Neben diesen Dokumenten erreichen ein Unternehmen aber ebenso viele unstrukturierte Dokumente – E-Mails, weitere Rechnungen, Verträge und andere mehr mit einem stetig wechselnden Aufbau oder in unterschiedlichen Formaten. Hier stießen DMS lange an ihre Grenzen bei der automatischen Erkennung. Seit 2022 arbeitet DocuWare nun mit Künstlicher Intelligenz. Dieses Dokumentenmanagement mit KI identifiziert auch unstrukturierte Dokumente zuverlässig. Dafür nutzt das DMS neuronale Netze, die selbstständig nach Mustern in Dokumenten suchen. Wiederholen sich diese Muster in größerer Zahl, definiert das System daraus selbstständig Regeln für die Dokumentenerkennung und -verarbeitung. So funktioniert Intelligent Indexing – eine Technologie, die Dokumentenmanagementsysteme noch effizienter macht und eine signifikante Kosten- und Zeitersparnis erreicht.