Seit gut einem Vierteljahr gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen. Damit müssen Sie digitale Rechnungen wie XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen einerseits empfangen und verarbeiten, aber ebenso rechtssicher digital archivieren können. Wir haben viele Unternehmen bereits bei diesem Digitalisierungsschritt mit passenden Lösungen für die E-Rechnungspflicht begleitet. Hier geben wir Ihnen noch einmal einen kurzen Überblick zu den Besonderheiten bei der digitalen Archivierung von Rechnungen zusammen mit praktischen Tipps für die Umsetzung in Ihrem Rechnungswesen.
Diese Rechnungen müssen Sie archivieren
Auch im digitalen Zeitalter hat sich an den grundlegenden Anforderungen für die Archivierung von Rechnungen nichts geändert. Sie gelten für Rechnungsdokumente in Dateiform genauso wie für die klassische Papierrechnung. Archiviert werden müssen:
- Ihre Rechnungen an Kunden
- Eingangsrechnungen zum Beispiel von Ihren Lieferanten
- alle steuerrelevanten Dokumente
- Belege und Quittungen oder Zahlungsnachweise sowie
- Verträge und ähnliche Vereinbarungen
Sie alle dienen der Dokumentation Ihres Geschäfts, zur Erstellung von Jahresabschlüssen, als Nachweise bei Steuerprüfungen oder zur Rechtssicherheit bei Streitfragen. Genauso sind sie Grundlage für Ihre Finanzplanung und Ihre Geschäftsstrategie. Die Archivierung bedeutet somit nicht nur Pflicht, sondern genauso eine Basis zur Steuerung Ihres Unternehmens.
Verpflichtet sind aber nicht nur Unternehmen. Auch Freiberufler oder Gewerbetreibende, die steuerliche Umsätze tätigen, müssen die genannten Dokumente und Rechnungen archivieren – außerdem gemeinnützige Organisationen oder Vereine. Dabei gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen.
Vorteile einer digitalen Archivierung
In digitaler Form managen Sie die Rechnungsarchivierung wesentlich effizienter als früher mit Papierdokumenten. Der erste Vorteil dieser Digitalisierung liegt auf der Hand: Sie sparen viel Platz. Er wächst noch einmal, wenn Sie auch andere Dokumente digitalisieren und mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwalten. Dazu sparen Sie wertvolle Zeit.
Prozesse mit den Rechnungen oder Dokumenten lassen sich automatisieren und damit in ihrem Zeitbedarf wesentlich reduzieren. Genauso vereinfachen sich nun sämtliche spätere Zugriffe durch einfache Auffindbarkeit binnen Sekunden oder ebenso die rechtssichere Aufbewahrung inklusive automatischer Wahrung aller Fristen. Das Risiko von Bearbeitungsfehlern sinkt genauso wie das von Beschädigung oder Verlust von Dokumenten. Zugleich wird der Zugriff auf die Belege orts- und zeitunabhängig für hybride Arbeit beziehungsweise Remote Work. Um alle Möglichkeiten zu nutzen und gleichzeitig alle rechtliche Anforderungen zu erfüllen, sollten Sie sich bei der digitalen Archivierung von Rechnungen an den folgenden Tipps orientieren.
Rechnungen digital archivieren: wichtige Tipps
Speichermedium
Rechnungen, die Sie digital erhalten, müssen Sie genauso digital archivieren. Sie können dazu eigene Speichermedien nutzen oder aber eine Cloud-Lösung. In jedem Fall müssen die Rechnungen sicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt abgelegt werden. Für die Sicherheit sorgen Zugriffskontrollen, eine Datenverschlüsselung sowie ein System für Backups und Datenwiederherstellung. Bei eigenen Speichern müssen Sie diese Schutzmaßnahmen selbst einrichten. In Cloud-Lösungen sind sie bereits integriert und werden von den Anbietern gepflegt und aktualisiert, was Ihnen viel Aufwand bei der Verwaltung von IT und Daten erspart. Zudem können Sie Ihren Speicherbedarf hier frei skalieren und müssen nicht in eigene Speichermedien investieren.
Datenformat
Eingegangene digitale Rechnungen sind grundsätzlich in dem Format zu archivieren, in dem Sie sie erhalten haben. Bevorzugen Sie intern ein anderes Dateiformat, müssen Sie dieses zusammen mit der Originaldatei im Archiv speichern. Die Datei darf dabei nicht verändert werden. Alle Operationen mit Dateien oder Zugriffe und Veränderungen im Archiv sollten in einem Systemprotokoll erfasst werden. Auf Daten wie Protokolle muss zudem jederzeit eine Zugriffsmöglichkeit für Mitarbeitende des Finanzamts etwa bei einer Betriebsprüfung bestehen.
System
Ein rechtssicheres, digitales Rechnungsarchiv entsteht nicht einfach durch das Speichern der Rechnungsdateien auf einer Festplatte. Verschiedene rechtliche Anforderungen an das Archiv lassen sich dabei nur ungenügend realisieren: allen voran die Revisionssicherheit oder auch Vorschriften wie die der GoBD. Deswegen gibt es eine Reihe von Softwarelösungen für die Archivierung digitaler Rechnungen. Sie wurden eigens für diesen Zweck entwickelt und erfüllen alle notwendigen gesetzlichen Anforderungen. Darüber hinaus bieten sie umfangreiche Funktionalität etwa für die Wahrung von Aufbewahrungspflichten oder die automatische Generierung von Metadaten für die einfache, schnelle Suche nach bestimmten Rechnungen und anderen Dokumenten.
Bei der Auswahl eines passenden Systems und zu weiteren Fragen beraten wir Sie gern unverbindlich: Dazu jetzt Termin vereinbaren!