Dokumentenmanagement, E-Signatur und Digitalisierungslösungen

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Scandienstleistungen: So kommen Berge von Unterlagen in ein DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist praktisch. Es hält alle Unternehmensdokumente, Belege oder Personalakten auf jedem Endgerät im Unternehmen mit einem einfachen Zugriff bereit. Aktuelle Dokumente erstellen Sie dafür direkt digital, aber was ist mit dem ganzen Papieren, die täglich ins Office flattern? Und vor allem den ganzen Aktenordnern in Ihrem Büro oder im Archiv? Unsere Scandienstleistungen werden hier zu Ihrer Lösung.

 

Digitalisierung bis zum letzten Blatt

Das papierlose Büro ist seit Langem ein Traum von vielen Unternehmen. Es bedeutet

  • einen enormen Effizienzgewinn bei allen Workflows,
  • gibt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Freiräume für wichtigere Tätigkeiten als die Dokumentensuche,
  • spart Kosten und
  • sorgt am Ende für ein aufgeräumtes Office, das mehr Fokus auf das Wesentliche lässt: den Unternehmenserfolg.

Aber schauen Sie sich in Ihrem Büro um …

Selbst Unternehmen, die bei der Digitalisierung schon einige Schritte gegangen sind, schleppen noch Tausende Seiten von handfesten Dokumenten mit sich herum. Viele werden im täglichen Geschäft kaum noch benötigt, müssen aber im Rahmen von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dennoch ständig vorgehalten werden und (zu)griffbereit bleiben.

Für ein effektives Dokumentenmanagement gibt es zwei Ansätze:

  • Sie nutzen die Vorteile eines DMS ab einem bestimmten Zeitpunkt und betreiben ein hybrides Dokumentenmanagement mit neuen digitalen Dokumenten und alten physischen Dokumenten.
  • Oder Sie integrieren auch alle älteren Dokumente in das neue DMS.

Der zweite Ansatz bedeutet einen konsequenten Digitalisierungsschritt. Zugleich erfordert er einigen Aufwand: Sie müssen alle alten Dokumente oder Belege digitalisieren.

Dafür benötigen Sie einen leistungsstarken Scanner, Scansoftware, die gescannte Dokumente optimal aufbereitet und Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die sich um diese Arbeit über Tage oder eher Wochen und Monate kümmern. Die Digitalisierung oder das Scannen alter Unterlagen ist zeit- wie kostenintensiv.

Das können Sie einfacher und günstiger haben!

 

Scandienstleistungen. docu-fix.de. Mann richtet Blatt Papier auf einem großen Scanner aus. Quell: Adobe Stock.

 

Scandienstleistungen für Ihr Unternehmen und Ihr DMS

Überlassen Sie das Digitalisieren und Scannen von Dokumenten und mehr einfach uns. Wir machen aus Papieren, Plänen, Röntgenaufnahmen und vielem mehr digitale Abbilder, die Sie direkt in allen Ihren Anwendungen nutzen oder in einem DMS ganz einfach rechtssicher archivieren können.

Wir digitalisieren alles für Sie: schnell, zuverlässig und stets unter Einhaltung aller Vorgaben für Datenschutz und Datensicherheit.

Dafür nutzen wir die besten Scanner und modernste Scan-Software, die optimale Scan-Qualität und kleine Dateigrößen für einen schnellen Zugriff im DMS perfekt ausbalancieren.

Hier liegt Ihr papierloses Büro nur noch einen Schritt entfernt. Nutzen Sie unsere Scandienstleistungen – gleich unverbindlich beraten lassen.