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Elektronisch unterschreiben: So geht’s

Seit über 400 Jahren schon ist die Unterschrift als Nachweis der Identität anerkannt. Sie dient seitdem vor allem zur Dokumentation der eigenen Willenserklärung unter Verträgen aller Art und anderen Papieren. Das Zeitalter der Digitalisierung verdrängt nun langsam Stift, Papier und die klassische Unterschrift. Heute können Sie immer häufiger einfach elektronisch unterschreiben.

 

Bei jeder Unterschrift beachten

Damit eine Unterschrift als rechtsgültig gilt, muss sie gemäß BGH verschiedene Anforderungen erfüllen:

  • Sie muss den vollständigen Familiennamen abbilden.
  • Dabei darf sie nicht zu unleserlich sein und muss den Namen zumindest teilweise erkennbar machen.
  • Eine Reihe von Druckbuchstaben oder ein Kürzel sind nicht zulässig.

Nur die Gegenwart eines Notars würde auch andere „Signaturen“ wie Kringel oder drei Kreuze zu einer rechtsgültigen Unterschrift machen. Wenn Sie elektronisch unterschreiben, gelten grundsätzlich die gleichen Regeln.

Eigene digitale Signatur erstellen

Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

1.

  • Unterschreiben Sie wie gewohnt auf einem Blatt Papier.
  • Anschließend digitalisieren Sie Ihre Unterschrift mit einem Scanner oder einer Scanner-App auf Smartphone beziehungsweise Tablet.
  • Passen Sie die Größe des Scans auf die Unterschrift an und speichern sie ihn als Datei ab.
  • Diese Unterschriftendatei können Sie nun beliebig in Textdokumente oder auch PDF-Dateien einfügen.

2.

  • Unterschreiben Sie direkt digital auf dem Touchscreen von Smartphone, Tablet oder auch einigen Notebooks.
  • Dafür gibt es verschiedene Eingabestifte vom groben Touch Pen bis zum präziseren Stylus.
  • Genauso können Sie mit einem Finger elektronisch unterschreiben.
  • Speichern Sie Ihre digitale Signatur auch hier wieder ab oder platzieren Sie sie direkt in vorbereiteten Dokumenten und speziellen Anwendungen.

Solche elektronischen Unterschriften genügen im Privatbereich meist vollauf. Auch im Geschäftsverkehr können Sie so eine Vielzahl von Dokumenten per Remote Unterschrift signieren und sparen sich zeitraubenden Papierkram oder Versand. Aber elektronische Signaturen können noch mehr.

Elektronisch unterschreiben mit biometrischer Unterschrift

Ein Finger oder ein gewöhnlicher Eingabestift geben die persönliche Unterschrift nur grob wieder. Das Unterschriftenbild mag der händischen Signatur entsprechen, enthält aber nicht dessen einzigartige Merkmale: zum Beispiel den Druck auf den Stift oder die Stiftneigung beim Unterzeichnen. Für diese Feinheiten braucht es besondere Displays und Eingabestifte, die diese Nuancen registrieren und zusammen mit der digitalen Unterschrift speichern. So entsteht eine biometrische Unterschrift mit der aktuell maximal möglichen Sicherheit.

Die Technik dahinter ist komplex, aber bei vielen trotzdem schon vorhanden: Sie steckt beispielsweise in einigen Smartphones und Tablets von Apple oder Samsung und den jeweiligen Eingabestiften wie Apple Pencil oder S Pen. Diese Geräte kommen dann auch zur Anwendung, wenn Unternehmen sichere biometrische Signaturen wie die VIDSigner-Unterschriftenlösung unseres Partners Validated ID nutzen möchten. Mit zentralisierten Unterschriften oder vielen Integrationsmöglichkeiten in Ihre Softwarelandschaft gewinnen Sie hier dann noch viel mehr Möglichkeiten, sämtliche Unterschriftenprozesse viel effektiver zu gestalten. Gleich unverbindlich beraten lassen!