In den letzten Beiträgen haben wir das Thema E-Rechnungen besonders unter dem Gesichtspunkt der künftigen E-Rechnungspflicht ab 01. Januar 2025 betrachtet. An dieser Stelle blicken wir noch auf einige ergänzende Punkte sowie die Besonderheiten bei der Digitalisierung von Rechnungen.
E-Rechnungen: Rechtlicher Rahmen und Compliance
Für die Digitalisierung von Unternehmensdokumenten sind unterschiedliche Anforderungen zu berücksichtigen. Eine Produktbeschreibung oder einen Lieferschein können Sie nahezu frei digital gestalten. Die Digitalisierung von Personalakten erfordert etwa wegen der Anbindung an die Lohnbuchhaltung oder zur Erfüllung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bereits mehr Berücksichtigung von Rahmenbedingungen. Bei digitalen Rechnungen sind vergleichbar diese Gesetze zu berücksichtigen, um Rechtssicherheit zu gewinnen beziehungsweise rechtliche Probleme zu vermeiden:
- Handelsgesetzbuch mit den §§ 239 und 257 HGB zu Führung der Handelsbücher oder zur Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen
- Abgabenordnung (AO), zum Beispiel die §§ 146,147 AO, die weitere Vorschriften dazu treffen
- GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff; wichtig für elektronische Buchführung, Digital- oder E-Rechnungen
Im digitalen Kontext ergibt sich daraus konkret:
- Digitale Rechnungen müssen genauso einfach lesbar sein wie eine Papierrechnung.
- Sie dürfen nicht durch einen Systemwechsel beeinträchtigt oder verändert werden.
- Bearbeitung oder Archivierung haben nachvollziehbar zu erfolgen.
Daraus ergeben sich ergänzende Sicherungsmaßnahmen wie eine Steuerung der Zugriffsrechte oder die Notwendigkeit einer Datensicherung. Eine kompakte Übersicht zu diesem Themenkomplex finden Sie ergänzend in diesen 10 Merksätzen für elektronische Rechnungen des Branchenverbands Bitkom.
Ein wichtiges Stichwort hierzu lautet: Verfahrensdokumentation. Diese ist bindend für alle Unternehmen, die steuerlich relevante digitale Dokumente verarbeiten und archivieren. Diese Dokumentation reicht von
- Erfassung, Empfang und Digitalisierung über
- Indizierung, Verarbeitung bis zum Wiederfinden und
- Ausgabe, Aufbewahrung und Vernichtung der digitalen Daten.
Hierzu gibt es Mustervorlagen wie diese von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV). Für eine individuelle Anpassung empfiehlt es sich immer, die Unterstützung von Steuerberatern oder anderen Expertinnen und Experten zu nutzen. In der Praxis helfen Ihnen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bei der Einhaltung und Umsetzung aller Vorgaben. Ein DMS bietet sich als ideale Lösung für E-Rechnungen und digitale Buchhaltung an. Sie erhalten hier eine sichere Plattform für alle Arten von digitalen Rechnungen und können außerdem klassische, noch ankommende Papierrechnungen durch Digitalisierung einfach dem DMS zuführen. Mit dem entsteht ein automatisierter Workflow für alle Ihre Rechnungen – inklusive voller Transparenz und revisionssicherer Archivierung.
Vorbereitet auf die Zukunft
Viele Unternehmerinnen oder Unternehmer unter Ihnen arbeiten bereits mit E-Rechungen. Sie profitieren von deren Effizienzvorteilen oder sind sogar schon vor der E-Rechnungspflicht ab 2025 dazu angehalten, wenn Sie Rechnungen an Bundesbehörden ausstellen. Dagegen betreten andere hier gerade Neuland. Die besonderen Datenformate dieser Rechnungen können Sie mit einem DMS und anderen Tools mühelos empfangen, erstellen, versenden, bearbeiten und lesbar machen wie beispielsweise ein PDF-Dokument.
Die DMS und Tools verarbeiten alle Arten von E-Rechnungen beziehungsweise die verschiedenen Standards dazu. Sie nutzen dabei bereits heute einige innovative Technologien, die die digitale Rechnungsbearbeitung immer effektiver und sicherer machen.
- Maschinelles Lernen (ML) und Künstliche Intelligenz (KI) für die verbesserte automatische Erkennung und Extraktion von Rechnungsdaten ohne menschliche Unterstützung
- Blockchain-Technologie für maximale Sicherheit bei elektronischer Rechnungsbearbeitung und Buchführung
- Mobile Rechnungsbearbeitung und Cloudlösungen für die hybride Arbeitswelt
- Einbezug internationaler Standards für reibungslosen Rechnungsaustausch und Geschäfte weltweit
E-Rechnungen werden der neue Standard im B2B-Bereich. Die Zeit bis dahin ist kurz. Spätestens ab 2028 sind keine anderen Rechnungen mehr erlaubt. Warten Sie nicht so lange, sondern nutzen Sie die Vorteile von E-Rechnungen und einem digitalen Rechnungswesen schon jetzt.