docu-fix Scandienstleistungen, Dokumentenmanagement und E-Signatur

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Das macht einen guten Scandienstleister aus

 

Digitalisieren Sie Dokumente, Personalakten oder Rechnungen, eröffnen sich Ihnen ganz neue Möglichkeiten für die Arbeitsprozesse im Unternehmen. Digitales Dokumentenmanagement kürzt die Prozesse erheblich ab. Sie arbeiten effizienter und sparen viele Kosten. Neue Dokumente erkennen die Dokumentenmanagementsysteme (DMS) vollautomatisch mit intelligenter Technologie(LinkBLog). Aber wie integrieren Sie ältere Unterlagen und ganze Archive(LinkBlog) in das System? Diese müssen mit einem Scanner digitalisiert werden. Ab einem bestimmten Volumen oder für Spezialdokumente stoßen Standardscanner jedoch an ihre Grenzen oder die Digitalisierung erfordert einen hohen personellen wie zeitlichen Aufwand. Den erspart Ihnen ein professioneller Scandienstleister. Aber was macht gute Scandienstleister aus? Finden Sie hier eine Entscheidungshilfe.

 

Datenschutz und Sicherheit

Viele Unternehmensdokumente enthalten Kundendaten oder sensible Informationen zum Unternehmen. Sobald diese das Haus verlassen, müssen Sie in einer lückenlosen Sicherheitskette behandelt werden. Ein guter Scandienstleister zeigt Ihnen seine Maßnahmen dazu transparent und für jeden Schritt der Bearbeitung. Achten Sie dabei zum Beispiel auf

  • sichere Transportwege
  • klar geregelte Zugriffsrechte der Mitarbeiter des Dienstleisters auf Ihre Dokumente
  • fachgerechte Behandlung von physikalisch sensiblen Dokumenten
  • Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz bereits digitalisierter Unterlagen
  • Datenverschlüsselung bis zur Übertragung der fertigen Dateiarchive
  • Qualifikationen der Mitarbeiter des Dienstleisters in den Bereichen Datenschutz oder Daten- oder Dokumentensicherheit und mehr
  • vertragliche Zusicherung der Einhaltung relevanter Standards wie DSGVO oder BDSG und GoBD sowie relevante Zertifizierungen

 

Scanqualität

Gute Scandienstleister bieten Ihnen eine Auswahl an verschiedenen Scanqualitäten. Für spezielle Dokumente – etwa für die Digitalisierung von Röntgenbildern – sollte die passende Technik vorhanden sein. Lassen Sie sich durch Probescans vom Angebot der Scan-Profis überzeugen. Achten Sie auch auf die Aufbereitung der digitalisierten Dokumente. Vom Dateinamen bis hin zu Ordnerstrukturen sollte diese möglichst präzise auf Ihre Unternehmenssoftware zugeschnitten sein, um eine umfangreiche Nachbereitung im Haus zu vermeiden. Soll das Scannen ersetzend erfolgen – die gescannten Dokumente werden anschließend vernichtet –, müssen beim Dienstleister nachvollziehbare Prüfprozesse installiert sein, die verhindern, dass Information verloren gehen. Genau muss eine datenschutzkonforme Vernichtung gesichert sein.

 

Servicequalität

Die Qualität eines Scandienstleisters erkennen Sie außerdem an seinem Serviceangebot. Konkret zeigt sich dieses in einer einfachen und guten Erreichbarkeit oder der Reaktionsgeschwindigkeit auf Ihre Anfragen. Beides können Sie schon im Vorfeld eines Scanauftrags prüfen. Eine Datenbearbeitung nach Ihren Vorgaben oder Angebote zum schnellen Scan-on-demand besonders wichtiger Dokumente bilden weitere Qualitätsmerkmale. Gibt es ein komfortables Full-Service-Angebot? Dann müssen Sie sich vom Transport über Lagerung, Rückheften oder Sortierung und die Bereitstellung der fertigen Datensätze um nichts mehr kümmern. Der Dienstleister nimmt Ihnen alle Schritte rund die Digitalisierung Ihrer Dokumente ab und garantiert einen reibungslosen, sicheren Ablauf zu vereinbarten Terminen. Dafür erhalten Sie im Vorfeld ein Angebot mit transparenter Preisgestaltung für Ihre Kalkulation. Fragen Sie zusätzlich auch nach Referenzen zu früheren Projekten des Dienstleisters. Seriöse Unternehmen nennen Ihnen diese mit Ansprechpartnern gern – zum Beispiel wir. Sprechen Sie gleich mit uns und nutzen Sie unsere Erfahrung und Kompetenz als langjähriger Scandienstleister in der Rhein-Main-Region für die zuverlässige Digitalisierung Ihrer Dokumente aller Art.