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Aufbewahrungsfristen für Unternehmen: alles automatisch im Griff

 

Bei Unternehmen, aber auch bei Freiberuflern oder Selbstständigen, gibt es für die allermeisten Unternehmensdokumente eine Reihe gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Bis zum Ablauf dieser Zeiträume müssen die Dokumente sicher archiviert werden. Abhängig von der Dokumentenart sind unterschiedliche Fristen zu beachten. Die Archivierung kann klassisch in Papierform oder digital erfolgen. In jedem Fall macht es Sinn, dieses Archiv regelmäßig aufzuräumen und nicht mehr aufbewahrungspflichtigen Dokumenten sicher zu vernichten beziehungsweise zu löschen. Denn weder physikalisch noch digital steht unbegrenzter Archivplatz zur Verfügung. Dieser kostet immer und mit wachsendem Umfang in Dimensionen von einigen Terabytes dauert selbst mit einem schnellen Computer die Dokumentensuche zunehmend länger. Machen Sie es sich viel einfacher: mit einem zuverlässigen digitalen Helfer für das Dokumentenmanagement und die automatische Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen im Unternehmen.

 

Hier müssen Sie Aufbewahrungsfristen beachten

Sind Sie als Unternehmen, Unternehmerin oder Unternehmer zur Buchführung verpflichtet, müssen Sie alle dazu relevanten Dokumente oder Belege aufbewahren. Diese Pflicht finden Sie unter anderem in der Abgabenordnung (AO) §147, dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in weiteren Gesetzen.

 

Was Sie wie lange aufbewahren müssen

Es gibt zwei unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:

Zehn Jahre für

  • Aufzeichnungen und Bücher
  • ausgestellte oder bezahlte Rechnungen (Papierrechnungen und digitalisierte Rechnungen(Linkblog)) und Buchungsbelege
  • Jahresabschlüsse
  • Eröffnungsbilanz
  • Inventar und
  • Unterlagen zu Zollanmeldungen

Sechs Jahre für

  • ausgegebene und erhaltene Geschäftsbriefe oder E-Mails und
  • andere steuerlich relevant Dokumente

Der Fristlauf beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahrs des zugrundeliegenden Vorgangs.

Dazu gibt es einige Differenzierungen – etwa im Bereich Personal. Einige Unterlagen aus physikalischen oder digitalisierten Personalakten müssen Sie mit Ausscheiden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vernichten oder löschen. Eine abgelehnte Bewerbung ist spätestens nach sechs Monaten zu vernichten. Gehaltsabrechnungen dagegen sind wegen ihrer steuerlichen Relevanz sechs Jahre aufzubewahren.

 

Aufbewahrungspflichten im Unternehmen mit DMS im Blick behalten

Vor den Zeiten der Digitalisierung erforderte die Überwachung der verschiedenen Aufbewahrungspflichten einen hohen personellen und zeitlichen Aufwand. Dabei handelte es sich überwiegend um wiederkehrende Routineaufgaben, die heute zuverlässig automatisiert werden können. Dazu hat zum Beispiel unser Partner DocuWare Archive neu gedacht. Mit den weltweit führenden Dokumentenmanagementsystemen (DMS) von DocuWare verwalten Sie alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente bequem und sicher.

Schon bei der Archivierung eines Dokuments oder Belegs wird automatisch die jeweils gültige Aufbewahrungsfrist zusammen mit dem Dokument gespeichert. Verlängert sich eine Frist einmal, etwa durch die Änderung eines Vertrags, stellt das System direkt eine neue Frist ein. Definieren Sie gleich bei der Einführung des DMS in wenigen Schritten Routinen für die sichere Löschung nach Ablauf der Fristen. Hier können Sie neben den gesetzlichen Fristen auch individuelle Zeiträume angeben. Zusätzlich legt das DMS eine Dokumentation des Archivierungs- oder Bearbeitungsverfahrens zu jedem Dokument an. Damit halten Sie alle Vorgaben der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ein.

Neben der Effizienzsteigerung für Ihre Arbeitsprozesse ergibt das einen weiteren großen Vorteil der DMS: Die Systeme gewährleisten Ihnen die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben zu Steuern, Compliance oder Datenschutz. Ob Betriebsprüfung oder juristische Auseinandersetzungen – mit diesem digitalen Dokumentenmanagement sind Sie immer auf der sicheren Seite.