Wer kennt ihn nicht? Den „gelben Schein“, mit dem Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber seit vielen Jahrzehnten eine von Medizinern festgestellte krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit dokumentieren mussten. Seit dem 01. Januar 2023 sind dieser Schein und das bisherige Verfahren der Krankmeldung Geschichte. Auf Arbeitnehmerseite bedeutet die nun digitale oder elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) einige praktische Vorteile. Eine Krankmeldung wird jetzt einfacher. Im Gegenzug müssen Arbeitgeber seit Jahresbeginn einiges beachten und unter Umständen ihre Software für das Personalwesen oder die Lohnbuchhaltung aktualisieren.
So funktioniert die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Viele unserer Kunden nutzen bereits smarte Digitalisierungslösungen, um produktiver zu arbeiten. Mit ihnen gelingt es leicht, Prozesse oder Workflows zu automatisieren. Sie erleichtern die Arbeit, sparen Zeit und Kosten. Genau das soll auch die neue eAU erreichen
- Im Krankheitsfall informieren Arbeitnehmer nach wie vor den Arbeitgeber – gegebenenfalls teilen sie dabei zugleich die Dauer der Arbeitsunfähigkeit mit. Es genügt eine telefonische Mitteilung.
- Vom Arzt oder einem Krankenhaus gibt es im Regelfall eine Bescheinigung für die privaten Unterlagen. Eine AU-Bescheinigung wie früher wird nur noch ausnahmsweise auf Anfrage erstellt.
- Ärzte oder Krankenhäuser übermitteln die Krankschreibung direkt oder spätestens bis zum Ende des Tages elektronisch an die Krankenkasse der Arbeitnehmer.
- Arbeitgeber oder alternativ ihr Steuerbüro fragen die eAU bei den Krankenkassen an und erhalten diese dann spätestens am Folgetag für die Buchhaltung zum Download bereitgestellt.
Zur Teilnahme an diesem Verfahren müssen drei technische Voraussetzungen erfüllt sein:
#1 Sie brauchen als Arbeitgeber ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm.
#2 Weiter ist eine elektronisch gestützte Ausfüllhilfe wie beispielsweise sv.net erforderlich.
#3 Zuletzt benötigen Sie ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem.
Sie können den Abruf der Bescheinigungen täglich durchführen, was sich vor allem für größere Unternehmen empfiehlt. Für die meisten Unternehmen genügt jedoch auch ein wöchentlicher Abruf – beziehungsweise ein Abruf im Bedarfsfall bei kleinen Unternehmen und Büros.
Mehr zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Nach wie vor ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in den meisten Fällen erst bei mehr als drei Krankheitstagen erforderlich. Häufig wird sie auch erst dann von Ärzten ausgestellt und steht so frühestens ab dem fünften Tag bei den Krankenkassen zum Abruf bereit. Das sollten Sie bedenken, wenn Sie bei einem Abruf eine Fehlermeldung erhalten. Diese zeigt Ihnen weniger technische Fehler an, sondern häufiger eine noch nicht vorhandene eAU.
Das Verfahren gilt auch für Mini-Jobs, jedoch nicht für:
- Mini-Jobs in Privathaushalten
- privat Krankenversicherte
- Zeiten von Reha- oder Vorsorgemaßnahmen und
- durch Privatärzte oder Ärzte im Ausland festgestellte AU-Zeiten
Mit der eAU geht die allgemeine Digitalisierung in Deutschland ein kleines Stück voran. Wie weit sind Sie mit Ihrer Digitalisierung? Gern zeigen wir Ihnen passende Lösungen für Ihr Unternehmen wie beispielsweise elektronische Unterschriften. Lassen Sie sich gleich unverbindlich beraten.