Im regelmäßig erscheinenden „Digital Office Index“ des Digitalverbands Bitkom zeigt sich, dass von den über 1000 befragten Unternehmen viele bereits große Schritte in Richtung Digitalisierung hinter sich haben. Beispielsweise stellten drei von vier Unternehmen mittlerweile ihre Briefpost auf digitale Kommunikation um. Ein ähnlicher Prozentsatz erstellt, versendet und verwaltet zumindest die Hälfte aller Rechnungen ebenso digital. Rechnungen digitalisieren – hier besteht für viele Unternehmen somit noch einiges Potenzial, mit digitalen Rechnungen, einer automatisierten Rechnungsverarbeitung und digitaler Buchhaltung effizienter zu werden.
Besonderheiten bei der Rechnungsdigitalisierung
Kundenkommunikation, Dokumente oder auch Personalakten zu digitalisieren und später zu bearbeiten oder zu archivieren, gelingt mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) einfach und schnell. Ein DMS wie das unseres Partners DocuWare lässt sich dafür nahezu beliebig den eigenen Anforderungen anpassen. Im Bereich der Rechnungsverarbeitung müssen bei Ausgangs- wie Eingangsrechnungen jedoch nicht nur interne, sondern vor allem externe, gesetzliche Vorgaben eingehalten werden:
- Hierzu macht das Handelsgesetzbuch (HGB) Vorschriften zum Beispiel zur Aufbewahrung von Unterlagen wie Rechnungen oder zur Führung von Handelsbüchern.
- Weitere Vorgaben kommen aus der Abgabenordnung (AO).
- Zuletzt gelten ergänzend die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD.
Bitkom und der Verband elektronische Rechnung (VeR) haben zum Rechnung digitalisieren ein Faktenpapier mit zehn Merksätzen erarbeitet. Diese finden auch im DocuWare-DMS Berücksichtigung, das Sie genauso zum automatisierten digitalen Rechnungsmanagement nutzen können. Daneben ist auch die vom Gesetzgeber geforderte Verfahrensdokumentation vom Erfassen über die Verarbeitung und Archivierung bis hin zur Vernichtung von nicht mehr aufbewahrungspflichtigen Rechnungsdokumenten enthalten – alles Schritt für Schritt digitalisiert.
Rechnungen digitalisieren und einen nahtlosen Workflow gestalten
In einem DMS lassen sich dabei sehr buchungsnahe Funktionen einrichten, die es mehr einer Buchhaltungssoftware als einer Dokumentenverwaltung angleichen. Die Einbettung in eine DATEV-Umgebung gelingt genauso mühelos wie eine digitale Rechnungsprüfung bei Ausgangsrechnungen gemäß den innerbetrieblichen Vorgaben. Prüfung und Freigabe solcher Rechnungen erfolgen nun viel schneller. Der neue DMS-Workflow erlaubt es wieder, Skonti in Anspruch zu nehmen, deren Zeitfenster bei einer händischen Weitergabe von Papierrechnungen bis zur endgültigen Freigabe oft überschritten wird. So entstehen neben der Zeitersparnis für einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkte Kostenvorteile.
Für den Bereich der Ausgangsrechnungen ist das DocuWare DMS genauso vorkonfiguriert und individuell anpassbar beziehungsweise skalierbar. Konnektoren schaffen für das DMS Verbindungen zu einer Vielzahl von Businesssoftwarelösungen in allen Branchen. Ein mögliches Szenario: Verlässt die Kundenbestellung eines Produkts das Lager, löst das Warenwirtschaftssystem über einen solchen Konnektor unmittelbar Rechnungserstellung und -versand aus. Später erfolgt die Überwachung des Zahlungseingangs oder ein Versand von Erinnerungen und Mahnungen genauso automatisch.
Auf die Zukunft vorbereitet
Zählt Ihr Unternehmen Bundesbehörden zum Kundenstamm, sind Sie seit 2020 sogar verpflichtet, Rechnungen digital nach bestimmten Vorgaben einzureichen. Hier wird ein besonderer XML-Datensatz gefordert. Diese Datensätze sind für die elektronische Verarbeitung optimiert, verbreiten sich auch im B2B-Bereich zunehmend, aber für menschliche Betrachter stellen sie sich auf den ersten Blick nicht sonderlich gut lesbar dar. Weil Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aber an allen Stellen der Rechnungsverarbeitung weiterhin beteiligt bleiben, um sie zu kontrollieren oder zu steuern, setzten sich beim Rechnungen digitalisieren zuletzt Hybridformate durch.
Diese enthalten neben den XML-Datensätzen außerdem übersichtliche DOC- oder PDF-Dateien. Deren Erstellung erfolgt durch das DMS ebenfalls vollautomatisch. So ist es bereits auf die künftigen Entwicklungen in Buchhaltung oder Rechnungswesen vorbereitet.
Bei diesen Beispielen und ganz allgemein gewinnen Sie eine Reihe von Vorteilen, wenn Sie sich entscheiden, künftig Rechnungen zu digitalisieren:
- Sie sparen Zeit.
- Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen Raum für andere Aufgaben.
- Sie senken Ihre Kosten.
- Gleichzeitig minimieren Sie die Fehlerquote im Rechnungswesen.
- Mit einem DMS für die Rechnungsdigitalisierung beschleunigen Sie den Cashflow Ihres Unternehmens.
Ein DMS wird deswegen schnell zur lohnenden Investition in Ihr Unternehmen. Lassen Sie sich gleich unverbindlich näher beraten.