Künstliche Intelligenz (KI) nimmt im Privaten wie an den Arbeitsplätzen immer mehr Raum ein. Ihre Entwicklung und Anwendungslösungen stehen noch ganz am Anfang, aber bereits jetzt ist absehbar, dass KI Arbeit und Leben ähnlich fundamental verändern könnte wie einst der Start des Internets. Damit sind viele Chancen und Wachstumsmöglichkeiten verbunden, aber gleichzeitig hegen viele Bedenken gegenüber der neuen Technologie und auch rechtlich – etwa beim Datenschutz – gibt es noch einige Aspekte mit Regulierungsbedarf. Trotzdem sollten sich Unternehmen frühzeitig mit dem Thema KI auseinandersetzen und eine Nutzung vorbereiten. Oft ist KI sogar schon im Einsatz, ohne dass sie groß auffällt.
Officesoftware und Dokumentenmanagement mit KI
2023 konnten rund 20 Unternehmen die Zukunft der Microsoft Office Suite ausprobieren. Sie nutzt in Word, Powerpoint und Co. die Erweiterung Copilot, einen KI-gestützten Assistenten. Der ist beispielsweise in der Lage, selbstständig eine Präsentation zu erstellen. Bald kann er diese Aufgabe und mehr auch für Sie unternehmen und die Integration in das Windows-Betriebssystem ist ebenso beschlossene Sache. Nutzen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unseres Partners DocuWare, sind Sie sogar bereits KI-Anwender, denn hier arbeitet Künstliche Intelligenz im Hintergrund des DMS etwa bei der Dokumentenerkennung oder Klassifizierung. Durch sie wurde es überhaupt erst möglich, unstrukturierte Dokumente, solche mit wechselndem Aufbau oder Format, effizient automatisch zu verarbeiten. Das zeigt Ihnen zwei Beispiele, bei denen die Technologie nicht explizit in Unternehmensprozesse eingeführt werden muss, sondern im Rahmen anderer Lösungen Einzug hält. Wie bei eigenen KI-Lösungen sollten Unternehmen diesen Wandel aktiv gestalten, um eine breite Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erreichen. Denn nur mit der Unterstützung dieser Nutzerinnen und Nutzer lässt sich der Mehrwert und das Potenzial von KI in Unternehmen voll ausschöpfen.
Ängsten und Skepsis bei KI begegnen
Das Thema KI spaltet häufig. Ein Grund dafür liegt oft im ungenauen Verständnis der Technologie und der Furcht vor einer Superintelligenz, die Arbeitsplätze kostet und ein menschenähnliches Eigenleben entwickelt. Doch davon ist die KI-Entwicklung noch weit entfernt und es besteht ein allgemeiner Konsens, eine solche Superintelligenz niemals zu entwickeln. Aktuelle KI-Anwendungen wie der Chat-Bot ChatGPT erledigen ausschließlich vordefinierte Aufgaben, für die sie mit großen Datenmengen trainiert wurden. Sie sind damit keineswegs im engeren Sinne intelligent, sondern besitzen lediglich einen großen Vorteil: Mit genügend Rechenleistung im Hintergrund erledigen sie ihre Aufgaben schneller, zuverlässiger und unermüdlicher als jeder Mensch. Zweifellos wird KI dadurch einige Arbeitsplätze überflüssig machen. Anders als bei der Automatisierung, die vor allem viele körperliche Arbeiten übernahm, dürfte KI eher in wissensbasierten Berufen einmal eine Alternative bieten. Gleichzeitig entstehen aber neue Arbeitsplätze oder sogar Berufe rund um die KI. Diese Effekte haben bisher jede industrielle oder technische Revolution begleitet, kompensierten sich aber am Ende meist. In erster Linie entlastet KI ein Unternehmen, macht viele Prozesse effizienter. Das schafft Raum für neue Aufgaben und bietet ebenso eine Antwort auf die zunehmend schwierigere Fachkräfte-Problematik in vielen Bereichen. Genau solche Punkte müssen gegenüber aktuellen Mitarbeitenden klar kommuniziert werden, um ihnen Ängste zu ihrer beruflichen Zukunft zu nehmen.
Die Grundlage dafür ist die Vermittlung von Wissen über die Technologie, die geplante Nutzung von KI im Unternehmen sowie die Grenzen des Einsatzes. Transparenz ist hier das oberste Gebot. Best Practices überzeugen eher als graue Theorie, wenn KI-Anwendungen in Workshops, Trainings oder Pilotprogrammen vorgestellt oder eingeführt werden. Stehen verschiedene Anwendungen zur Auswahl, wächst die Akzeptanz unter Mitarbeitenden weiter, wenn Sie diese aktiv in die Entscheidungsfindung einbinden. Das verhilft der neuen Technologie im Sinne des gesamten Unternehmens direkt zu einem guten Start.