Der Einkauf hat für jedes Unternehmen eine entscheidende strategische Bedeutung. Er macht zu einem großen Teil den Unterschied zwischen Gewinn oder Verlust aus und nur ein effizientes Management von Einkauf oder Lieferketten hält ein Unternehmen wettbewerbsfähig. Umso wichtiger wird es, sämtliche Einkaufsprozesse zu optimieren – am besten auf digitaler Basis.
Die Bedeutung des Einkaufs
Per Definition umfasst der Einkauf jedwede Beschaffung von Gütern oder Dienstleistungen zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und der Herstellung eigener Produkte. Daraus ergibt sich ein unmittelbarer Einfluss auf die Betriebs- oder Produktionskosten und schließlich die Wirtschaftlichkeit einer Unternehmung. In globalisierten Märkten sind Beschaffung oder Einkauf dabei von zunehmender Komplexität gekennzeichnet und erfordern mehr denn je eine detaillierte Steuerung und Kontrolle. Allgemein folgt der Einkaufsprozess immer diesem Schema:
- Bedarfsermittlung
- Lieferantenauswahl
- Angebotseinholung
- Konditionsverhandlungen
- Bestellung
- Wareneingang
- Qualitätskontrolle
- Rechnungsprüfung und schließlich
- Bezahlung
Der komplette Prozess kann manuell und papierbasiert abgewickelt werden – oder digital optimiert. Etwa mit der E-Rechnungspflicht ab dem 01. Januar 2025 sind Unternehmen bald sogar verpflichtet, zumindest einen Teil des Prozesses zu digitalisieren.
Rechnungsempfang oder Versand zählen zum operativen Teil – dem Tagesgeschäft – des Einkaufs. Er ist von der strategischen Einkaufsplanung abzugrenzen, die sich auf langfristige oder grundsätzliche Beschaffungsstrategien konzentriert. Zu diesen zählt auch die Nutzung der Digitalisierung und ihrer Technologien in den Einkaufsprozessen, während der konkrete Einsatz neuer Tools dann überwiegend das operative Geschäft unterstützt: zum Beispiel ERP-Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS).
Vorteile digitaler Einkaufsprozesse
Die Entscheidung für digital optimierte Einkaufsprozesse ist eine strategische, die den Einkauf von einem Kosten- zu einem Wertschöpfungsfaktor umgestaltet. Diese Optimierung des Einkaufs kann die Effizienz von Unternehmensprozessen steigern, signifikante Kosteneinsparungen erreichen oder betriebliche Risiken minimieren. Daneben ergeben sich Verbesserungen in der Lieferantenkommunikation oder eine erhöhte Kundenzufriedenheit durch verbesserte Produkte oder Dienstleistungen. Zuletzt wird es einfacher, gesetzliche Vorgaben wie etwa die aus dem Lieferkettengesetz zu erfüllen.
Naturgemäß sind Einkaufsprozesse mit einer Vielzahl von Dokumenten verknüpft: Verträge, Lieferdokumente oder Rechnungen. Sie alle lassen sich heute komfortabel und sicher digital verwalten, bearbeiten oder archivieren. Das verkürzt den Bearbeitungsaufwand jedes einzelnen Schritts im Einkauf, garantiert regelmäßig schnellen Zugriff bei reduzierter Fehleranfälligkeit und maximaler Transparenz. Ein DMS wird dabei zum zentralen Werkzeug, das alle Dokumente zusammenfasst und sämtlichen Beteiligten im Einkaufsprozess zur Verfügung stellt. Zahlreiche Workflows im Rahmen des Einkaufs wie beispielsweise die Rechnungsprüfung oder Beschaffungsvorgänge lassen sich mit den Systemen automatisieren. Das stärkt Ihre Wettbewerbsfähigkeit und die Reaktionsmöglichkeiten in immer dynamischeren Märkten.
Die Optimierung kann bis hin zu einem Einkauf 4.0 reichen, der Einkaufsprozesse noch agiler und zukunftssicherer macht. Er versetzt Sie in die Lage, Krisen oder größeren Wettbewerbsveränderungen für nachhaltigen Unternehmenserfolg besser und schneller zu begegnen. Nutzen Sie diese Chance und fangen Sie direkt an, Ihre Einkaufsprozesse zu optimieren.