Die Pläne der Bundesregierung sind weit gediehen und auch einen Stichtagsvorschlag des Bundesfinanzministeriums (BMF) gibt es bereits. Schon ab dem 01. Januar 2025 könnten elektronische Rechnungen für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Bereich vorgeschrieben werden. Als Ergänzung der Pflicht zur E-Rechnung dürfte außerdem bald ein zentrales Meldesystem zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug folgen. Unternehmen, die noch nicht mit E-Rechnungen arbeiten, sollten sich rechtzeitig vorbereiten.
Die elektronische Rechnung
Schätzungen der DATEV gehen davon aus, dass Deutschlands Unternehmen derzeit rund ein Drittel ihrer Rechnungen elektronisch erstellen und übermitteln. Dieses Drittel bildet sich aber vor allem aus größeren oder mittleren Unternehmen mit über 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Kleinere Unternehmen, Büros oder Kanzleien liegen bei der Digitalisierung der Buchhaltung und der Nutzung von E-Rechnungen deutlich zurück. Eine Implementierung gelingt jedoch nicht von heute auf morgen. Und der geplante Stichtag 01. Januar 2025 zur verpflichtenden Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich klingt nur scheinbar nach einem Datum in ferner Zukunft. Unternehmen, die hier noch keine Schritte unternommen haben, sollten sich nun unbedingt zeitnah mit dem Thema beschäftigen, um hektische Maßnahmen im nächsten Jahr zu vermeiden.
Rechnungen digitalisieren und Pflicht zur E-Rechnung erfüllen
Beispielsweise mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) lassen sich schon länger effizient Rechnungen digitalisieren. Ein DMS wie das unseres Partners DocuWare beherrscht dazu die DATEV-Integration. E-Rechnungen lassen sich hier zentral, rechts- wie revisionssicher ablegen und archivieren. Genauso können Rechnungsinhalte ausgelesen und in der Finanzbuchhaltung oder im Zahlungsverkehr unmittelbar weiterverarbeitet werden. Durch papierlose Rechnungen gelingen schon heute große Effizienzgewinne. Weiter legen etablierte elektronische Rechnungsprozesse bereits jetzt die Grundlagen für eine kommende Pflicht zur E-Rechnung oder andere Vorhaben der EU in diesem Bereich. Details und Standards für die zukünftigen Pflichten oder neue Plattformen zu deren Abwicklung stehen seitens der Gesetzgebung noch aus. Notwendige Updates lassen sich aber wie Schnittstellen zu beliebigen anderen Unternehmensanwendungen schnell in ein vorhandenes DMS integrieren oder werden von DocuWare und anderen als Aktualisierung eingespielt.
Gute Erfahrungen mit elektronischen Rechnungen
Die Erfahrungswerte unserer Kunden, die bereits mit einem DMS ihr Rechnungswesen digitalisiert haben, sprechen Bände. Zwei Zahlen stechen heraus:
- 90 Prozent Kostenersparnis im Rechnungswesen
- 99 Prozent bestätigen klare Workflowverbesserungen
Andernorts ist man sogar schon weiter. In Italien beispielsweise gibt es die Pflicht zur E-Rechnung seit 2019. Hierzu kommen überwiegend positive Rückmeldungen aus den Unternehmen. Viele unterstreichen jedoch ebenso den Zeitbedarf für die Umstellung. Dieser fällt hierzulande kaum geringer aus. Deswegen sollten Sie jetzt nicht mehr zögern, wenn Ihnen dieser Prozess noch bevorsteht. Gern beraten Sie unsere DMS-Experten von docu-fix dazu gleich unverbindlich persönlich.