Wie wird ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) implementiert? Diese Frage erreicht unsere DMS-Experten häufig. Hier zeigen sie Ihnen diesen Prozess kurz auf und wie Sie nur 5 Schritte für eine erfolgreiche DMS-Einführung gehen müssen.
#1 Die Entscheidung
Rechnungen digitalisieren, Vertragsmanagement, digitale Personalakten und mehr: Die Entscheidung für ein DMS verändert Arbeitsprozesse fundamental und macht sie effizienter. Dieser und viele weitere Vorteile überzeugen Chefs oder Entscheider schnell. Aber für eine erfolgreiche Implementierung müssen frühzeitig ebenso diejenigen überzeugt werden, die einmal mit dem DMS arbeiten werden. Informieren Sie deswegen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schon vor der endgültigen Entscheidung. Zeigen Sie die Vorteile, greifen Sie Ängste und Bedenken auf. Ein DMS bedeutet eine Investition in die Unternehmenszukunft und damit auch in die Zukunft der Arbeitsplätze. Das System soll keine Mitarbeitenden ersetzen, sondern sie von zeitintensiver Routine entlasten und Raum für andere Aufgaben schaffen.
#2 Analyse
Bei persönlichen Beratungsgesprächen stecken unsere DMS-Experten dann gemeinsam mit Ihnen den Rahmen für die DMS-Einführung ab. Am Anfang steht dabei eine sorgfältige Ist-Analyse aller Dokumenten-, Informations- oder Genehmigungsvorgänge in Ihrem Unternehmen. Sie führt direkt zu Verbesserungsmöglichkeiten in einzelnen Workflows, Abteilungen oder auf ganzer Unternehmensebene. Die Umsetzung dieser Verbesserungen wird zum obersten Ziel bei der DMS-Einführung. Gleichzeitig lassen sich noch weitere Zielvorgaben aufstellen. Bei den 5 Schritten für eine erfolgreiche DMS-Einführung kommt der Formulierung von Zielen eine langfristige Bedeutung zu, denn an ihnen wird der Erfolg der DMS-Einführung immer wieder gemessen.
#3 Auswahl eines DMS
Unter den zahlreichen DMS haben wir uns früh für DocuWare als Partner entschieden. Dabei hat unsere DMS-Experten zuerst die Vielseitigkeit der DocuWare-Lösungen überzeugt. Dieses DMS lässt sich für KMU, für Praxen und Kanzleien sowie für große Unternehmen immer individuell anpassen und bleibt auch in Zukunft skalierbar. Dazu liefert es Lösungen für alle Unternehmensbereiche und Branchen. Nutzen Sie es als Cloud-Software, benötigen Sie weder neue Hardware noch IT-Experten. Das DMS arbeitet schon nach kurzer Zeit auf allen vorhandenen Geräten – mit Zugriff selbst von außerhalb des Unternehmens.
#4 Implementierung – der zentrale der 5 Schritte für eine erfolgreiche DMS-Einführung
In diesem Schritt geht es um die Umstellung auf digitale Dokumente. Sie erfordert eine Organisation, die laufende Arbeitsprozesse möglichst wenig beeinträchtigt. Zugleich muss es gelingen, von Beginn an möglichst viele Dokumente digital bereitzustellen. Die neuen effektiven Workflows sollen langsame analoge Abläufe zeitnah ersetzen, um die Ziele der DMS-Einführung schnell zu erreichen. Bei der Digitalisierung von Dokumenten aller Art helfen Ihnen unsere professionellen Scan-Dienstleistungen zuverlässig weiter. Für ein Cloud-DMS sind daneben keine Installationsarbeiten in der IT-Landschaft notwendig. Alternativ können Sie aber ebenso einen DMS-Server direkt in Ihrem Unternehmen installieren lassen.
#5 Die Arbeit mit dem DMS beginnt
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können schon während der Implementierungsphase in Workshops auf die Arbeit mit dem DMS vorbereitet werden. Alternativ bieten sich Trainings direkt danach an – die können am Arbeitsplatz und online erfolgen. Die einfache, intuitive Bedienung eines DocuWare-DMS erleichtert die Einarbeitung und danach die tägliche Anwendung. Die Umstellung gelingt sogar noch leichter als bei anderen Softwareimplementierungen, weil das DMS seine Funktionalität nahtlos in jede gängige Office-Software und viele weitere Systeme integriert. Die ersten Produktivitätssteigerungen durch ein DMS entwickeln sich dann gleich nach dem Start und Sie sehen: Die Einführung eines DMS lohnt sich.