Bei der Digitalisierung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden Sie zunehmend Dokumente von der Papierform in ein digitales Format bringen. Sie können die Originalpapiere nach dem Einscannen weiterhin aufbewahren, doch das ist bis auf wenige Ausnahmen überflüssig und mindert grundsätzlich die Effizienzsteigerung durch die Digitalisierung. Vernichten Sie Papiere nach dem Scanvorgang, spricht man von ersetzendem Scannen. Dafür gelten einige besondere Anforderungen – die zeigen wir Ihnen hier.
Diese Papiere dürfen Sie durch Scans ersetzen
- Rechnungen (ein- und ausgehende)
- andere Kaufbelege
- Verträge (auch Arbeitsverträge, aber mit Ausnahmen beim Nachweis der Arbeitsbedingungen in bestimmten Wirtschaftsbereichen oder bei Aufhebungsverträgen und Kündigungen)
- technische Unterlagen
Neben den schon erwähnten Ausnahmen müssen Sie weiter etwa Eröffnungsbilanzen oder Zollpapiere in Schriftform aufbewahren.
Ansonsten muss das Scanverfahren immer die Aussage- oder Beweiskraft eines Dokuments erhalten. Dies gewährleistet die Einhaltung verschiedener Anforderungen an das ersetzende Scannen durch Sie selbst oder einen professionellen Scan-Dienstleister.
Anforderungen für das ersetzende Scannen
TR RESISCAN
Die technischen Voraussetzungen für das ersetzende Scannen definiert die Richtlinie TR-03138 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Genutzte Scanner müssen einwandfrei funktionieren, benötigen jedoch keine besondere Zertifizierung. Die gescannten Abbilder müssen den Originaldokumenten entsprechen und sollten als PDF- oder Bilddateien archiviert werden. Alle Dateien benötigen einen Schutz vor Manipulation oder Verlust. Dafür sind sichere Übertragungswege, Speicher und Datensicherungen anzulegen.
Wohlgemerkt: Es handelt sich hierbei um Empfehlungen! Halten Sie diese jedoch nicht ein, kann dies im Streitfall oder beim Nachweis gegenüber Behörden zur Nichtanerkennung der gescannten Dokumente führen.
Verfahrensdokumentation
Für die Anerkennung ersetzender Scans ist die Gewähr der Unveränderbarkeit beim Scannen, der Verarbeitung und der Archivierung wesentlich. Auch für gescannte Dokumente und Dateien sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu beachten.
Weitere prozessuale Anforderungen:
- Die Finanzverwaltungen empfehlen das Scannen innerhalb von zehn Tagen nach Eingang der physikalischen Dokumente.
- Es sollten ausschließlich geschäftsrelevante Dokumente digitalisiert werden.
- Für die Digitalisierung sollte mindestens eine verantwortliche Person benannt werden.
- Diese erhält auch die Verantwortung für die Prüfung der korrekten und vollständigen Digitalisierung der Dokumente. Doppelte Erfassungen gilt es zu vermeiden.
So läuft das ersetzende Scannen ab
Selbst scannen oder scannen lassen? Diese Frage beantwortet sich nach Ihren personellen Kapazitäten und dem einmaligen sowie regelmäßigen Dokumentenaufkommen. Regelmäßige Scans können Sie meist intern erledigen, die Digitalisierung großer, alter Archive ist eher eine Aufgabe für professionelle Scandienstleister.
Grundsätzlich folgt ersetzendes Scannen immer diesen fünf Schritten:
- Vorbereitung der Dokumente: Hier ist auf Vollständigkeit mit allen Anlagen und Zusatzdokumenten wie die Erfassung in der richtigen Reihenfolge zu achten. Die Dokumente sollten in gutem Zustand sein oder müssen zuvor ersetzt werden. Ergänzende Notizen oder Ähnliches erfassen und dokumentieren Sie separat mit einer Verbindung zu den Hauptdokumenten. Sind diese alle vorbereitet, gehört auch die optimale Einstellung Ihres Scanners zur Vorbereitung.
- Scanvorgang: Speichern Sie diese Einstellungen am besten ab und schützen Sie das Scanprofil mit einem Passwort, um den alleinigen Zugriff durch die zuständigen Mitarbeitenden zu gewährleisten. Diese sollten natürlich in der Bedienung und den Einstellungen des Scanners geschult sein.
- Prüfung der digitalen Dokumente auf Qualität und Vollständigkeit: Bei automatischen Scanvorgängen sind fehlerhafte Einzüge oder doppelte Erfassungen möglich. Eventuell muss auch die Scanqualität nachträglich verbessert werden.
- Sichere Archivierung: Einwandfreie Scans wandern nun in Ihr digitales Archiv. Dieses sollten Sie vor unbefugtem Zugriff, Veränderungen oder Verlust schützen – durch eine Benutzerverwaltung, Zugriffprotokolle und ein Backup.
Hier rät das BSI zu verschiedenen Sicherheitsebenen gemäß der Sensibilität der Dokumente beziehungsweise Dateien. Der Grad des Schutzbedarfs ist jedoch nicht konkretisiert. Hier entscheiden Sie, ob es sich um normale Dokumente ohne erhöhten Schutzbedarf oder solche handelt, die höhere Sicherheitsvorkehrungen benötigen. Bei Letzteren sind strengere Zugänge, umfangreichere Protokollierungen, regelmäßige Prüfungen oder sogar kryptografische Verfahren zur Sicherung angebracht.
- Verfahrensdokumentation: Dokumentieren Sie immer alle Ihre Maßnahmen und Schritte. Dadurch erreicht das ersetzende Scannen Revisionssicherheit.
Ihre Vorteile durch ersetzendes Scannen
- Effizientes Dokumentenmanagement: Digitale Dokumente verbessern Effizienz und Produktivität in allen verbundenen Arbeitsprozessen.
- Kostenersparnis: Reduzieren Sie die Kosten in allen Prozessen der Dokumentenbearbeitung wie für Lagerung, Verwaltung oder beim Materialbedarf.
- Direkter, ortsunabhängiger Zugriff: Intelligente Indexierung macht jedes gescannte Dokument in Sekundenschnelle verfügbar – von jedem Schreibtisch im Büro aus oder auch im Homeoffice.
- Mehr Sicherheit: Zugriffsrechte, Passwortschutz oder Verschlüsselung geben Ihren digitalen Dokumenten höchste Sicherheit und sorgen für Revisionssicherheit Ihrer Geschäftsdaten.
- Schutz vor Verlust und Schäden: Eine umfassende Backup-Strategie mit externen Sicherungen bewahrt Ihre Unternehmensdaten vor physischen Gefahren wie Brand oder Wasser und sichert sie zugleich bei technischen Problemen in der Unternehmens-IT noch ab.
- Erfüllung gesetzlicher Vorgaben durch die Einhaltung aller Verfahrensschritte beim ersetzenden Scannen oder auch über die verschiedenen Funktionen Ihres Dokumentenmanagementsystems (DMS).
- Platzersparnis: Durch ersetzendes Scannen machen Sie einen großen Schritt in Richtung eines papierlosen Büros und sparen viel Platz, weil Sie kaum noch Papierdokumente in Ordnern und Aktenschränken archivieren müssen.
- Mehr Nachhaltigkeit: Ihr Papierverbrauch sowie der Aufwand zum Drucken und Kopieren sinkt merklich. Das macht Ihr Unternehmen nachhaltiger und umweltfreundlicher.
Haben Sie Fragen zum ersetzenden Scannen oder suchen Unterstützung bei der Einführung dieses Digitalisierungsschritts? Wir helfen Ihnen gern. Gleich anrufen:
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