Die Digitalisierung von Personalakten bringt Ihnen viele Vorteile. Eine Umstellung gelingt schnell, aber dennoch zögert manches Unternehmen noch angesichts einiger offener Fragen zum Thema Personalakten digitalisieren. Hier finden Sie dazu weitere Informationen.
Darf ich einfach elektronische Personalakten einführen?
Ja: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) lässt Ihnen freie Hand bei der Datenverarbeitung für Zwecke von Beschäftigungsverhältnissen (§26 BDSG). Sie müssen diesen Schritt nicht von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern genehmigen lassen. Ob ein Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht besitzt, ist noch nicht abschließend entschieden. Um Problemen vorzubeugen, empfiehlt sich hier eine Betriebsvereinbarung. Diese umfasst dann wichtige Punkte wie die Inhalte der Speicherung, Zugriffsrechte, Datensicherheit oder Transparenz und einige mehr, die aber ohnehin immer klar definiert sein sollten, wenn Sie Personalakten digitalisieren. Geeignete Software zur Digitalisierung der Personalabteilung liefert Ihnen dazu leicht anpassbare Vorlagen und sorgt automatisch für die Einhaltung aller rechtlichen Bestimmungen zum Beispiel beim Datenschutz.
Gelten für digitale Personalakten besondere Gesetze und Vorschriften?
Nein: Hier wie für Personalakten in Papierform müssen Sie vor allem das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachten. Wenn Sie Personalakten digitalisieren, fällt die Einhaltung dieser und weiterer Vorgaben jedoch deutlich leichter, denn die Regularien werden durch Programme wie ein DMS für HR-Aufgaben bei Anlage und Verwaltung der Akten automatisch gesteuert oder überwacht.
Personalakten digitalisieren: Wie digitalisiere ich meine Personalakten?
Sämtliche neuen Vorgänge und Unterlagen oder Verträge legen Sie direkt digital in ihrer gewohnten Anwendungsumgebung an. Ältere Akten und Unterlagen digitalisieren Sie mit einem Scanner und legen sie unter den Namen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ab. Deren neue digitale Personalakte erhält eine übersichtliche Ordnerstruktur wie Sie sie von klassischen Aktenordnern kennen. Ein großer Vorteil von digitalisierten Personalakten entsteht dann beispielsweise durch die Möglichkeit zur Volltextsuche mit einer enormen Zeitersparnis. Je nach Umfang Ihrer Personalakten sollten Sie abwägen, ob Sie diese intern scannen oder dafür einen professionellen, sicheren Scandienstleister nutzen.
Muss ich alte Personalakten nach der Digitalisierung aufbewahren?
Hierzu gibt es keine eindeutige Antwort. Trotz der umfangreichen Steuerung und Dokumentation durch HR-Software können physikalische Unterlagen in manchen Streitfällen zur Beweiserleichterung beitragen. Für Kündigungen oder Aufhebungsverträge und Arbeitsverträge mit oder ohne Wettbewerbsverbot fordert das Gesetz immer noch die Schriftform. Dazu gelten unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen: beispielsweise für Beitragsnachweise zur Sozialversicherung fünf, für Gehaltsabrechnungen sechs und bei gewinnmitteilungsrelevanten Unterlagen sogar zehn Jahre. Erfüllen gescannte Dokumente wie bei unseren professionellen Scandienstleistungen die technischen Voraussetzungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), werden sie in Gerichtsverfahren oder zu anderen Dokumentationszwecken anerkannt. Eine Aufbewahrung der Originale muss dann nicht zwingend erfolgen. Die digitalen Kopien handhaben Sie bezüglich Aufbewahrungs- oder Löschungspflichten wie die Originale. Zu Ihrer Sicherheit können Sie – bei einfachen Scans sollten Sie – die wichtigsten Originale einer Personalakte in Papierform einlagern. Der Umfang Ihres Archivs nimmt trotzdem merklich ab und in der täglichen Praxis müssen Sie dank digitalisierter Personalakten nur noch sehr selten darauf zugreifen.
Sie sehen: Personalakten zu digitalisieren geht ganz einfach und Sie müssen dabei nur wenige Details beachten. Die Kosten für diese Digitalisierung bleiben überschaubar und gut kalkulierbar. Der Effizienz- oder Zeitgewinn für Ihre Personalabteilung fällt dagegen groß aus. So entsteht mehr Raum für andere wichtige Aufgaben: zum Beispiel das wichtige und immer aufwendigere Recruiting zur Besetzung offener Stellen.